Anhang A2: Glossar

Dieses Glossar erklaert die wichtigsten Begriffe, die in der Octoserv-Dokumentation und im System verwendet werden. Die Eintraege sind nach Themenbereichen gruppiert.

Allgemein

Kontakt
Ein einzelner Datensatz einer Person im System. Kontakte sind die zentrale Entitaet in Octoserv und Groundhogg. Jeder Kontakt hat Stammdaten (Name, Email, Telefon, Adresse), Meta-Felder, Tags und einen Status. Kontakte werden in der Kontaktliste verwaltet und koennen in Funnels automatisiert bearbeitet werden. Siehe Kapitel 02 (Kontakte) und 02a (Kontakt-Detailansicht).

Firma
Ein Unternehmensdatensatz, der einem oder mehreren Kontakten zugeordnet werden kann. Firmen haben eigene Stammdaten und koennen ueber den Octo-Connector mit einem externen CRM synchronisiert werden. Siehe Kapitel 03 (Firmen).

Owner
Der einem Kontakt zugewiesene Ansprechpartner (WordPress-Benutzer). Der Owner ist typischerweise der Vertriebler oder Berater, der fuer diesen Kontakt zustaendig ist. Die automatische Zuweisung erfolgt ueber das PLZ-Ansprechpartner-Plugin. Der Owner wird in der Kontakt-Detailansicht und im Journal angezeigt.

Tag
Eine Kennzeichnung, die einem Kontakt zugewiesen wird. Tags werden zur Segmentierung, Filterung und als Steuerungsmerkmal in Funnels verwendet. Sie koennen manuell oder automatisch durch Plugins gesetzt werden (z.B. Dublettenwarnung, PLZ-Klasse). Tags sind in Groundhogg die primaere Methode zur Kontaktorganisation.

View (Datenansicht)
Eine gespeicherte Ansicht der Kontaktliste mit vordefinierten Filtern und Spalten. Views ermoeglichen verschiedenen Benutzern, die fuer sie relevanten Kontakte schnell einzusehen. Siehe Kapitel 02 (Kontakte).

Filter
Eine Bedingung, die Kontakte nach bestimmten Kriterien eingrenzt. Filter koennen auf Feldern, Tags, Aktivitaeten oder Status basieren. Sie werden in Views, Segmenten und Funnels eingesetzt.

Segment
Eine dynamische Gruppe von Kontakten, die ueber Filter definiert wird. Im Gegensatz zu Tags aktualisiert sich ein Segment automatisch, wenn sich die Kontaktdaten aendern. Segmente werden fuer Kampagnen, Berichte und Auswertungen genutzt.

Funnel
Eine automatisierte Abfolge von Schritten (Steps), die ein Kontakt durchlaeuft. Funnels bestehen aus Triggern (Ausloesern) und Actions (Aktionen). Die meisten Octoserv-Plugins stellen eigene Funnel Steps bereit, z.B. Dublettencheck, PLZ-Klassifizierung oder Status-Aenderung. Funnels sind das zentrale Automatisierungswerkzeug in Groundhogg.

Flow
Ein alternativer Begriff fuer einen Funnel oder eine automatisierte Sequenz. In Octoserv wird der Begriff teilweise synonym mit Funnel verwendet, kann aber auch allgemeiner fuer jeden automatisierten Ablauf stehen. Siehe Kapitel 19 (Funktionen).

Pipeline
Eine visuelle Darstellung des Vertriebsprozesses mit definierten Stufen (Stages). Kontakte bzw. Deals werden durch die Pipeline bewegt, um den Fortschritt im Vertrieb abzubilden. Octoserv nutzt die Groundhogg Pipeline-Erweiterung, ergaenzt durch das Octoserv-Pipeline-Plugin.

Deal
Ein konkretes Geschaeft oder eine Verkaufschance innerhalb einer Pipeline. Ein Deal ist einem Kontakt und einer Pipeline-Stufe zugeordnet und hat einen Wert (Betrag). Deals werden durch die Pipeline-Stufen bewegt, bis sie gewonnen oder verloren sind.

Scoring & Qualifizierung

Ranking
Die automatische Bewertung eines Kontakts durch das Octo-Ranking-Plugin. Das Ranking fasst verschiedene Bewertungskriterien in einem einzelnen Score zusammen und visualisiert das Ergebnis ueber ein Ampelsystem. Siehe Anhang A1 (Plugins).

