Termine

Die Terminverwaltung ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben und Termine. Sie bietet zwei Darstellungen: einen Kalender und darunter eine Listenansicht, die Aufgaben nach Zeithorizonten gruppiert (Heute, Morgen, Woche, Monat usw.).

Aufgaben gibt es in zwei Varianten: Kontaktbezogene Aufgaben (orange, mit einem Kunden oder Interessenten verknüpft) und interne Aufgaben (blau, ohne Kontaktbezug, z.B. für Teambesprechungen).

Kalenderansicht

Der Kalender zeigt alle offenen Aufgaben auf einem Zeitstrahl. Sie können zwischen drei Ansichten wechseln:

Mit den Pfeilbuttons blättern Sie vor und zurück. In jeder Tageszelle finden Sie ein Plus-Symbol (+) zum schnellen Erstellen neuer Aufgaben.

Kalender konfigurieren

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der Toolbar, um den Kalender anzupassen:

• Wochenstart (Montag oder Sonntag)
• Wochentage anzeigen oder ausblenden
• Kalenderwochen ein-/ausblenden
• Farbe für den heutigen Tag ändern
• Sichtbare Zeithorizont-Sektionen in der Listenansicht wählen

Der Button „Kalender ausblenden“ blendet den Kalender aus, sodass nur die Listenansicht sichtbar ist.

Listenansicht

Unterhalb des Kalenders werden Aufgaben in aufklappbaren Sektionen nach Zeitraum gruppiert:

Klicken Sie auf die Kopfzeile einer Sektion, um sie auf- oder zuzuklappen. Die Zahl neben dem Namen zeigt, wie viele Aufgaben enthalten sind.

Aufgabe erstellen

Im Kalender

1. Den gewünschten Tag im Kalender finden.
2. Auf das Plus-Symbol (+) klicken.
3. Das Datum ist bereits ausgefüllt. Titel eingeben und optional einen Kontakt zuweisen.
4. Auf „Speichern“ klicken.

Über die Toolbar

In der Toolbar finden Sie zwei Buttons:

• Neue Aufgabe (kontaktbezogen): Verknüpft mit einem Kontakt. Felder: Kontakt (Pflicht), Titel (Pflicht), Fälligkeitsdatum, Zuweisung, Details und Erinnerung.
• Neue Aufgabe (intern): Ohne Kontaktbezug, z.B. für Team-Aufgaben. Gleiche Felder, nur ohne Kontakt-Auswahl.

Aufgaben können mehreren Personen oder einer Gruppe zugewiesen werden.

E-Mail-Benachrichtigungen

Unter „Ansicht anpassen“ → „Benachrichtigungen“ können Sie zwei optionale E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren (beide standardmäßig aus):

• Tagesübersicht (täglich um 6 Uhr): Alle heute fälligen Aufgaben in einer übersichtlichen E-Mail – mit direktem Link zu jeder Aufgabe in Octoserv.
• ICS-Datei bei Terminbuchung: Wenn über den Beratungskalender ein Termin gebucht wird, erhalten Sie eine E-Mail mit Kalender-Datei zum Importieren in Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender.

Tipp: Browser-Benachrichtigungen funktionieren unabhängig davon und können zusätzlich genutzt werden.

Anwendungsbeispiele

Tagesplanung am Morgen

Öffnen Sie morgens die Terminansicht. Orange Punkte zeigen Kundentermine, blaue Punkte interne Aufgaben. Wechseln Sie in die Tagesansicht, um alle heutigen Aufgaben im Detail zu sehen. Klicken Sie auf eine kontaktbezogene Aufgabe, um direkt zur Kontaktseite zu gelangen.

Wochenplanung im Team

Nutzen Sie die Wochenansicht, um die Auslastung Ihres Teams zu erkennen. Anhand der farbigen Punkte sehen Sie, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wie viele Aufgaben hat. Über den Plus-Button können Sie neue Aufgaben gezielt einem weniger ausgelasteten Mitarbeiter zuweisen.

Interne Team-Aufgabe erstellen

Klicken Sie auf „Neue Aufgabe (intern)“, geben Sie den Titel ein (z.B. „Quartals-Reporting vorbereiten“), setzen Sie das Fälligkeitsdatum und wählen Sie die Gruppe „Vertrieb“. Alle Gruppenmitglieder werden benachrichtigt. Die Aufgabe erscheint blau im Kalender.

Termineinladungen

Mit Termineinladungen können Sie einem Kontakt oder internen Mitarbeiter mehrere Terminvorschläge senden. Der Eingeladene wählt einen passenden Zeitslot aus – der bestätigte Termin erscheint automatisch im Kalender beider Beteiligten. So entfällt das mühsame Hin-und-Her bei der Terminfindung.

Zusätzlich können Sie bereits mündlich vereinbarte Termine als „Mündlich bestätigt“ erfassen. Dabei wird der Termin sofort im Kalender angelegt und eine Bestätigung per E-Mail versendet.

