Kontakte
Die Kontaktverwaltung ist das Herzstück von Octoserv. Hier finden Sie alle Ihre Kontakte in einer übersichtlichen Tabelle – egal ob sie über ein Formular, einen Import oder manuell angelegt wurden. Sie können Kontakte suchen, filtern, sortieren und verschiedene Ansichten für unterschiedliche Zwecke speichern.
Die Kontakttabelle
Kontakte werden als Tabelle mit 50 Einträgen pro Seite dargestellt. Folgende Spalten sind immer sichtbar: Farbmarkierung (zeigt den Verantwortlichen), Aktionen (Bearbeiten/Löschen), ID, Vorname, Nachname und E-Mail.
Weitere Spalten wie Telefon, Status, Quelle, Firmendaten, Ranking und benutzerdefinierte Felder können Sie über die Ansichten-Konfiguration ein- und ausblenden.
Suche
Geben Sie im Suchfeld oben einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein – die Liste filtert sich automatisch während der Eingabe.
Sortierung
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren. Ein erster Klick sortiert aufsteigend, ein zweiter Klick absteigend. Ein Pfeil zeigt die aktive Sortierrichtung an.
Farbmarkierung
Am linken Rand jeder Zeile sehen Sie einen farbigen Streifen. Dieser zeigt an, welchem Mitarbeiter der Kontakt zugewiesen ist – jeder Mitarbeiter hat eine eigene Farbe. Grau bedeutet: kein Verantwortlicher zugewiesen.
Hovercard (Schnellansicht)
Fahren Sie mit der Maus über den Nachnamen eines Kontakts. Es erscheint eine kleine Karte mit Telefon, Mobil, E-Mail und Adresse – alles klickbar. Unten finden Sie Buttons für „Anzeigen“, „Notiz“ und „Aufgabe“.
Ranking (Ampelpunkte)
Wenn das Ranking-Modul aktiv ist, zeigt die Ranking-Spalte einen farbigen Punkt mit einem Wert von 0 bis 100:
- Grün = Heißer Lead (hohe Aktivität)
- Gelb = Warmer Lead (mittlere Aktivität)
- Orange = Lauwarmer Lead
- Rot = Kalter Lead
Felder direkt in der Tabelle ändern
- Klicken Sie auf das Stift-Icon in der Toolbar, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren.
- Bearbeitbare Felder werden zu Dropdowns oder Eingabefeldern.
- Wählen Sie den neuen Wert – die Änderung wird sofort gespeichert.
Hinweis: Welche Felder Sie bearbeiten können, hängt von Ihrer Berechtigung ab. Nicht bearbeitbare Felder bleiben ausgegraut.
Ansichten (Views)
Mit Ansichten können Sie verschiedene Konfigurationen der Kontakttabelle speichern und schnell zwischen ihnen wechseln. Jede Ansicht merkt sich: sichtbare Spalten, Sortierung, Filter und den Anzeigemodus (Tabelle oder Kanban).
| Ansichtstyp | Sichtbar für | Beschreibung |
|---|---|---|
| Persönliche Ansicht | Nur Sie | Erscheint in der Seitenleiste unter „Kontakte“ |
| Standardansicht | Nur Sie | Wird automatisch beim Öffnen der Kontaktseite geladen |
| Globale Ansicht | Alle Benutzer | Erscheint in der Seitenleiste aller Benutzer |
Neue Ansicht mit Filtern erstellen
- In der Seitenleiste auf „Neue Ansicht“ klicken.
- Ansichtsname eingeben (z.B. „Heiße Leads München“).
- Spalten auswählen: Die gewünschten Felder per Checkbox aktivieren.
- Spaltenreihenfolge: Per Drag & Drop anpassen.
- Sortierung: Sortierfeld und Richtung wählen.
- Filter hinzufügen: Auf „Filter hinzufügen“ klicken, Feld, Operator und Wert wählen.
- Optionen: Standardansicht, Globale Ansicht oder Kanban-Board je nach Bedarf aktivieren.
- Auf „Speichern“ klicken.
