Einstellungen

Im Bereich „Einstellungen“ konfigurieren Sie alles rund um Benutzer, Berechtigungen, E-Mail-Versand, Design und Sicherheit. Die Einstellungen sind in folgende Unterseiten gegliedert:

Benutzer – Benutzer anlegen und Berechtigungen vergeben
Rollen – Berechtigungsvorlagen erstellen
System – Systemweite Einstellungen und Cache leeren
Gruppen – Benutzer in Gruppen organisieren
Flowsteuerung – Schalter für Kampagnen und Automatisierungen
SMTP – E-Mail-Versand für Systemnachrichten einrichten
User-SMTP – Persönlicher E-Mail-Versand pro Benutzer
Design – Logo, Branding und Navigations-Reihenfolge anpassen
SalesStats – Dropdown-Werte verwalten, Status-Farben und Statuslevel konfigurieren
Cron-Job – Automatische Hintergrundprozesse
Pipelines – Pipeline-Verwaltung (Kanban-Board)
Sicherheit – Login-Schutz und IP-Sperren

Einstellungen-Untermenue mit allen zwoelf Unterseiten — Einstellungen-Untermenü mit allen Unterseiten

Benutzer

Unter Einstellungen › Benutzer verwalten Sie alle Mitarbeiter, die Zugang zum CRM haben.

Neuen Benutzer anlegen

Klicken Sie auf Neuer Benutzer.
Geben Sie Benutzername (Pflichtfeld) und E-Mail (Pflichtfeld) ein.
Optional: Wählen Sie eine Rollenvorlage, um vorkonfigurierte Berechtigungen zu übernehmen.
Setzen Sie ein Passwort oder klicken Sie auf Passwort generieren.
Optional: Aktivieren Sie Benutzer benachrichtigen – der neue Benutzer erhält dann eine Willkommens-E-Mail.
Klicken Sie auf Speichern.

Wichtig: Der Benutzername kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden. Der öffentlich angezeigte Name lässt sich aber jederzeit über „Öffentlicher Name“ anpassen.

Benutzer bearbeiten

Klicken Sie in der Benutzertabelle auf den Bearbeiten-Button. Im sich öffnenden Fenster können Sie Name, E-Mail, Spitzname, öffentlichen Anzeigenamen und die E-Mail-Signatur ändern.

Berechtigungen vergeben

Unterhalb der Benutzertabelle finden Sie die Berechtigungsmatrix. Jede Berechtigung ist eine Checkbox, die Sie direkt an- oder abhaken können. Änderungen werden sofort gespeichert.

Berechtigung	Was bewirkt sie?
Farbe	Individuelle Farbe für den Benutzer (z.B. in Kalender und Auswertungen)
Zugänge	Legt fest, welche Navigationspunkte der Benutzer sehen darf
Kontakte	Sieht alle Kontakte (nicht nur eigene). Steuert auch die Sichtbarkeit des Verantwortlichen-Feldes.
Aufgaben	Sieht alle Aufgaben im Dashboard und Kalender
Bearbeiten	Darf Kontakte und Firmen bearbeiten (sonst nur Lesezugriff)
Löschen	Darf Kontakte und Firmen löschen
Status	Darf das Status-Feld ändern
Quelle	Darf das Quell-Feld ändern
Pipeline	Darf das Pipeline-Kanban-Board nutzen
Flows	Sieht auch versteckte Kampagnen/Flows
E-Mails	Sieht auch versteckte E-Mail-Kategorien
Views	Kann gespeicherte Ansichten für alle Benutzer freigeben
Alle Anrufe	Sieht in der Telefonie-Übersicht alle Anrufe (nicht nur eigene). Für Teamleitungen, Vorgesetzte und Geschäftsführer.
Ordner	Kann Ordner auf der Dokumentenseite anlegen
Dateien	Kann Dateien auf der Dokumentenseite löschen

Hinweis: Administratoren haben automatisch alle Berechtigungen.

Navigationszugänge steuern

Klicken Sie in der Berechtigungsmatrix auf den Button Zugänge eines Benutzers. Im sich öffnenden Fenster legen Sie fest, welche Navigationspunkte für diesen Benutzer sichtbar sind. Mit „Alle auswählen“ aktivieren Sie schnell alle Punkte.

Rollen

Unter Einstellungen › Rollen erstellen Sie Berechtigungsvorlagen. Wenn Sie einer Rolle Berechtigungen zuweisen und diese dann einem Benutzer zuordnen, werden die Berechtigungen kopiert.

Rolle erstellen

Klicken Sie auf Neue Rolle.
Vergeben Sie einen Namen (z.B. „Vertrieb Standard“).
Legen Sie die Navigations- und Funktionsberechtigungen fest.
Weisen Sie im Bereich „Mitarbeiterzuweisung“ die gewünschten Benutzer zu.
Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Spätere Änderungen an einer Rolle wirken sich nicht automatisch auf bereits zugewiesene Benutzer aus. Aktivieren Sie dafür beim Bearbeiten die Option „Änderungen an bestehende Benutzer übertragen“.

