Glossar

Wofür ist diese Funktion

Das Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe, die in Octoserv und in dieser Dokumentation verwendet werden. Es dient als Nachschlagewerk für alle Anwender, die sich mit den Fachbegriffen rund um Kontaktverwaltung, Marketing-Automatisierung und Vertriebssteuerung vertraut machen möchten.

Die Begriffe sind alphabetisch sortiert, sodass ein gesuchter Begriff schnell gefunden werden kann. Jeder Eintrag erklärt den Begriff in einfacher Sprache und ordnet ihn in den Kontext von Octoserv ein.

Ziel und Vorteil

• Einheitliches Vokabular: Alle Teammitglieder verwenden dieselben Begriffe und verstehen darunter dasselbe. Das vermeidet Missverständnisse in der täglichen Arbeit.
• Schnelle Orientierung: Neue Mitarbeiter finden hier eine kompakte Übersicht aller relevanten Fachbegriffe und können sich rasch in Octoserv einarbeiten.
• Nachschlagewerk: Bei Unklarheiten in der Dokumentation oder im System genügt ein Blick ins Glossar, um den jeweiligen Begriff zu klären.
• Kontextuelles Verständnis: Jeder Begriff wird nicht nur definiert, sondern auch in den Zusammenhang der täglichen Nutzung von Octoserv gestellt.

Begriffe

Ampelsystem (Grün / Gelb / Orange / Rot)
Die farbliche Darstellung des Ranking-Scores in vier Stufen. Grün steht für hohes Potenzial, Gelb für mittleres, Orange für niedriges und Rot für sehr niedriges Potenzial oder inaktive Kontakte. Das Ampelsystem wird in der Kontaktliste und in der Detailansicht angezeigt und ermöglicht eine schnelle Einschätzung auf einen Blick.

Beratungskalender
Ein in Octoserv integrierter Kalender für die Terminplanung mit Kunden. Über den Beratungskalender können Interessenten und Kunden eigenständig Termine buchen. Gebuchte Termine werden automatisch in das System übernommen und dem jeweiligen Kontakt zugeordnet.

Berechtigungen
Das System zur Steuerung, welche Benutzer welche Funktionen und Inhalte sehen und bearbeiten dürfen. Über Berechtigungen kann festgelegt werden, dass bestimmte Bereiche oder Funktionen nur für ausgewählte Benutzer oder Benutzergruppen sichtbar sind.

Broadcast
Eine einmalige E-Mail-Aussendung an eine ausgewählte Empfängergruppe. Im Gegensatz zu automatisierten E-Mails innerhalb eines Flows wird ein Broadcast manuell ausgelöst und zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet. Broadcasts werden für Newsletter, Ankündigungen und zeitkritische Mitteilungen verwendet.

Custom Field (Benutzerdefiniertes Feld)
Ein zusätzliches Datenfeld, das über die Standardfelder eines Kontakts hinaus Informationen speichert. Custom Fields können individuell angelegt werden – zum Beispiel für spezielle Status-Informationen, Quellen-Zuordnungen oder branchenspezifische Angaben. Sie stehen in Formularen, Filtern und Auswertungen zur Verfügung.

Datenansicht (View)
Eine gespeicherte Ansicht der Kontaktliste mit vordefinierten Filtern und Spalten. Datenansichten ermöglichen es verschiedenen Benutzern, die für sie relevanten Kontakte schnell und übersichtlich einzusehen – zum Beispiel nur Kontakte einer bestimmten Region oder mit einem bestimmten Status.

Deal
Ein konkretes Geschäft oder eine Verkaufschance innerhalb einer Pipeline. Ein Deal ist einem Kontakt und einer Pipeline-Stufe zugeordnet und hat einen Wert (Betrag). Deals werden durch die Pipeline-Stufen bewegt, bis sie gewonnen oder verloren sind.

Dublette
Ein Kontakt, der mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits unter einem anderen Datensatz im System existiert. Die Erkennung erfolgt automatisch anhand von Telefonnummer, Adresse und E-Mail-Ähnlichkeit. Bei einer erkannten Dublette wird eine Warnung gesetzt und die weitere automatische Verarbeitung (z.B. Ansprechpartner-Zuweisung) pausiert, bis die Dublette manuell aufgelöst oder ein Timeout abgelaufen ist.

E-Mail-Template (E-Mail-Vorlage)
Eine wiederverwendbare Vorlage für E-Mails mit vordefiniertem Layout, Platzhaltern und Design. Templates können in Flows, Broadcasts und manuellen E-Mails eingesetzt werden und sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild.

Filter
Eine Bedingung, die Kontakte nach bestimmten Kriterien eingrenzt. Filter können auf Feldern, Tags, Aktivitäten oder dem Status basieren. Sie werden in Datenansichten, Segmenten und Flows eingesetzt, um gezielt mit bestimmten Kontaktgruppen zu arbeiten.

Firma
Ein Unternehmensdatensatz, der einem oder mehreren Kontakten zugeordnet werden kann. Firmen haben eigene Stammdaten (Name, Adresse, Branche) und ermöglichen die Zuordnung von Kontakten zu ihrem Arbeitgeber oder Geschäftspartner.

