Veranstaltungen
Wofür ist diese Funktion
Das Veranstaltungsmodul in Octoserv integriert die Buchungssoftware Amelia nahtlos in die Octoserv-Oberfläche. Es umfasst 8 Unterseiten, die alle Aspekte der Veranstaltungs- und Buchungsverwaltung abdecken: Dashboard, Kalender, Buchungen, Events, Mitarbeiter, Angebote, Orte und Personen.
Alle Unterseiten funktionieren nach dem gleichen Prinzip: Die jeweilige Amelia-Seite wird innerhalb der Octoserv-Oberfläche eingebettet. Sie arbeiten vollständig innerhalb der gewohnten Umgebung, ohne ein separates Backend aufrufen zu müssen. Das Veranstaltungsmodul verfügt über ein aufklappbares Untermenü in der Navigation mit allen 8 Bereichen.
Ziel und Vorteil
- Einheitliche Oberfläche: Alle Buchungsfunktionen direkt in Octoserv verfügbar, ohne zwischen verschiedenen Backends wechseln zu müssen.
- Vollständige Buchungsverwaltung: Von der Erstellung von Events über die Mitarbeiterverwaltung bis hin zur Buchungsübersicht.
- Berechtigungskontrolle: Jede der 8 Unterseiten verfügt über eine eigene Berechtigung. So kann fein gesteuert werden, wer welchen Bereich sehen darf.
- Optische Integration: Buttons erscheinen im Octoserv-Design, der Hintergrund passt sich dem Farbschema an.
Funktionsbeschreibung
Die 8 Bereiche des Veranstaltungsmoduls
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Dashboard | Übersicht über aktuelle Buchungen und Termine. Zeigt Zusammenfassung der anstehenden Appointments und wichtigste Kennzahlen. |
| Kalender | Visuelle Kalenderansicht aller gebuchten Termine und Events. Verschiedene Ansichtsmodi und Filter nach Mitarbeiter, Service oder Standort. |
| Buchungen | Tabellarische Übersicht aller eingegangenen Buchungen. Buchungen einsehen, bestätigen, ablehnen oder stornieren. |
| Events | Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Veranstaltungen mit Datum, Ort, Kapazität und Beschreibung. |
| Mitarbeiter | Mitarbeiterprofile bearbeiten, Verfügbarkeiten definieren und Dienstleistungszuordnungen vornehmen. |
| Angebote | Verwaltung aller buchbaren Services und Dienstleistungen. Services erstellen, kategorisieren und bepreisen. |
| Orte | Erfassen und Verwalten von Veranstaltungsstandorten mit Adressen und Beschreibungen. |
| Personen | Übersicht aller im Buchungssystem registrierten Kunden mit Buchungshistorien. |
Gemeinsame Merkmale aller Unterseiten
Alle 8 Unterseiten folgen demselben Aufbau: Standard-Octoserv-Layout mit Sidebar, Überschrift und eingebettetem Inhalt. Während des Ladens wird ein Spinner angezeigt. Buttons erscheinen im Octoserv-Farbschema (Orange). Bei einem Ladefehler wird eine Fehlermeldung mit der Empfehlung angezeigt, die Seite neu zu laden.
Benutzerdokumentation
Veranstaltungsmodul öffnen
- In der linken Sidebar auf „Veranstaltungen“ (Ticket-Icon) klicken.
- Das Untermenü klappt auf und zeigt alle 8 Unterseiten an.
- Auf die gewünschte Unterseite klicken.
- Nach einem kurzen Ladevorgang wird die Ansicht angezeigt.
Zwischen Unterseiten wechseln
- Im aufgeklappten Untermenü die gewünschte Unterseite anklicken.
- Jede Unterseite lädt den entsprechenden Bereich.
- Die Sidebar-Navigation bleibt während des Ladevorgangs bedienbar.
Innerhalb einer Unterseite arbeiten
- Nach dem Laden interagieren Sie direkt mit der eingebetteten Oberfläche.
- Alle Funktionen (Erstellen, Bearbeiten, Filtern, Suchen) stehen zur Verfügung.
- Primäre Aktionsbuttons sind orange eingefärbt.
- Um zu einer anderen Octoserv-Funktion zu navigieren, nutzen Sie die Sidebar.
Bei Ladeproblemen
- Seite über den Browser neu laden (F5 oder Strg+R).
- Prüfen Sie, ob Sie die Berechtigung für die gewünschte Unterseite haben.
- Bei anhaltenden Problemen den Administrator kontaktieren.
Anwendungsbeispiele
Eventmanager: Neue Veranstaltung anlegen
Ein Eventmanager navigiert zu Veranstaltungen > Events und erstellt ein neues Event mit Titel, Datum, Ort und Teilnehmerkapazität. Anschließend wechselt er zu Veranstaltungen > Orte, um den Veranstaltungsort zu hinterlegen, und prüft unter Veranstaltungen > Buchungen, ob bereits Anmeldungen eingegangen sind.
Teamleiterin: Mitarbeiterverfügbarkeit prüfen
Eine Teamleiterin öffnet Veranstaltungen > Mitarbeiter und sieht Verfügbarkeiten ein. Anschließend wechselt sie zum Kalender, um gebuchte Termine visuell zu überprüfen und freie Zeitfenster zu identifizieren.
Sachbearbeiter: Buchung bestätigen
Ein Sachbearbeiter öffnet Veranstaltungen > Buchungen und findet eine Buchung über die Suchfunktion. Er prüft die Details, bestätigt die Buchung und wechselt zu Veranstaltungen > Personen, um die Kundendaten einzusehen.
Administrator: Angebotspalette erweitern
Ein Administrator navigiert zu Veranstaltungen > Angebote und erstellt einen neuen Beratungsservice mit Beschreibung, Dauer und Preis. Danach ordnet er unter Veranstaltungen > Mitarbeiter die zuständigen Berater dem neuen Service zu und verfolgt über das Dashboard, ob Buchungen eingehen.