E-Mails

Verfügbarkeit nach Edition: Marketing (Kampagnen, E-Mails, Newsletter) gehört in Pro und Enterprise zum Grundumfang. In allen Editionen besprechen wir mit Ihnen bis ins Detail, was Ihre Interessenten erreicht. In Core übernehmen wir Segmentierung, Qualifizierung und Kampagnen samt Überwachung und Anpassung für Sie, in Absprache mit Ihnen; die Ergebnisse sehen Sie in Ihrem CRM. In Pro sehen Sie alles in der Oberfläche. Änderungen nehmen wir auf Ihren Wunsch vor, oder Sie übernehmen Modul für Modul selbst, jeweils nach einer Online-Schulung. So wächst Pro nach und nach zur vollen Selbststeuerung. In Enterprise ändern Sie selbst oder gemeinsam mit uns.

Auf der E-Mail-Seite erstellen und verwalten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen. Diese Vorlagen können Sie anschließend in automatisierten Flows oder als Newsletter versenden. Die Seite selbst verschickt keine E-Mails – sie dient rein der Vorbereitung.

E-Mail-Vorlagen werden in Kategorien organisiert, damit Sie den Überblick behalten (z.B. „Willkommen“, „Vertrieb“, „Support“).

E-Mail-Verwaltungsseite mit Kategorienbaum und Vorlagen

Aufbau der Seite

Die Seite ist in zwei Bereiche geteilt: links Ihre E-Mail-Kategorien, rechts der Block Funktionen.

Der Funktionen-Block rechts

Hier liegen die Werkzeuge, die Sie beim Arbeiten mit E-Mails oft brauchen. Sie sind dieselben wie auf der Kampagnen-Seite – Sie müssen also nicht mehr die Seite wechseln, nur um ein Tag anzulegen.

Tags: Schlagworte anlegen, umbenennen und löschen
Lead Score: Regeln, nach denen Kontakte Punkte bekommen
Superlinks: Verweise, die beim Anklicken ein Tag setzen
Ersetzungsregeln: Textbausteine, die Sie in E-Mails einsetzen können
Unterschriften: Vorlagen zum Unterschreiben und die bereits unterschriebenen Dokumente

Ein Klick öffnet das jeweilige Fenster direkt auf der Seite. Nicht jede Schaltfläche ist bei jedem sichtbar – es erscheinen nur die Funktionen, die bei Ihnen eingerichtet sind.

Die Seite zeigt einen Kategorienbaum – ähnlich wie auf der Kampagnen-Seite. Jede Kategorie lässt sich aufklappen und zeigt die zugeordneten E-Mail-Vorlagen.

Leere Kategorien: Kategorien ohne E-Mail-Vorlagen werden am unteren Ende der Liste in einem eingeklappten Bereich „Leere Kategorien (N)“ zusammengefasst. Ein Klick klappt den Bereich auf und zeigt alle leeren Kategorien mit ihren Buttons (inkl. E-Mail erstellen). Sobald Sie eine E-Mail in einer dieser Kategorien anlegen, erscheint sie beim nächsten Laden automatisch oben in der aktiven Liste.

Jede E-Mail-Vorlage zeigt:

Farbiger Punkt: Grün = bereit, Rot = Entwurf
Titel: Klickbar – öffnet den E-Mail-Editor
Bearbeiten-Button: Öffnet ebenfalls den Editor
Löschen-Button: Entfernt die Vorlage nach Bestätigung
Status-Label: „Aktiv“ oder „Inaktiv“ am rechten Rand

Gut zu wissen: E-Mails und Flows teilen sich dieselben Kategorien. Eine Kategorie, die Sie hier erstellen, ist auch auf der Kampagnen-Seite sichtbar (und umgekehrt).

Neue Kategorie erstellen

Auf den Button „Kategorie erstellen“ oben rechts klicken.
Einen Namen eingeben (Pflichtfeld).
Optional eine Beschreibung hinzufügen.
Auf „Erstellen“ klicken.

Neue E-Mail-Vorlage erstellen

Den blauen Plus-Button neben dem gewünschten Kategorienamen klicken.
Einen Titel eingeben, z.B. „Willkommens-E-Mail“ oder „Angebots-Nachfrage“.
Auf „Erstellen“ klicken.
Der E-Mail-Editor öffnet sich automatisch.
Betreff, Absender, Inhalt und Design der E-Mail konfigurieren.
Im Editor speichern und das Fenster schließen.

E-Mail-Vorlage bearbeiten

Ein Klick auf den Titel im Kategorienbaum oder auf den Bearbeiten-Knopf öffnet den E-Mail-Editor als eigene Seite. Mit ← Übersicht oben links kommen Sie zurück. Ungespeicherte Änderungen meldet der Editor mit einem Punkt am Speichern-Knopf und einer Rückfrage beim Verlassen.