Flow (Funnel)
Eine automatisierte Abfolge von Schritten, die ein Kontakt durchläuft. Ein Flow beginnt mit einem Auslöser (z.B. Formular ausgefüllt, Tag gesetzt) und führt dann automatisch Aktionen aus – etwa E-Mails versenden, Tags setzen oder den Status ändern. Flows sind das zentrale Automatisierungswerkzeug in Octoserv.

Flowsteuerung
Die Konfiguration und Verwaltung von automatisierten Abläufen (Flows) in Octoserv. Die Flowsteuerung umfasst das Erstellen, Bearbeiten und Überwachen von Flows sowie die Konfiguration der einzelnen Schritte. Module erweitern die Flowsteuerung um spezialisierte Funktionen wie Dublettenprüfung oder PLZ-Klassifizierung.

Hovercard
Eine kleine Vorschau-Karte, die beim Überfahren eines Kontaktnamens mit der Maus erscheint. Hovercards zeigen die wichtigsten Informationen (Name, Status, Ranking, letzter Kontakt) an, ohne dass die Detailansicht geöffnet werden muss. Sie beschleunigen die Arbeit in Listen und Übersichten.

Journal
Ein chronologisches Protokoll aller Aktivitäten und Interaktionen zu einem Kontakt. Das Journal zeigt E-Mail-Versand, Status-Änderungen, Notizen, Flow-Durchläufe und manuelle Einträge in einer Zeitachse an. Es ist der zentrale Ort, um die Kommunikationshistorie eines Kontakts nachzuvollziehen.

Kampagne
Eine geplante Marketing-Aktion, die sich an ein bestimmtes Segment von Kontakten richtet. Kampagnen können aus E-Mails, Flows und weiteren Maßnahmen bestehen und dienen der gezielten Ansprache von Zielgruppen.

Kontakt
Ein einzelner Datensatz einer Person im System. Kontakte sind die zentrale Einheit in Octoserv. Jeder Kontakt verfügt über Stammdaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse), zusätzliche Felder, Tags und einen Status. Kontakte werden in der Kontaktliste verwaltet und können in Flows automatisiert bearbeitet werden.

Layout-Builder
Ein visuelles Werkzeug zum Erstellen und Anpassen von Seitenlayouts in Octoserv. Der Layout-Builder ermöglicht es, ohne Programmierkenntnisse die Anordnung von Elementen auf Seiten zu konfigurieren.

Lead Scoring
Der übergreifende Prozess der Kontaktbewertung. In Octoserv wird Lead Scoring durch das Ranking umgesetzt. Der Begriff umfasst sowohl die Berechnung des Scores als auch die daraus abgeleiteten Maßnahmen – beispielsweise die automatische Zuweisung eines Kontakts an den Vertrieb, wenn der Score einen bestimmten Schwellenwert erreicht.

Meta-Daten
Zusätzliche Informationen, die einem Kontakt zugeordnet werden. Meta-Daten ergänzen die Stammdaten um beliebige weitere Angaben – zum Beispiel Ergebnisse der PLZ-Klassifizierung, Dublettenprüfungen oder individuelle Notizen. Sie können in Filtern und Auswertungen verwendet werden.

Newsletter
Eine regelmäßige E-Mail-Aussendung an eine definierte Empfängergruppe. Newsletter werden über Broadcasts versendet und können mit Templates gestaltet werden. Die Empfänger werden über Tags ausgewählt und segmentiert.

Nurturing
Die systematische Pflege von Kontakten, die noch nicht kaufbereit sind. Nurturing erfolgt typischerweise über automatisierte Flow-Sequenzen mit E-Mails, die den Kontakt schrittweise qualifizieren. Der Ranking-Score hilft dabei zu erkennen, wann ein Kontakt vom Nurturing in die aktive Vertriebsbearbeitung übergeht.

Opt-In Status
Der Status, der die Kommunikationserlaubnis eines Kontakts regelt. Mögliche Werte sind: Bestätigt (Einwilligung erteilt, Kommunikation erlaubt), Abgemeldet (Kontakt hat sich abgemeldet), Bounced (E-Mail nicht zustellbar), Spam (als Spam markiert) und Beschwerde (Beschwerde eingereicht). Der Opt-In Status ist nicht zu verwechseln mit dem geschäftlichen Status eines Kontakts.

Owner (Besitzer)
Der einem Kontakt zugewiesene Ansprechpartner innerhalb des Teams. Der Owner ist typischerweise der Vertriebler oder Berater, der für diesen Kontakt zuständig ist. Die Zuweisung kann automatisch über die PLZ-Ansprechpartner-Funktion oder manuell erfolgen. Der Owner wird in der Kontakt-Detailansicht und im Journal angezeigt.

Pipeline
Eine visuelle Darstellung des Vertriebsprozesses mit definierten Stufen. Kontakte bzw. Deals werden durch die Pipeline bewegt, um den Fortschritt im Vertrieb abzubilden – zum Beispiel von „Erstkontakt“ über „Angebot erstellt“ bis „Abgeschlossen“.