System

Unter Einstellungen › System finden Sie systemweite Einstellungen und die Cache-Verwaltung.

Cache leeren

Scrollen Sie zum Bereich System-Cache.
Klicken Sie auf Cache leeren.
Warten Sie auf die Erfolgsmeldung.
Laden Sie die Seite im Browser neu (F5) oder führen Sie einen Hard Reload durch (Strg+Shift+R).

Wann sollten Sie den Cache leeren?

Menüpunkte fehlen in der Navigation
Gelöschte Ansichten erscheinen noch
Änderungen an Einstellungen werden nicht sichtbar
Nach einem Modul-Update

Gruppen

Unter Einstellungen › Gruppen organisieren Sie Benutzer in logische Einheiten. Erstellen Sie eine Gruppe mit Name und optionaler Beschreibung und weisen Sie die gewünschten Mitglieder zu.

Flowsteuerung

Unter Einstellungen › Flowsteuerung erstellen Sie Schalter und Checkboxen, mit denen Kampagnen und Automatisierungen direkt ein- und ausgeschaltet werden können.

Neue Steuerung erstellen

Geben Sie eine Bezeichnung ein (z.B. „Weihnachtskampagne“).
Wählen Sie ein System-Tag aus dem Dropdown.
Wählen Sie die Darstellung: Schalter (On/Off) oder Checkbox.
Optional: Beschränken Sie die Sichtbarkeit auf bestimmte Mitarbeiter.
Klicken Sie auf Speichern.

Die Reihenfolge der Steuerungen können Sie per Drag & Drop ändern.

SMTP (E-Mail-Versand)

Octoserv verwendet zwei SMTP-Konfigurationen:

System-SMTP (Einstellungen › SMTP): Für Systemnachrichten und Aufgaben-Erinnerungen.
User-SMTP (Einstellungen › User-SMTP): Ihr persönlicher E-Mail-Versand für direkte E-Mails an Kontakte.

Wenn Sie einen User-SMTP eingerichtet haben, werden Ihre E-Mails an Kontakte darüber versendet. Haben Sie keinen eigenen eingerichtet, nutzt das System automatisch den System-SMTP.

SMTP einrichten

Öffnen Sie Einstellungen › SMTP (oder User-SMTP für Ihren persönlichen Versand).
Aktivieren Sie die Checkbox SMTP aktivieren.
Geben Sie die Zugangsdaten Ihres E-Mail-Providers ein:
- Host: z.B. smtp.gmail.com oder smtp.office365.com
- Port: in der Regel 587
- Verschlüsselung: TLS (empfohlen)
- Benutzername und Passwort
Tragen Sie Absender-E-Mail und Absender-Name ein.
Optional: Hinterlegen Sie eine E-Mail-Signatur.
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Klicken Sie auf Verbindung testen, um zu prüfen, ob alles funktioniert.

Gängige E-Mail-Provider

Provider	Host	Port	Hinweis
Gmail	`smtp.gmail.com`	587	App-Passwort erforderlich (nicht das normale Gmail-Passwort)
Microsoft 365	`smtp.office365.com`	587	Account-Passwort

Design

Unter Einstellungen › Design laden Sie Ihr Firmenlogo hoch.

Logo ändern

Klicken Sie auf Logo hochladen.
Wählen Sie ein Bild aus der Mediathek oder laden Sie ein neues hoch (empfohlene Höhe: 50px).
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Das Logo wird sofort in der Seitennavigation aktualisiert.

Mit Logo entfernen wird stattdessen der Seitenname als Text angezeigt.

Im Tab Navigation können Sie die Reihenfolge der Navigationspunkte per Drag & Drop frei anpassen.

Navigations-Reihenfolge per Drag and Drop — Tab „Navigation“ unter Einstellungen › Design – Reihenfolge per Drag & Drop anpassen.

Öffnen Sie Einstellungen › Design und klicken Sie auf den Tab Navigation.
Ziehen Sie die Navigationspunkte mit dem Griff-Symbol an die gewünschte Position.
Die Reihenfolge wird automatisch gespeichert – kein Speichern-Button nötig.
Die Änderung gilt global für alle Benutzer.

Neue Navigationspunkte (z. B. durch neue Plugins) werden automatisch ans Ende angefügt.

SalesStats

Unter Einstellungen › SalesStats verwalten Sie die Dropdown-Werte, Farben und das Statuslevel-System.

Im oberen Bereich können Sie die vordefinierten Werte für Status, Quelle und Statuslevel bearbeiten. Wechseln Sie zwischen den Feldern über die Tabs.

Aktion	Beschreibung
Hinzufügen	Neuen Wert eingeben und „+ Hinzufügen“ klicken
Bearbeiten	Stift-Symbol klicken – der Wert wird bei allen Kontakten automatisch umbenannt
Löschen	Papierkorb-Symbol klicken – nur möglich wenn kein Kontakt den Wert verwendet
Sortieren	Per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge ziehen

Hinweis: Beim Umbenennen eines Status-Werts werden automatisch auch die Farbzuweisung, das Statuslevel-Mapping und alle betroffenen Kontakte aktualisiert.