Score
Ein numerischer Wert zwischen 0 und 100, der die Qualitaet oder das Potenzial eines Kontakts ausdrueckt. Der Score wird vom Ranking-Plugin berechnet und basiert auf Aktivitaet, Engagement, PLZ-Klasse und weiteren Faktoren. Je hoeher der Score, desto vielversprechender der Kontakt.

Ampelsystem (Gruen/Gelb/Orange/Rot)
Die visuelle Darstellung des Ranking-Scores in vier Stufen. Gruen steht fuer hohes Potenzial (hoher Score), Gelb fuer mittleres, Orange fuer niedriges und Rot fuer sehr niedriges Potenzial oder inaktive Kontakte. Das Ampelsystem wird in der Kontaktliste und der Detailansicht angezeigt und ermoeglicht eine schnelle Einschaetzung auf einen Blick.

Lead Scoring
Der uebergreifende Prozess der Kontaktbewertung. In Octoserv wird Lead Scoring durch das Ranking-Plugin umgesetzt. Der Begriff umfasst sowohl die Berechnung des Scores als auch die daraus abgeleiteten Massnahmen (z.B. automatische Zuweisung an den Vertrieb).

Nurturing
Die systematische Pflege von Kontakten, die noch nicht kaufbereit sind. Nurturing erfolgt typischerweise ueber automatisierte Funnel-Sequenzen mit Emails, die den Kontakt schrittweise qualifizieren. Der Ranking-Score hilft dabei zu erkennen, wann ein Kontakt vom Nurturing in die aktive Vertriebsbearbeitung uebergeht.

Qualifizierung
Der Prozess, in dem ein Kontakt als potenzieller Kunde eingestuft wird. Die Qualifizierung basiert auf dem Ranking-Score, der PLZ-Klasse, dem Engagement und manuellen Bewertungen. Ein qualifizierter Kontakt wird typischerweise an den Vertrieb uebergeben und erhaelt einen Deal in der Pipeline.

Status

Status (status_octo)
Das zentrale Statusfeld in Octoserv, das die geschaeftliche Einordnung eines Kontakts beschreibt (z.B. Interessent, Kunde, Inaktiv). Der Status wird ueber das Octoserv-Status-Plugin in Funnels gesetzt und kann in Views und Filtern verwendet werden. Nicht zu verwechseln mit dem Opt-In Status.

Quelle (quelle_octo)
Das Meta-Feld, das die Herkunft eines Kontakts dokumentiert (z.B. Webformular, Messe, Telefonakquise, Import). Die Quelle wird beim Erstanlegen gesetzt und aendert sich in der Regel nicht mehr. Sie ist wichtig fuer die Auswertung von Kampagnen und Marketing-Kanaelen.

Statuslevel
Eine hierarchische Abstufung innerhalb eines Status. Waehrend status_octo die Hauptkategorie angibt, differenziert der Statuslevel feiner (z.B. verschiedene Stufen innerhalb von "Interessent"). Das Statuslevel wird zusammen mit dem Status ueber das Octoserv-Status-Plugin verwaltet.

Substatus
Eine weitere Verfeinerung des Status, die spezifische Zustaende innerhalb eines Statuslevels beschreibt. Substatus werden fuer detaillierte Auswertungen und Steuerungslogik in Funnels verwendet.

Opt-In Status
Der Groundhogg-seitige Status, der die Kommunikationserlaubnis eines Kontakts regelt. Moegliche Werte sind: confirmed (Einwilligung erteilt, Kommunikation erlaubt), unsubscribed (abgemeldet), bounced (Email nicht zustellbar), spam (als Spam markiert), complained (Beschwerde eingereicht). Der Opt-In Status wird ueber das Octo-Opt-In-Status-Plugin in Funnels geaendert.

Marketing

Kampagne
Eine geplante Marketing-Aktion, die sich an ein bestimmtes Segment von Kontakten richtet. Kampagnen koennen aus Emails, Funnels und weiteren Massnahmen bestehen. Siehe Kapitel 10 (Kampagnen).

Newsletter
Eine regelmaessige Email-Aussendung an eine definierte Empfaengergruppe. Newsletter werden ueber Broadcasts versendet und koennen mit Templates gestaltet werden. Siehe Kapitel 12 (Newsletter).

Broadcast
Eine einmalige Email-Aussendung an ein Segment oder eine Tag-basierte Empfaengergruppe. Im Gegensatz zu Funnel-Emails wird ein Broadcast manuell ausgeloest und zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet. Broadcasts werden fuer Newsletter, Ankuendigungen und zeitkritische Kommunikation verwendet.

