E-Mail Einstellungen

Unter Einstellungen › E-Mail hinterlegen Sie einmalig, was in allen E-Mails gleich sein soll: den rechtlichen Fußbereich, das Logo, Farben und Schriften, die Texte der automatischen Termin- und TK-Aufnahme-Mails sowie Ihre Social-Media-Profile. Der E-Mail-Editor und die automatischen E-Mails greifen auf diese Werte zu; Sie müssen sie nicht in jeder Vorlage wiederholen. Die Seite hat fünf Reiter, jeder mit eigenem Speichern-Knopf.

Allgemein: der Rechtsfooter

Reiter Allgemein mit den Feldern Firmenname, Firmenadresse, Telefon, Kontakt-E-Mail, Datenschutz-URL, Impressum-URL, Abmelde-Text und Footer-Einleitungstext — Der Reiter „Allgemein“

Feld	Bedeutung
Firmenname, Firmenadresse	Erscheinen im Fußbereich jeder E-Mail, so wie das Gesetz es für geschäftliche E-Mails verlangt.
Telefon, Kontakt-E-Mail	Kontaktangaben im Fußbereich.
Datenschutz-URL, Impressum-URL	Werden als Links „Datenschutz“ und „Impressum“ gesetzt.
Abmelde-Text	Der Text des Abmeldelinks, z. B. „Nachrichten abbestellen“. Der Link selbst wird automatisch erzeugt.
Footer-Einleitungstext	Ein Satz über den Firmenangaben, etwa warum der Empfänger die E-Mail bekommt. Optional.

Wer gewinnt bei abweichenden Angaben? Der E-Mail-Editor kennt drei Ebenen: Werte im Rechtsfooter-Block einer E-Mail schlagen die Footer-Überschreibungen in den E-Mail-Einstellungen, und die schlagen die Werte dieser Seite. Was Sie hier eintragen, gilt also überall, wo niemand etwas anderes gesetzt hat.

Templates: Texte der automatischen E-Mails

Reiter Templates mit den aufklappbaren Vorlagen Terminvorschlag, Terminbestätigung, Erinnerung, TK-Aufnahme Kundenlink und TK-Aufnahme Protokoll — Der Reiter „Templates“ mit aufgeklappter Vorlage „Terminvorschlag“

Hier ändern Sie die Texte der E-Mails, die Octoserv von sich aus verschickt. Jede Vorlage klappt per Klick auf; die Felder sind Betreff-Präfix, Header-Titel, Einleitungstext, Button-Texte und Fußtext. Platzhalter: {creator} für den Absender, {expiry} für die Ablaufzeit.

Vorlage	Wann sie geht
Terminvorschlag	Die Einladung mit den vorgeschlagenen Zeitfenstern (siehe Termineinladungen).
Terminbestätigung	Nach der Wahl eines Zeitfensters, mit Kalenderdatei.
Erinnerung	Wenn eine Einladung unbeantwortet vor dem Verfall steht.
TK-Aufnahme: Kundenlink / Protokoll versenden	Die E-Mails des Moduls TK-Aufnahme (Telefon-Erstaufnahme).

Mit Testversand unten schicken Sie sich die Vorlagen an die eingetragene Adresse, um das Ergebnis zu prüfen.

Design: Logo, Farben, Schriften

Der Reiter „Design“

E-Mail-Logo: Bild aus der Mediathek wählen, Breite, Ausrichtung, Abstand, Link und Alt-Text. Der Logo-Block im Editor verwendet es automatisch; pro E-Mail lässt es sich überschreiben.
Farbpalette: Bis zu zwölf Markenfarben, die in jedem Farbwähler des Editors als Schnellauswahl erscheinen.
Hintergrund & Schriften: Seiten- und Container-Hintergrund sowie die Schriftfamilien für Überschriften und Text neuer E-Mails.

Block-Defaults

Die Startwerte für neue Blöcke im Editor: Schriftgröße und Farbe von Überschrift und Text, Farben und Eckenradius des Buttons, Trennlinie, Abstand und so weiter. Wer einen neuen Block einfügt, bekommt diese Werte; bestehende Blöcke ändern sich nicht.

Reiter Social Media mit einer Zeile je Netzwerk: Haken und Profiladresse — Der Reiter „Social Media“

Je Netzwerk ein Haken und die Adresse Ihres Profils. Der Social-Media-Block in E-Mails zeigt die angehakten Profile als Symbole.

Zugriff und Berechtigung

Die Seite sehen Benutzer mit der Berechtigung Einstellungen › E-Mail (Einstellungen › Benutzer bzw. Rollen) und Administratoren. Änderungen wirken auf alle künftigen E-Mails; geben Sie das Recht nur Personen, die den E-Mail-Versand verantworten.