Journal
Das Journal protokolliert automatisch alle wichtigen Vorgänge in Octoserv: Änderungen an Kontakten, versendete E-Mails, erledigte Aufgaben, hinzugefügte Tags und vieles mehr. So können Sie jederzeit nachvollziehen, was wann und von wem geändert wurde.
Wo finde ich das Journal?
Das Journal gibt es an zwei Stellen:
- Globale Übersicht: Klicken Sie in der Seitennavigation auf Journal. Hier sehen Sie alle Aktivitäten über alle Kontakte hinweg.
- Kontakt-Journal: Auf der Detailseite eines Kontakts finden Sie eine Journal-Box, die nur die Aktivitäten dieses einen Kontakts zeigt.
Was wird erfasst?
Das Journal zeichnet automatisch folgende Vorgänge auf:
| Vorgang | Beispiel |
|---|---|
| Feldänderung | Name, E-Mail oder Status geändert |
| Benutzerdefiniertes Feld geändert | Eigene Felder aktualisiert |
| Verantwortlicher geändert | Kontakt einem anderen Mitarbeiter zugewiesen |
| E-Mail gesendet | E-Mail an den Kontakt verschickt |
| Aufgabe erstellt / erledigt | Neue Aufgabe angelegt oder abgehakt |
| Tag hinzugefügt / entfernt | Schlagwort zugewiesen oder entfernt |
| Notiz hinzugefügt | Interne Notiz zum Kontakt geschrieben |
| Kontakt erstellt / gelöscht | Neuer Kontakt angelegt oder entfernt |
Jeder Eintrag zeigt den alten und neuen Wert sowie den Benutzer, der die Änderung durchgeführt hat.
Globale Übersicht nutzen
Am oberen Rand der Journal-Seite sehen Sie vier Statistik-Kacheln: Gesamt-Einträge, Heute, Letzte 7 Tage und Letzte 30 Tage.
Einträge filtern
- Im Feld Kontakt mindestens 3 Zeichen eingeben, um nach einem bestimmten Kontakt zu suchen.
- Optional im Dropdown einen Aktivitätstyp wählen (z.B. „E-Mail gesendet“).
- Optional mit Von Datum und Bis Datum einen Zeitraum eingrenzen.
- Auf Suchen klicken.
- Der Button Zurücksetzen entfernt alle Filter.
Einträge als CSV exportieren
- Setzen Sie die gewünschten Filter.
- Klicken Sie auf den Button CSV Export.
- Die heruntergeladene Datei enthält: Datum, Kontaktname, E-Mail, Art der Aktivität, Beschreibung, geändertes Feld, alter und neuer Wert, durchführender Benutzer.
Der Export berücksichtigt Ihre aktuellen Filter (maximal 10.000 Einträge).
Kontakt-Journal nutzen
- Öffnen Sie die Detailseite eines Kontakts.
- Scrollen Sie zur Journal-Box.
- Die Zeitleiste zeigt alle Aktivitäten chronologisch an (neueste zuerst).
- Über den Filter-Button können Sie nach Aktivitätstyp und Zeitraum filtern.
- Mit Mehr laden werden ältere Einträge nachgeladen.
Automatische Archivierung
Einträge, die älter als 90 Tage sind, werden automatisch archiviert. Archivierte Einträge, die älter als 1 Jahr sind, werden endgültig gelöscht. Diese Zeiträume können in den Systemeinstellungen angepasst werden.
Anwendungsbeispiele
„Wer hat den Status dieses Kontakts geändert?“
- Öffnen Sie die Detailseite des Kontakts und scrollen Sie zur Journal-Box.
- Filtern Sie nach Feldänderung.
- Suchen Sie den Eintrag mit dem Feld „Status“. Dort sehen Sie den alten Wert, den neuen Wert und wer die Änderung vorgenommen hat.
„Welche E-Mails wurden heute versendet?“
- Öffnen Sie die globale Journal-Übersicht.
- Wählen Sie den Aktivitätstyp E-Mail gesendet.
- Setzen Sie Von Datum auf heute.
- Klicken Sie auf Suchen.
Alle Aktivitäten eines Kontakts exportieren
- Öffnen Sie die globale Journal-Übersicht.
- Geben Sie im Feld Kontakt den Namen oder die E-Mail ein und wählen Sie den Kontakt aus.
- Optional: Schränken Sie den Zeitraum ein.
- Klicken Sie auf CSV Export.