Status-Farben zuweisen

Jedem Status-Wert (z.B. „Interessent“, „Kunde“) können Sie über den Farbwähler eine individuelle Farbe zuweisen.
Diese Farbe wird als Hintergrund in der Status-Spalte der Kontakttabelle angezeigt.

Statuslevel (optional)

Sie können ein zweites Dropdown-Feld als Unter-Status definieren. Pro Hauptstatus legen Sie dann fest, welche Unter-Status-Werte erlaubt sind. Jeder Unter-Status kann nur einem einzigen Hauptstatus zugeordnet werden.

Bedingte Felder

Felder, die nur angezeigt werden sollen, wenn ein anderes Feld einen bestimmten Wert hat. Beispiel: Das Feld „Grund der Absage“ erscheint nur, wenn der Status „Abgesagt“ ist.

Cron-Job

Unter Einstellungen › Cron-Job finden Sie die automatischen Hintergrundprozesse von Octoserv. Dazu gehören unter anderem:

E-Mail-Erinnerungen: Automatischer Versand von Aufgaben-Erinnerungen.
Spam-Erkennung: Automatische Markierung verdächtiger Kontakte.
Mobilnummern-Synchronisation: Sortiert Mobilnummern und Festnetznummern in die richtigen Felder.
Ranking: Berechnet automatisch einen Aktivitäts-Score für jeden Kontakt (falls das Ranking-Modul aktiv ist).

Cron-Job einrichten

Kopieren Sie die angezeigte Cron-URL.
Richten Sie in Ihrem Server-Panel einen Cron-Job ein, der diese URL alle 5 Minuten aufruft.
Testen Sie den Cron mit dem Button Cron jetzt ausführen.

Wichtig: Ohne eingerichteten Cron-Job funktionieren E-Mail-Erinnerungen, Spam-Erkennung und Ranking nicht.

Pipelines

Unter Einstellungen › Pipelines verwalten Sie Ihre Sales-Pipelines (Kanban-Board). Die Pipeline-Nutzung muss in der Berechtigungsmatrix für den jeweiligen Benutzer aktiviert sein.

Sicherheit

Unter Einstellungen › Sicherheit schützen Sie den Login-Bereich Ihres Systems. Nur Administratoren haben Zugriff auf diese Seite.

Honeypot: Erkennt automatische Anmeldeversuche durch Bots. Empfehlung: immer aktiviert lassen.
Maximale Anmeldeversuche: Nach wie vielen Fehlversuchen eine Adresse gesperrt wird (Standard: 3).
Sperrdauer: Wie lange die Sperre dauert (Standard: 30 Minuten).
hCaptcha: Zusätzliche Captcha-Prüfung beim Login. Nur bei starkem Bot-Aufkommen empfohlen.

IP-Blacklist

Auf der rechten Seite können Sie manuell Adressen sperren:

Geben Sie die verdächtige Adresse in das Eingabefeld ein.
Klicken Sie auf IP hinzufügen.
Die Adresse ist sofort gesperrt. Alle Login-Versuche werden abgelehnt.

Automatisch gesperrte Adressen laufen nach der konfigurierten Sperrdauer ab. Manuell eingetragene Adressen bleiben dauerhaft gesperrt, bis Sie sie entfernen.

Anwendungsbeispiele

Neuen Vertriebsmitarbeiter einrichten

Erstellen Sie (falls nicht vorhanden) eine Rollenvorlage „Vertrieb Standard“ mit den passenden Berechtigungen (Bearbeiten, Status, Pipeline – aber nur eigene Kontakte sichtbar).
Legen Sie den neuen Benutzer unter Einstellungen › Benutzer an und wählen Sie die Rollenvorlage.
Aktivieren Sie „Benutzer benachrichtigen“ für die Willkommens-E-Mail.
Richten Sie den persönlichen SMTP unter Einstellungen › User-SMTP ein.

Team-Leiter mit erweiterten Rechten

Öffnen Sie Einstellungen › Benutzer.
Aktivieren Sie in der Berechtigungsmatrix für den Team-Leiter: Kontakte, Aufgaben, Status und Views.
Über den Zugänge-Button stellen Sie sicher, dass Journal und Auswertungen sichtbar sind.

Gmail als E-Mail-Versand einrichten

Öffnen Sie Einstellungen › User-SMTP.
Geben Sie ein: Host smtp.gmail.com, Port 587, Verschlüsselung TLS.
Als Passwort verwenden Sie ein App-Passwort (nicht Ihr normales Gmail-Passwort).
Speichern und testen Sie die Verbindung.

Kampagne per Schalter steuern

Erstellen Sie unter Einstellungen › Flowsteuerung eine neue Steuerung.
Wählen Sie als Tag z.B. „Weihnachtskampagne Aktiv“ und als Darstellung „Schalter“.
Der Schalter erscheint nun im CRM und kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden.