Termine
Die Terminverwaltung ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben und Termine. Sie bietet zwei Darstellungen: einen Kalender und darunter eine Listenansicht, die Aufgaben nach Zeithorizonten gruppiert (Heute, Morgen, Woche, Monat usw.).
Aufgaben gibt es in zwei Varianten: Kontaktbezogene Aufgaben (orange, mit einem Kunden oder Interessenten verknüpft) und interne Aufgaben (blau, ohne Kontaktbezug, z.B. für Teambesprechungen).
Kalenderansicht
Der Kalender zeigt alle offenen Aufgaben auf einem Zeitstrahl. Sie können zwischen drei Ansichten wechseln:
| Ansicht | Beschreibung |
|---|---|
| Monat | Ganzer Monat im Überblick. Der heutige Tag ist farblich hervorgehoben. |
| Woche | Eine Kalenderwoche (Mo–So) mit größeren Zellen. |
| Tag | Einzelner Tag mit allen Aufgaben im Detail. |
Mit den Pfeilbuttons blättern Sie vor und zurück. In jeder Tageszelle finden Sie ein Plus-Symbol (+) zum schnellen Erstellen neuer Aufgaben.
Kalender konfigurieren
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der Toolbar, um den Kalender anzupassen:
- Wochenstart (Montag oder Sonntag)
- Wochentage anzeigen oder ausblenden
- Kalenderwochen ein-/ausblenden
- Farbe für den heutigen Tag ändern
- Sichtbare Zeithorizont-Sektionen in der Listenansicht wählen
Der Button „Kalender ausblenden“ blendet den Kalender aus, sodass nur die Listenansicht sichtbar ist.
Listenansicht
Unterhalb des Kalenders werden Aufgaben in aufklappbaren Sektionen nach Zeitraum gruppiert:
| Sektion | Zeitraum |
|---|---|
| Termine heute | Aufgaben mit Fälligkeit heute (standardmäßig geöffnet) |
| Termine morgen | Aufgaben mit Fälligkeit morgen (standardmäßig geöffnet) |
| Termine Woche | Nächste 7 Tage |
| Termine Monat | Nächste 30 Tage |
| Termine Quartal | Nächste 90 Tage |
| Termine Halbjahr | Nächste 180 Tage |
| Komplettübersicht | Alle offenen Aufgaben |
Klicken Sie auf die Kopfzeile einer Sektion, um sie auf- oder zuzuklappen. Die Zahl neben dem Namen zeigt, wie viele Aufgaben enthalten sind.
Aufgabe erstellen
Im Kalender
- Den gewünschten Tag im Kalender finden.
- Auf das Plus-Symbol (+) klicken.
- Das Datum ist bereits ausgefüllt. Titel eingeben und optional einen Kontakt zuweisen.
- Auf „Speichern“ klicken.
Über die Toolbar
In der Toolbar finden Sie zwei Buttons:
- Neue Aufgabe (kontaktbezogen): Verknüpft mit einem Kontakt. Felder: Kontakt (Pflicht), Titel (Pflicht), Fälligkeitsdatum, Zuweisung, Details und Erinnerung.
- Neue Aufgabe (intern): Ohne Kontaktbezug, z.B. für Team-Aufgaben. Gleiche Felder, nur ohne Kontakt-Auswahl.
Aufgaben können mehreren Personen oder einer Gruppe zugewiesen werden.
E-Mail-Benachrichtigungen
Unter „Ansicht anpassen“ → „Benachrichtigungen“ können Sie zwei optionale E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren (beide standardmäßig aus):
- Tagesübersicht (täglich um 6 Uhr): Alle heute fälligen Aufgaben in einer übersichtlichen E-Mail – mit direktem Link zu jeder Aufgabe in Octoserv.
- ICS-Datei bei Terminbuchung: Wenn über den Beratungskalender ein Termin gebucht wird, erhalten Sie eine E-Mail mit Kalender-Datei zum Importieren in Outlook, Google Calendar oder Apple Kalender.
Tipp: Browser-Benachrichtigungen funktionieren unabhängig davon und können zusätzlich genutzt werden.
Anwendungsbeispiele
Tagesplanung am Morgen
Öffnen Sie morgens die Terminansicht. Orange Punkte zeigen Kundentermine, blaue Punkte interne Aufgaben. Wechseln Sie in die Tagesansicht, um alle heutigen Aufgaben im Detail zu sehen. Klicken Sie auf eine kontaktbezogene Aufgabe, um direkt zur Kontaktseite zu gelangen.
Wochenplanung im Team
Nutzen Sie die Wochenansicht, um die Auslastung Ihres Teams zu erkennen. Anhand der farbigen Punkte sehen Sie, welcher Mitarbeiter an welchem Tag wie viele Aufgaben hat. Über den Plus-Button können Sie neue Aufgaben gezielt einem weniger ausgelasteten Mitarbeiter zuweisen.
Interne Team-Aufgabe erstellen
Klicken Sie auf „Neue Aufgabe (intern)“, geben Sie den Titel ein (z.B. „Quartals-Reporting vorbereiten“), setzen Sie das Fälligkeitsdatum und wählen Sie die Gruppe „Vertrieb“. Alle Gruppenmitglieder werden benachrichtigt. Die Aufgabe erscheint blau im Kalender.