E-Mail-Template
Eine wiederverwendbare Vorlage fuer Emails mit vordefiniertem Layout, Platzhaltern und Design. Templates koennen in Funnels, Broadcasts und manuellen Emails eingesetzt werden. Siehe Kapitel 11 (Emails).

Superlink
Ein spezieller Link in Emails, der beim Klick automatisch eine Aktion ausloest (z.B. Tag setzen, Funnel starten, Status aendern). Superlinks ermoeglichen interaktive Email-Kommunikation, bei der der Empfaenger durch einen Klick Workflows ausloesen kann. Sie werden in Email-Templates und Broadcasts eingesetzt.

Replacement Code
Ein Platzhalter in Emails und Templates, der beim Versand durch den tatsaechlichen Wert des Kontakts ersetzt wird (z.B. {first} wird durch den Vornamen ersetzt, {meta.status_octo} durch den aktuellen Status). Replacement Codes ermoeglichen personalisierte Kommunikation.

Daten

Custom Field
Ein benutzerdefiniertes Feld, das ueber die Standard-Kontaktfelder hinaus Informationen speichert. Custom Fields werden in Groundhogg definiert und koennen in Formularen, Funnels und Auswertungen verwendet werden. In Octoserv sind zahlreiche Custom Fields vordefiniert (z.B. status_octo, quelle_octo, PLZ-Klasse).

Meta-Feld
Ein Schluessel-Wert-Paar, das einem Kontakt zugeordnet ist. Meta-Felder sind die technische Grundlage fuer Custom Fields in Groundhogg. Jedes Custom Field wird intern als Meta-Feld gespeichert. Plugins wie Dublettenpruefung und PLZ-Klassifizierung schreiben ihre Ergebnisse als Meta-Felder.

PLZ-Klasse (A/B/C)
Die Entfernungsklassifizierung eines Kontakts basierend auf seiner Postleitzahl. Klasse A bedeutet nah am Standort, B mittlere Entfernung und C grosse Entfernung. Die PLZ-Klasse wird vom PLZ-Klassifizierung-Plugin berechnet und als Meta-Feld gespeichert. Sie fliesst in das Ranking ein und kann fuer die Filterung und Segmentierung verwendet werden.

Dublette
Ein Kontakt, der mit hoher Wahrscheinlichkeit bereits unter einem anderen Datensatz im System existiert. Die Erkennung erfolgt ueber das Dublettenpruefungs-Plugin anhand von Telefonnummer, Adresse und Email-Aehnlichkeit. Bei einer erkannten Dublette wird eine Warnung gesetzt und die weitere automatische Verarbeitung (z.B. Ansprechpartner-Zuweisung) pausiert, bis die Dublette manuell aufgeloest oder der Timeout abgelaufen ist.

Datenansicht
Siehe View (Datenansicht) unter "Allgemein". Datenansichten ermoeglichen verschiedene Perspektiven auf die Kontaktdaten mit individuellen Filtern und Spalten.

System

Middleware
Eine Zwischenschicht, die Anfragen zwischen verschiedenen Systemen vermittelt. In Octoserv bezeichnet Middleware die Logik, die zwischen dem Frontend (Octoserv-Oberflaeche) und dem Backend (Groundhogg, WordPress, externes CRM) vermittelt. Der Octo-Connector fungiert als Middleware fuer die CRM-Synchronisation.

API
Die Programmierschnittstelle, ueber die Systeme Daten austauschen. Octoserv nutzt die Groundhogg REST API fuer interne Operationen und externe APIs fuer die CRM-Anbindung (ueber den Connector). APIs ermoeglichen die automatisierte Kommunikation zwischen WordPress, Groundhogg und Drittsystemen.

Webhook
Ein automatischer HTTP-Callback, der bei einem bestimmten Ereignis ausgeloest wird. In Octoserv werden Webhooks beispielsweise vom Appointment-Plugin genutzt, um Termindaten aus Amelia zu empfangen. Webhooks ermoeglichen die Echtzeitkommunikation zwischen Systemen ohne staendiges Abfragen.

Cron-Job
Eine zeitgesteuerte Aufgabe, die regelmaessig im Hintergrund ausgefuehrt wird. Octoserv nutzt sowohl WordPress-Cron als auch externe Cron-Jobs (ueber ISPConfig). Beispiele: Dubletten-Timeout-Pruefung, Ranking-Neuberechnung, Log-Archivierung. Der zentrale Einstiegspunkt ist octo-cron.php mit den Parametern run=all oder run=doublets.