Der E-Mail-Editor

Der Editor baut E-Mails aus Blöcken: Überschrift, Text, Bild, Button und so weiter, untereinander in einem Container. Sie brauchen kein HTML. Die Kopfzeile enthält den Namen der E-Mail und rechts die Knöpfe Einstellungen (Absender, Layout, Fußbereich), Als Vorlage speichern und Speichern. Darunter liegen fünf Reiter:

Reiter	Wofür
Grunddaten	Interner Titel, Betreff, Pre-Header, Kategorien, Status, Nachrichten-Typ
Builder	Der eigentliche Editor: Blöcke anordnen und bearbeiten
Vorschau	So sieht die E-Mail beim Empfänger aus, auf Desktop und Smartphone
Testmail	Sendet die E-Mail an eine Adresse Ihrer Wahl
HTML-Inhalt / HTML-Import	Den erzeugten HTML-Code ansehen bzw. fertiges HTML von außen übernehmen

Grunddaten

Feld	Bedeutung
Interner Titel	Der Name in der Übersicht. Der Empfänger sieht ihn nicht.
Betreffzeile	Der Betreff der E-Mail. Der Knopf { } Tag rechts fügt Platzhalter ein, etwa `{first_name}` für den Vornamen.
Pre-Header	Der kurze Text, den viele E-Mail-Programme hinter dem Betreff anzeigen.
Kategorien	In welchen Kategorien die E-Mail in der Übersicht steht; mehrere sind möglich, neue legen Sie direkt hier an.
Status	Entwurf oder Bereit. Nur E-Mails mit Status „Bereit“ können Flows und Newsletter versenden.
Nachrichten-Typ	Marketing geht nur an Kontakte mit gültigem Opt-in und trägt den Abmeldelink. Transaktional geht auch an Kontakte ohne Newsletter-Einwilligung, etwa Terminbestätigungen; nutzen Sie das nur für Nachrichten, die der Empfänger erwartet.
Als Vorlage nutzbar	Die E-Mail erscheint beim Anlegen neuer E-Mails als Vorlage zur Auswahl.

Builder: Blöcke anordnen

Reiter Builder mit dem Canvas in der Mitte und der Feldspalte rechts — Der Builder: in der Mitte der Canvas mit den Blöcken, rechts die Felder des gewählten Blocks

Block hinzufügen: Klicken Sie auf das + zwischen zwei Blöcken oder auf + Block hinzufügen am Ende. Es öffnet sich die Blockauswahl.
Block bearbeiten: Ein Klick auf einen Block markiert ihn blau; rechts erscheinen seine Felder. Text und Überschrift bearbeiten Sie direkt im Block; beim Klick in den Text erscheint eine kleine Leiste für fett, kursiv und Links.
Block-Werkzeugleiste: Rechts in der Kopfzeile jedes Blocks: Pfeil hoch/runter verschiebt, das Doppelsymbol dupliziert, das × löscht.

Werkzeugleiste eines Blocks mit Pfeilen, Duplizieren und Löschen — Die Werkzeugleiste eines Blocks: verschieben, duplizieren, löschen

Blockauswahl mit den Gruppen Text, Layout, Medien, Aktion, Rechtliches, Fortgeschritten — Die Blockauswahl

Block	Wofür
Überschrift	Titelzeile mit Größe, Dicke, Farbe und Ausrichtung
Text	Fließtext mit fett, kursiv, Links und Platzhaltern
Abstand / Trennlinie	Leerraum in Wählbarer Höhe bzw. eine Linie
Spalten	Zwei oder drei Spalten nebeneinander, jede mit eigenen Blöcken
Bild + Text	Bild links oder rechts, daneben Überschrift, Text und optional ein Button
Logo	Ihr Logo aus Einstellungen › E-Mail; leer lassen heißt „globale Einstellung“
Bild	Ein Bild aus der Mediathek oder neu hochgeladen, mit Breite, Ausrichtung und Link (siehe Bilder einfügen)
Button	Schaltfläche mit Text, Link, Farben, Eckenradius und Rahmen
Dokument-Box	Verweis auf ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung
Social Media	Symbole zu Ihren Profilen; die Adressen kommen aus den Einstellungen
Rechtsfooter	Firmenname, Anschrift, Datenschutz, Impressum, Abmeldelink aus Einstellungen › E-Mail
Roh-HTML	Eigener HTML-Code, wenn kein Block passt

Gewählter Button-Block mit seinen Feldern rechts: Button-Text, Link-URL, Farben, Schriftgröße, Eckenradius — Ein markierter Button-Block und seine Felder in der rechten Spalte

Platzhalter (Merge-Tags): Neben Feldern wie Betreff, Button-Text oder Link steht der Knopf { } Tag. Er öffnet die Liste der Platzhalter, etwa {first_name}, {company} oder {confirmation_link}. Beim Versand setzt Octoserv die Werte des jeweiligen Kontakts ein. Im Text tippen Sie Platzhalter auch direkt ein.