PLZ-Klassifizierung (A/B/C)
Die automatische Entfernungsklassifizierung eines Kontakts basierend auf seiner Postleitzahl. Klasse A bedeutet nah am eigenen Standort, B mittlere Entfernung und C große Entfernung. Die PLZ-Klasse fließt in das Ranking ein und kann für die Filterung und Segmentierung verwendet werden.

Qualifizierung
Der Prozess, in dem ein Kontakt als potenzieller Kunde eingestuft wird. Die Qualifizierung basiert auf dem Ranking-Score, der PLZ-Klasse, dem Engagement und manuellen Bewertungen. Ein qualifizierter Kontakt wird typischerweise an den Vertrieb übergeben und erhält einen Deal in der Pipeline.

Quelle
Das Feld, das die Herkunft eines Kontakts dokumentiert – zum Beispiel Webformular, Messe, Telefonakquise oder Import. Die Quelle wird beim Erstanlegen gesetzt und ändert sich in der Regel nicht mehr. Sie ist wichtig für die Auswertung von Kampagnen und Marketing-Kanälen.

Ranking
Die automatische Bewertung eines Kontakts anhand verschiedener Kriterien. Das Ranking fasst Faktoren wie Aktivität, Engagement, PLZ-Klasse und weitere Merkmale in einem einzelnen Score (0–100) zusammen und stellt das Ergebnis über ein Ampelsystem dar. Je höher der Score, desto vielversprechender der Kontakt.

Replacement Code (Platzhalter)
Ein Platzhalter in E-Mails und Templates, der beim Versand automatisch durch den tatsächlichen Wert des jeweiligen Kontakts ersetzt wird. So wird beispielsweise ein Platzhalter für den Vornamen beim Versand durch den echten Vornamen des Empfängers ersetzt. Replacement Codes ermöglichen personalisierte Kommunikation.

Rolle
Eine Benutzerrolle (z.B. Administrator, Mitarbeiter, Betrachter), die einen Satz von Berechtigungen definiert. Rollen bestimmen, welche Bereiche der Octoserv-Oberfläche ein Benutzer sehen und welche Aktionen er ausführen kann.

Schnellstatus
Eine kompakte Anzeige der wichtigsten Statusinformationen eines Kontakts – Status, Quelle, Ranking und Owner – auf einen Blick. Der Schnellstatus wird in der Kontaktliste und in der Detailansicht verwendet, um ohne Scrollen die relevanten Informationen zu erfassen.

Segment
Eine dynamische Gruppe von Kontakten, die über Filter definiert wird. Im Gegensatz zu Tags aktualisiert sich ein Segment automatisch, wenn sich die Kontaktdaten ändern. Segmente werden für Kampagnen, Berichte und Auswertungen genutzt.

Status
Das zentrale Statusfeld in Octoserv, das die geschäftliche Einordnung eines Kontakts beschreibt – zum Beispiel Interessent, Kunde oder Inaktiv. Der Status kann automatisch durch Flows oder manuell gesetzt werden und dient als wichtiges Filterkriterium. Nicht zu verwechseln mit dem Opt-In Status.

Statuslevel
Eine hierarchische Abstufung innerhalb eines Status. Während der Status die Hauptkategorie angibt, differenziert der Statuslevel feiner – zum Beispiel verschiedene Stufen innerhalb von „Interessent“. Das Statuslevel wird zusammen mit dem Status verwaltet.

Stufe (Pipeline-Stufe)
Ein definierter Abschnitt innerhalb einer Pipeline, der einen bestimmten Punkt im Vertriebsprozess repräsentiert. Kontakte und Deals werden von Stufe zu Stufe bewegt, um den Fortschritt abzubilden – beispielsweise „Erstgespräch“, „Angebot“ oder „Verhandlung“.

Substatus
Eine weitere Verfeinerung des Status, die spezifische Zustände innerhalb eines Statuslevels beschreibt. Substatus werden für detaillierte Auswertungen und für die Steuerung automatisierter Abläufe verwendet.

Superlink
Ein spezieller Link in E-Mails, der beim Klick automatisch eine Aktion auslöst – zum Beispiel einen Tag setzen, einen Flow starten oder den Status ändern. Superlinks ermöglichen interaktive E-Mail-Kommunikation, bei der der Empfänger durch einen einzigen Klick Prozesse anstoßen kann.

Tag
Eine Kennzeichnung, die einem Kontakt zugewiesen wird. Tags werden zur Segmentierung, Filterung und als Steuerungsmerkmal in Flows verwendet. Sie können manuell oder automatisch gesetzt werden – zum Beispiel durch eine Dublettenprüfung oder eine PLZ-Klassifizierung. Tags sind die primäre Methode zur Organisation von Kontakten in Octoserv.

Videohub
Ein Bereich in Octoserv für die Verwaltung und Bereitstellung von Video-Inhalten. Der Videohub kann für Schulungsvideos, Produktpräsentationen oder Kundenkommunikation genutzt werden.