Verfügbare Filter
| Filtertyp | Beispielfelder | Operatoren |
|---|---|---|
| Text | Vorname, Nachname, Stadt, Firma | ist, enthält, beginnt mit, endet mit |
| Bereich | PLZ | ist, beginnt mit, zwischen, größer/kleiner als |
| Dropdown | Status, Quelle, Opt-in | ist, ist nicht, ist einer von |
| Tags | Tags | hat Tag, hat Tag nicht, hat mindestens einen, hat alle |
| Datum | Erstellt am, Geburtstag | am, vor, nach, zwischen |
Zusätzlich gibt es Zeitraum-Schnellfilter wie „Diese Woche“, „Letzter Monat“ oder „Dieses Quartal“.
Kanban-Ansicht (Pipeline)
Statt der Tabelle können Sie Kontakte auch als Kanban-Board darstellen. Kontakte werden dabei nach Status in Spalten gruppiert. Den bevorzugten Modus können Sie pro Ansicht speichern.
Neuen Kontakt anlegen
- In der Toolbar auf den „Neu“-Button klicken.
- Alle gewünschten Felder ausfüllen (Pflichtfelder sind markiert).
- Auf „Speichern“ klicken.
Kontakt-Detailansicht
Klicken Sie in der Kontaktliste auf einen Kontakt, um die Detailansicht zu öffnen. Hier finden Sie alle Informationen zu diesem Kontakt auf einer Seite: Stammdaten, Firmenzuordnung, E-Mail-Historie, Aufgaben, Notizen, Ranking und mehr.
Die Informationen sind in verschiedene Boxen aufgeteilt, die Sie individuell anordnen können:
| Box | Was zeigt sie? |
|---|---|
| Kontaktinformationen | Name, E-Mail, Telefon, Mobil, Geburtstag (alles klickbar) |
| Adresse | Straße, PLZ, Stadt, Land – mit Karten-Button |
| Firmendaten | Firma, Position, Abteilung, Webseite |
| Verantwortlicher | Welcher Mitarbeiter für diesen Kontakt zuständig ist |
| Schnellstatus | Status ändern per Dropdown – ohne Bearbeitungsmodus |
| Tags | Alle zugewiesenen Tags als farbige Badges |
| Flowsteuerung | Schalter zum Aufnehmen/Entfernen aus Kampagnen |
| Opt-In Status | E-Mail-Bestätigungsstatus (Bestätigt, Unbestätigt, Abgemeldet) |
| Ranking | Score (0–100) als Ampel, beste Kontaktzeit, Breakdown |
| Lead Scoring | Bewertungspunkte und Level |
| Lead-Analyse | KI-Bewertung bei automatisch generierten Leads |
| Quick-Actions | Ein-Klick-Buttons für häufige Aktionen |
| Pipeline Deals | Deals erstellen, bearbeiten, löschen |
| Notizen | Interne Notizen – direkt Aufgaben daraus erstellen |
| Dateien | Dateien hochladen, herunterladen, Vorschau |
| E-Mails | E-Mail-Historie und neue E-Mails senden |
| Aufgaben | Offene Aufgaben, neue erstellen, abhaken |
| Journal | Chronologische Timeline aller Aktivitäten |
| Datenschutz | Einwilligungsstatus und Anmeldeseite |
Kontaktdaten bearbeiten
- Klicken Sie auf den Bearbeiten-Button (Stift-Icon) im Header der Detailansicht.
- Alle Textfelder werden zu Eingabefeldern – ändern Sie die gewünschten Werte.
- Klicken Sie auf „Speichern“ oder „Abbrechen“.
Hinweis: Bestimmte Felder wie Status und Quelle können nur von Benutzern mit entsprechender Berechtigung geändert werden.
Notizen erstellen
- In der Notizen-Box auf das „+“-Symbol klicken.
- Titel und Text eingeben.
- Auf „Speichern“ klicken.
Tipp: Über den „Aufgabe“-Button in einer bestehenden Notiz können Sie direkt eine Aufgabe daraus erstellen – Titel und Beschreibung werden automatisch übernommen.