Sichtbarkeit je Tag: Das Augensymbol in der Block-Werkzeugleiste zeigt einen Block nur Kontakten mit einem bestimmten Tag oder blendet ihn für sie aus. So versenden Sie eine E-Mail mit Absätzen für Kunden und andere für Interessenten.

Einstellungen: Absender, Layout, Fußbereich

Der Knopf Einstellungen oben rechts öffnet ein Panel mit allem, was nicht Inhalt ist:

Panel Einstellungen mit Absender, Anzeige und Layout — Das Einstellungen-Panel; weiter unten folgen Social-Media-Links, UTM-Parameter, Footer-Überschreibungen und Fortgeschrittenes

Abschnitt	Inhalt
Absender	Welcher Absender die E-Mail verschickt (Standard-Absender aus den E-Mail-Einstellungen oder ein Mitarbeiter mit eigenem Postausgang) und eine abweichende Antwortadresse.
Anzeige	„Browser-Ansicht aktivieren“ setzt einen Link „Im Browser anzeigen“ an den Anfang.
Layout	Breite des Containers, Innenabstände, Farbe der Container-Karte und des Hintergrunds außen.
Social-Media-Links	Profile für den Social-Media-Block; leer heißt globale Einstellung.
UTM Parameter	Kennzeichnung der Links für die Auswertung in Google Analytics.
Footer-Überschreibungen	Nur für diese E-Mail abweichender Firmenname, Adresse, Datenschutz- und Impressum-Link oder Abmeldetext. Normalerweise kommen diese Angaben aus Einstellungen › E-Mail.
E-Mail-Variablen, Custom Headers, Custom CSS	Für Fortgeschrittene: eigene Variablen, zusätzliche Kopfzeilen und eigenes CSS.

Vorschau und Testmail

Reiter Vorschau mit der E-Mail in einem Desktop-Rahmen und den Umschaltern Desktop, Tablet, Telefon — Die Vorschau; oben die Umschalter Desktop / Tablet / Telefon und HTML / Plain-Text

Die Vorschau zeigt die E-Mail so, wie der Renderer sie verschickt. Mit den Knöpfen oben wechseln Sie zwischen Desktop, Tablet und Telefon sowie zwischen HTML und der reinen Textfassung; der Regler stellt die Breite stufenlos ein. Platzhalter bleiben in der Vorschau als {first_name} stehen.

Vorschau in der Telefon-Ansicht — Dieselbe E-Mail in der Telefon-Ansicht

Testmail: Der Reiter „Testmail“ öffnet einen kleinen Dialog. Tragen Sie eine Empfängeradresse ein und klicken Sie auf Testmail senden. Die E-Mail geht über den eingestellten Absender raus, der Betreff bekommt den Zusatz [TEST]. Speichern Sie vorher, sonst geht der alte Stand raus.

Dialog Testmail versenden mit Empfängerfeld — Der Dialog „Testmail versenden“

HTML-Inhalt und HTML-Import

HTML-Inhalt zeigt den Code, den der Editor aus den Blöcken erzeugt; Sie können ihn kopieren. HTML-Import ist der umgekehrte Weg: Fügen Sie fertiges HTML ein (aus einem Design-Werkzeug oder einer alten Vorlage) oder laden Sie eine .html-Datei und klicken Sie auf In Editor übernehmen. Der bestehende Inhalt wird dabei ersetzt; importiertes HTML landet als Roh-HTML-Block und lässt sich nicht in einzelne Blöcke zerlegen.

Reiter HTML-Import mit Textfeld, Datei laden und In Editor übernehmen — Der Reiter „HTML-Import“

Vorlagen

Als Vorlage speichern in der Kopfzeile fragt nach einem Namen und legt die Blöcke und Layout-Einstellungen der aktuellen E-Mail als Vorlage ab. Beim Anlegen einer neuen E-Mail wählen Sie eine Vorlage aus; Blöcke und Einstellungen werden übernommen, Titel und Betreff vergeben Sie neu. Eine E-Mail mit dem Haken „Als Vorlage nutzbar“ in den Grunddaten steht ebenfalls zur Auswahl.