OPcache
Der PHP-Opcode-Cache, der kompilierten PHP-Code zwischenspeichert. Bei Plugin-Updates muss der OPcache geleert werden, damit die neuen Dateien geladen werden. In Octoserv geschieht dies ueber die Funktion octo_flush_all_caches() oder manuell ueber Einstellungen → System → "Cache leeren". Mehrere Plugins (z.B. Octo-Connector) invalidieren ihren OPcache bei Versionsaenderungen automatisch.

SMTP
Das Protokoll fuer den Email-Versand. Octoserv/Groundhogg nutzt SMTP fuer den Versand von Funnel-Emails, Broadcasts und Benachrichtigungen. Die SMTP-Konfiguration erfolgt in den Groundhogg-Einstellungen und bestimmt, ueber welchen Mailserver die Emails versendet werden.

iFrame-Integration
Die Einbettung externer Inhalte (z.B. Formulare, Kalender, Videos) in die Octoserv-Oberflaeche ueber HTML-iFrames. iFrame-Integrationen werden in verschiedenen Bereichen eingesetzt, etwa fuer den Beratungskalender oder den Videohub.

Berechtigungen
Das System zur Steuerung, welche Benutzer welche Funktionen und Inhalte sehen und bearbeiten koennen. Berechtigungen basieren auf WordPress-Rollen und -Capabilities. Das OctoCP Post Visibility Plugin erweitert dieses System um die Moeglichkeit, einzelne Posts und Plugins fuer bestimmte User oder Rollen auszublenden.

Rolle
Eine WordPress-Benutzerrolle (z.B. Administrator, Editor, Subscriber), die einen Satz von Berechtigungen definiert. Rollen bestimmen, welche Bereiche der Octoserv-Oberflaeche ein Benutzer sehen und welche Aktionen er ausfuehren kann. Das Post-Visibility-Plugin kann die Sichtbarkeit zusaetzlich pro Rolle einschraenken.

Octoserv-spezifisch

Flowsteuerung
Die Konfiguration und Verwaltung von automatisierten Ablaeufen (Flows/Funnels) in Octoserv. Die Flowsteuerung umfasst das Erstellen, Bearbeiten und Ueberwachen von Funnels sowie die Konfiguration der einzelnen Steps. Octoserv-Plugins erweitern die Flowsteuerung um spezialisierte Steps. Siehe Kapitel 19 (Funktionen).

Beratungskalender
Ein in Octoserv integrierter Kalender fuer die Terminplanung mit Kunden. Der Beratungskalender wird typischerweise ueber eine iFrame-Integration (z.B. Amelia) eingebunden und ist mit dem Appointment-Plugin verknuepft, das Termindaten automatisch in Groundhogg uebernimmt. Siehe Kapitel 05 (Beratungskalender).

Videohub
Ein Bereich in Octoserv fuer die Verwaltung und Bereitstellung von Video-Inhalten. Der Videohub kann fuer Schulungsvideos, Produktpraesentationen oder Kundenkommunikation genutzt werden. Siehe Kapitel 14 (Videohub).

Journal
Ein chronologisches Protokoll aller Aktivitaeten und Interaktionen zu einem Kontakt. Das Journal zeigt Email-Versand, Status-Aenderungen, Notizen, Funnel-Durchlaeufe und manuelle Eintraege in einer Zeitachse an. Es ist der zentrale Ort, um die Kommunikationshistorie eines Kontakts nachzuvollziehen. Siehe Kapitel 18 (Journal).

Schnellstatus
Eine kompakte Anzeige der wichtigsten Statusinformationen eines Kontakts (Status, Quelle, Ranking, Owner) auf einen Blick. Der Schnellstatus wird in der Kontaktliste und in der Detailansicht verwendet, um ohne Scrollen die relevanten Informationen zu erfassen.

Layout-Builder
Ein visuelles Werkzeug zum Erstellen und Anpassen von Seitenlayouts in Octoserv. Der Layout-Builder ermoeglicht es, ohne Code die Anordnung von Elementen auf Seiten zu konfigurieren. Siehe Kapitel 15 (Seiten).

Hovercard
Eine kleine Vorschau-Karte, die beim Ueberfahren eines Kontaktnamens oder Links mit der Maus erscheint. Hovercards zeigen die wichtigsten Informationen (Name, Status, Ranking, letzter Kontakt) an, ohne dass die Detailansicht geoeffnet werden muss. Sie beschleunigen die Arbeit in Listen und Uebersichten.