E-Mail aus der Detailansicht senden
- In der E-Mails-Box auf „Neu“ klicken.
- Betreff und Nachricht eingeben.
- Optional: Dokumente verlinken.
- Auf „Senden“ klicken.
Aufgabe erstellen
- In der Aufgaben-Box auf das „+“-Symbol klicken.
- Titel eingeben, Fälligkeitsdatum und Zuweisung festlegen.
- Optional Erinnerungen aktivieren.
- Auf „Aufgabe erstellen“ klicken.
Journal – Aktivitäts-Timeline
Das Journal zeigt alle Aktivitäten des Kontakts in chronologischer Reihenfolge. Jeder Eintrag ist farblich markiert:
- Grün: Kontakt erstellt, Aufgabe erledigt
- Blau: Feldänderungen
- Lila: Verantwortlicher geändert
- Türkis: E-Mail gesendet
- Gelb: Aufgabe erstellt
- Pink: Tag hinzugefügt
- Rot: Tag entfernt
- Indigo: Notiz hinzugefügt
Über den Filter-Button können Sie die Timeline nach Typ und Zeitraum filtern. Der Export-Button exportiert die Einträge als CSV-Datei.
Layout der Detailansicht anpassen
- Klicken Sie auf „Datenansicht konfigurieren“ in der Kontaktübersicht.
- Im Tab „Layout gestalten“: Spalten-Layout wählen und Boxen per Drag & Drop anordnen.
- Pro Box einstellen, ob sie auf Mobilgeräten sichtbar und beim Laden ein-/ausgeklappt sein soll.
- Im Tab „Felder auswählen“: Bestimmen, welche Felder in den Boxen angezeigt werden.
- Auf „Speichern“ klicken.
Benachrichtigungen
In den Ansichts-Einstellungen können Sie folgende E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren (alle standardmäßig aus):
- Neue Kontaktzuweisung: Benachrichtigung, wenn Ihnen ein neuer Kontakt zugewiesen wird.
- Heißer Lead: Benachrichtigung, wenn ein Kontakt den grünen Ranking-Status erreicht.
- Tagesübersicht: Täglich um 6 Uhr eine E-Mail mit allen heute fälligen Aufgaben.
- ICS bei Terminbuchung: Kalender-Datei per E-Mail, wenn über den Beratungskalender ein Termin gebucht wird.
Anwendungsbeispiele
Nur heiße Leads in der eigenen Region sehen
Sie sind für Süddeutschland zuständig? Erstellen Sie eine Ansicht „Heiße Leads Süddeutschland“ mit den Spalten Name, E-Mail, Telefon, Stadt, PLZ, Status und Ranking. Filtern Sie nach PLZ „zwischen 80000 und 89999“, Verantwortlicher „ist eigener Name“ und Status „ist Qualifiziert“. Aktivieren Sie „Standardansicht“ – ab sofort sehen Sie beim Öffnen nur Ihre qualifizierten Kontakte.
Teamweite Ansicht für unbearbeitete Leads
Erstellen Sie eine globale Ansicht „Unqualifizierte Leads – Nachfassen“ mit Filter Status „Unqualifiziert“ und Zeitraum „Letzter Monat“. Sortieren Sie nach Erstelldatum aufsteigend. Alle Vertriebsmitarbeiter sehen diese Ansicht und können die ältesten Kontakte zuerst abarbeiten.
Schnell die Telefonnummer finden
Sie brauchen schnell eine Nummer vor einem Termin? Öffnen Sie die Kontaktliste, tippen Sie den Namen ins Suchfeld und fahren Sie mit der Maus über den Nachnamen. Die Telefonnummer erscheint in der Hovercard – klickbar für den sofortigen Anruf.
Vorbereitung auf ein Telefonat
Öffnen Sie die Kontakt-Detailansicht: Prüfen Sie Ranking und beste Kontaktzeit, lesen Sie die letzten Notizen, schauen Sie sich den Pipeline-Deal an und sehen Sie die letzte Aktivität im Journal. Nach dem Telefonat erstellen Sie eine Notiz und legen eine Aufgabe für die nächsten Schritte an.