Termineinladung erstellen

Sie können eine Termineinladung auf zwei Wegen starten:

• Aus der Terminverwaltung: Klicken Sie in der Toolbar auf „Termineinladung“.
• Aus der Kontakt-Detailansicht: In der Aufgaben-Box finden Sie ebenfalls den Button „Termineinladung“.

Es öffnet sich ein Dialog mit folgenden Feldern:

So funktioniert der Ablauf

Terminvorschlag

1. Sie erstellen die Einladung und klicken auf „Einladung senden“.
2. Der Eingeladene erhält eine E-Mail mit allen vorgeschlagenen Zeitslots. Jeder Slot enthält einen direkten „Bestätigen“-Button.
3. Ein Klick auf den Button bestätigt den Termin sofort – keine weitere Bestätigung nötig.
4. Beide Seiten erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einer ICS-Kalenderdatei zum Importieren in Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender.
5. Der bestätigte Termin erscheint automatisch im Octoserv-Kalender beider Beteiligten.

Mündlich bestätigt

1. Wählen Sie den Typ „Mündlich bestätigt“.
2. Geben Sie nur einen Zeitslot ein (da der Termin bereits feststeht).
3. Der Termin wird sofort im Kalender angelegt.
4. Der Eingeladene erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit ICS-Datei.

Erinnerung und Ablauf

Hat der Eingeladene nicht rechtzeitig reagiert, greift das automatische Erinnerungssystem:

1. Erinnerung: Octoserv sendet automatisch eine Erinnerungs-E-Mail (z.B. 1 Woche vor dem frühesten vorgeschlagenen Termin). Die Erinnerung enthält alle offenen Terminslots mit direkten Bestätigungs-Buttons.
2. Automatischer Ablauf: Reagiert der Eingeladene auch nach der Erinnerung nicht innerhalb der eingestellten Ablaufzeit (z.B. 24 Stunden), wird der Vorschlag automatisch als abgelaufen markiert. Der Ersteller wird darüber per E-Mail informiert.

Statusübersicht

In der Kontakt-Detailansicht sehen Sie alle Termineinladungen für einen Kontakt mit ihrem aktuellen Status. Über das Kontextmenü können Sie eine Einladung erneut senden oder stornieren.

Darstellung im Kalender

Termineinladungen werden im Kalender farblich unterschieden:

• Ausstehende Vorschläge: Erscheinen als goldgelbe, gestrichelte Einträge. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Termine noch nicht bestätigt sind.
• Bestätigte Termine: Werden als reguläre Aufgabe angezeigt – orange bei Kontaktbezug, blau bei internen Terminen.

E-Mail-Vorlagen anpassen

Die Texte der Termineinladungs-E-Mails können Sie unter Einstellungen › E-Mail › Templates individuell anpassen. Dort finden Sie drei Vorlagen:

• Terminvorschlag: Die initiale Einladungs-E-Mail mit den vorgeschlagenen Zeitslots.
• Terminerinnerung: Die automatische Erinnerung vor dem Ablauf.
• Terminbestätigung: Die Bestätigungs-E-Mail nach Auswahl eines Slots.

Alle E-Mails verwenden automatisch das Logo und die Unternehmensangaben aus Ihren E-Mail-Einstellungen (Einstellungen › E-Mail › Design). So erhalten Ihre Kunden E-Mails im Corporate Design Ihres Unternehmens.

Häufige Fragen

Muss der Eingeladene sich einloggen, um den Termin zu bestätigen?
Nein. Externe Kontakte bestätigen direkt über den Link in der E-Mail – ohne Login oder Registrierung. Ein Klick auf „Bestätigen“ in der E-Mail reicht aus.

Kann ich mehrere Terminvorschläge gleichzeitig senden?
Ja. Sie können beliebig viele Zeitslots in einer Einladung hinzufügen. Der Eingeladene wählt genau einen Slot aus.

Was passiert, wenn ein vorgeschlagener Termin mit einem bestehenden kollidiert?
Sie erhalten beim Erstellen einen Warnhinweis. Sie können den Slot trotzdem übernehmen. Der Eingeladene sieht diese Kollisionsinformation nicht.

Kann ich eine gesendete Einladung zurückziehen?
Ja. In der Kontakt-Detailansicht können Sie eine ausstehende Einladung über das Kontextmenü stornieren.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn der Termin bestätigt wird?
Ja. Sowohl Sie als Ersteller als auch der Eingeladene erhalten eine Bestätigungs-E-Mail mit einer ICS-Kalenderdatei.

Wo finde ich bestätigte Termine?
Bestätigte Termine erscheinen als reguläre Aufgabe im Kalender und in der Listenansicht. Zusätzlich werden sie über die Kalender-Synchronisation (Google, Outlook, Nextcloud) synchronisiert, sofern diese eingerichtet ist.