Bilder einfügen

Beim Bild-Baustein stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung:

Aus Mediathek – zeigt alle bereits vorhandenen Bilder als Vorschau-Raster. Über das Suchfeld lässt sich nach Name filtern. Ein Klick übernimmt das Bild samt Größe.
Neu hochladen – wählt eine Datei vom Rechner. Das Bild wird dabei automatisch verkleinert und in die Mediathek aufgenommen.

Verwenden Sie für wiederkehrende Motive – Logo, Team-Foto, Broschüren-Titel – möglichst die Mediathek. So bleibt jedes Bild nur einmal gespeichert, statt bei jeder E-Mail erneut hochgeladen zu werden.

Ältere E-Mails für den neuen Editor nutzbar machen

E-Mail-Vorlagen, die vor der Einführung des Baukastens angelegt wurden, lassen sich dort nicht in einzelnen Blöcken bearbeiten. Bei diesen Vorlagen erscheint in der Übersicht zusätzlich der Button „Für neuen Editor“.

Ihre Verknüpfungen bleiben bestehen. Die Vorlage wird umgebaut und behält dabei ihren Platz: Kampagnen und Flows, in denen sie verwendet wird, laufen unverändert weiter – Sie müssen keinen Flow öffnen und nichts neu zuordnen. Der bisherige Inhalt wird vorher gesichert und kann wiederhergestellt werden.

Den Button „Für neuen Editor“ neben der Vorlage klicken.
Die Sicherheitsabfrage bestätigen.
Die Vorlage wird umgebaut und der Editor öffnet sich damit automatisch.
Inhalte prüfen und bei Bedarf anpassen.

Der Versandstatus bleibt unverändert: Eine aktive Vorlage bleibt aktiv, ein Entwurf bleibt ein Entwurf.

Texte, Bilder, Schaltflächen, Trennlinien und Abstände werden dabei in einzeln bearbeitbare Blöcke übersetzt. Inhalte, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen, bleiben als unveränderter HTML-Block erhalten – es geht also nichts verloren.

Bitte nach dem Umbau prüfen: Firmenname und Anschrift kommen im Fußbereich aus Ihren zentralen Einstellungen (Einstellungen → E-Mail) statt wie bisher als fester Text aus der Vorlage. Sind diese Angaben unvollständig, fehlen sie anschließend in allen E-Mails. Die Links zu Datenschutz und Impressum werden aus der alten Vorlage übernommen. Auch der Wortlaut der Abmeldezeile ändert sich auf die Standardformulierung. Kontrollieren Sie den Fußbereich deshalb einmal.

E-Mail-Vorlage löschen

Den roten Löschen-Button neben der E-Mail klicken.
Die Sicherheitsabfrage mit „OK“ bestätigen.

Achtung: Wenn eine E-Mail in einem aktiven Flow verwendet wird, sollten Sie sie nicht löschen – der Flow funktioniert sonst nicht mehr korrekt.

Sichtbarkeit steuern (nur Administratoren)

Administratoren sehen neben jeder Kategorie eine „Öffentlich“-Checkbox:

Aktiviert: Alle berechtigten Benutzer sehen die Kategorie und ihre E-Mails.
Deaktiviert: Nur Administratoren sehen die Kategorie.

Die Sichtbarkeit auf der E-Mail-Seite ist unabhängig von der Kampagnen-Seite – eine Kategorie kann auf einer Seite sichtbar und auf der anderen versteckt sein.

Anwendungsbeispiele

Willkommens-E-Mail-Serie aufbauen

Eine neue Kategorie „Willkommen“ erstellen.
Drei E-Mail-Vorlagen erstellen:
- „Willkommen Tag 1 – Herzlich willkommen“
- „Willkommen Tag 3 – Unsere Services“
- „Willkommen Tag 7 – Sonderangebot“
Jede E-Mail im Editor mit Inhalt, Betreff und Design versehen.
Die fertigen Vorlagen können Sie anschließend in einem Flow auf der Kampagnen-Seite als E-Mail-Schritte verwenden.

E-Mail-Vorlage als Newsletter versenden

Die E-Mail-Vorlage hier öffnen und den Inhalt prüfen.
Fenster schließen.
In der Sidebar auf „Newsletter“ klicken.
Die Vorlage im Dropdown „E-Mail Vorlage“ auswählen.
Tags, Versandzeitpunkt und Titel konfigurieren.
Newsletter speichern und aktivieren.

Vorlagen nach Abteilungen organisieren

Drei Kategorien erstellen: „Vertrieb-E-Mails“, „Support-E-Mails“, „Marketing-E-Mails“.
E-Mail-Vorlagen den passenden Kategorien zuordnen.
Über die Sichtbarkeitssteuerung festlegen, welche Kategorien für welche Benutzer sichtbar sind.
So sieht jede Abteilung nur die für sie relevanten Vorlagen.