Newsletter
Auf der Newsletter-Seite versenden Sie E-Mails an ausgewählte Empfängergruppen. Sie wählen eine E-Mail-Vorlage aus, legen fest, wer sie erhalten soll (per Tags), und bestimmen den Versandzeitpunkt. Die E-Mail-Vorlagen selbst erstellen Sie auf der E-Mail-Seite.
Aufbau der Seite
Die Seite hat zwei Bereiche:
- Oben – Einstellungen: Hier konfigurieren Sie einen neuen Newsletter (Vorlage, Empfänger, Zeitplanung, Titel).
- Unten – Übersicht: Liste aller bestehenden Newsletter und Entwürfe mit Statusanzeige und Aktionsbuttons.
Einstellungsbereich
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail-Vorlage (Pflicht) | Wählen Sie die E-Mail aus, die versendet werden soll. |
| Newslettertemplate | Laden Sie eine gespeicherte Konfiguration (Vorlage + Tags + Zeitplanung), um Zeit zu sparen. |
| Tags einbeziehen | Kontakte mit mindestens einem dieser Tags erhalten den Newsletter. |
| Tags ausschließen | Kontakte mit einem dieser Tags werden ausgeschlossen (z.B. „Abgemeldet“). |
| Datum und Uhrzeit | Geplanter Versandzeitpunkt. Wird deaktiviert, wenn „Sofort senden“ aktiv ist. |
| Sofort senden | Wenn aktiviert, wird der Newsletter sofort beim Aktivieren versendet. |
| In lokaler Zeit senden | Die E-Mail wird in der Zeitzone des jeweiligen Empfängers zugestellt. |
| Newsletter-Titel (Pflicht) | Interner Name zur Unterscheidung (z.B. „Oktober-Newsletter 2025“). Nicht der E-Mail-Betreff! |
Status-Farben in der Übersicht
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| Grün | Geplant – wird zum festgelegten Zeitpunkt versendet |
| Gelb | Entwurf – noch nicht aktiviert |
| Rot | Bereits versendet oder abgebrochen |
Buttons pro Newsletter
| Symbol | Funktion |
|---|---|
| Grünes Häkchen | Aktivieren – Wandelt den Entwurf in einen geplanten Versand um |
| Rotes X | Deaktivieren – Wandelt einen geplanten Newsletter zurück in einen Entwurf |
| Zahnrad | Einstellungen bearbeiten – Lädt die Daten ins Formular oben |
| Stift | E-Mail bearbeiten – Öffnet den E-Mail-Editor für die Vorlage |
| Auge | Vorschau – Zeigt die E-Mail so, wie sie der Empfänger sieht |
| Personen-Gruppe | Empfänger – Zeigt Anzahl und verwendete Tags |
| Papierkorb | Löschen – Entfernt den Newsletter nach Bestätigung |
Neuen Newsletter erstellen
- In der Sidebar auf „Newsletter“ klicken.
- Im Dropdown „E-Mail Vorlage“ die gewünschte Vorlage auswählen.
- Unter „Tags einbeziehen“ die Zielgruppen-Tags wählen (z.B. „Kunde“, „Berlin“).
- Optional unter „Tags ausschließen“ Tags wählen, die nicht angeschrieben werden sollen.
- Datum und Uhrzeit für den Versand festlegen – oder „Sofort senden“ aktivieren.
- Einen Newsletter-Titel eingeben (z.B. „Oktober-Newsletter 2025“).
- Auf „Newsletter speichern“ klicken.
Der Entwurf erscheint in der Übersicht mit gelbem Statuspunkt.
Newsletter aktivieren (versenden)
- In der Übersicht den grünen Häkchen-Button des Entwurfs klicken.
- Der Newsletter wird aktiviert und zum geplanten Zeitpunkt versendet.
- Der Status wechselt auf grün.
Tipp: Prüfen Sie vorher über den Personen-Button die Empfängeranzahl, um sicherzugehen, dass die richtige Zielgruppe ausgewählt ist.
Entwurf bearbeiten
- Den Zahnrad-Button des gewünschten Entwurfs klicken.
- Das Formular oben wird mit den gespeicherten Daten befüllt.
- Änderungen vornehmen (z.B. andere Tags oder anderes Datum).
- Auf „Änderungen speichern“ klicken.
Aktiven Newsletter deaktivieren
Wenn ein Newsletter noch nicht versendet wurde, können Sie ihn stoppen:
- Den roten X-Button des aktiven Newsletters klicken.
- Der Newsletter wird zurück in einen Entwurf umgewandelt (gelber Punkt).
Empfänger prüfen
- Den Personen-Button neben dem Newsletter klicken.
- Sie sehen die Gesamtanzahl der Empfänger sowie die einbezogenen Tags (grün) und ausgeschlossenen Tags (rot).
Newslettertemplates – Einstellungen wiederverwenden
Wenn Sie regelmäßig Newsletter mit den gleichen Einstellungen versenden (z.B. immer an „Kunden“ ohne „Abgemeldet“), können Sie ein Template speichern:
Template speichern:
- Alle gewünschten Einstellungen im Formular konfigurieren.
- Im Bereich „Newslettertemplate verwalten“ einen Namen eingeben.
- Auf „Speichern“ klicken.
Template laden:
- Im Dropdown „Newslettertemplate wählen“ das gewünschte Template auswählen.
- Alle Einstellungen werden automatisch übernommen.
- Nur noch E-Mail-Vorlage und Titel anpassen, dann speichern.
Anwendungsbeispiele
Monatlicher Kunden-Newsletter
- Auf der E-Mail-Seite eine Vorlage „Monatlicher Newsletter“ erstellen und gestalten.
- Auf der Newsletter-Seite die Vorlage auswählen.
- Tag „Kunde“ einbeziehen, Tag „Newsletter-Abgemeldet“ ausschließen.
- Datum und Uhrzeit setzen, Titel eingeben, speichern und aktivieren.
Tipp: Speichern Sie ein Newslettertemplate „Monatlicher Kunden-Newsletter“. Nächsten Monat laden Sie es einfach, passen Vorlage und Titel an – fertig.
Regionale Veranstaltungseinladung
- Einladungs-E-Mail auf der E-Mail-Seite erstellen.
- Auf der Newsletter-Seite die Einladung auswählen.
- Tags „Region Nord“ und „Region Ost“ einbeziehen, „Event-Abgemeldet“ ausschließen.
- „In lokaler Zeit senden“ aktivieren, damit die Einladung morgens in der Zeitzone des Empfängers ankommt.
- Empfänger prüfen und aktivieren.
Sofortiger Versand bei dringenden Updates
- E-Mail-Vorlage erstellen oder anpassen.
- Auf der Newsletter-Seite die Vorlage auswählen und Tags setzen.
- „Sofort senden“ aktivieren.
- Titel eingeben, speichern und sofort den Aktivieren-Button klicken.