Newsletter

Wofür ist diese Funktion

Die Newsletter-Seite ermöglicht den Versand von E-Mail-Broadcasts an ausgewählte Empfängergruppen. Sie verbindet die Octoserv-eigene Entwurfsverwaltung mit der Broadcast-Engine und bietet eine vollständige Steuerung des Newsletter-Lebenszyklus: vom Erstellen eines Entwurfs über die Segmentierung der Empfänger bis zur Aktivierung, Planung und Deaktivierung.

Die Seite ist über den Navigationspunkt "Newsletter" in der Sidebar erreichbar. Sie besteht aus zwei Hauptbereichen: einem Einstellungsbereich zum Konfigurieren neuer Newsletter (oben) und einer Übersichtsliste aller bestehenden Newsletter und Entwürfe (unten).

Im Unterschied zur E-Mail-Seite, die sich auf das Erstellen und Verwalten von E-Mail-Vorlagen konzentriert, dreht sich die Newsletter-Seite um den tatsächlichen Versand: Welche Vorlage wird an welche Empfänger zu welchem Zeitpunkt gesendet?

Ziel und Vorteil

• Entwurfssystem: Newsletter können als Entwürfe gespeichert werden, bevor sie aktiviert werden. Das erlaubt eine sorgfältige Vorbereitung und Prüfung vor dem Versand.
• Tag-basierte Segmentierung: Empfänger werden über Tags ausgewählt. Tags können einbezogen oder ausgeschlossen werden, sodass präzise Zielgruppen definiert werden können.
• Flexible Planung: Newsletter können entweder sofort gesendet oder für einen bestimmten Zeitpunkt geplant werden. Optional kann der Versand in der lokalen Zeitzone des Empfängers erfolgen.
• Newslettertemplates: Häufig verwendete Tag-Kombinationen und Einstellungen können als wiederverwendbare Templates gespeichert werden, um die Erstellung wiederkehrender Newsletter zu beschleunigen.
• Lebenszyklussteuerung: Aktive Newsletter können deaktiviert und zurück in den Entwurfsstatus versetzt werden. Entwürfe können jederzeit bearbeitet und erneut aktiviert werden.
• Empfänger-Vorschau: Vor dem Versand kann die Anzahl der Empfänger geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Tag-Selektion die gewünschte Zielgruppe trifft.
• E-Mail-Vorschau: Der Inhalt einer E-Mail-Vorlage kann in einer formatierten Vorschau mit Absender und Betreff betrachtet werden.

Funktionsbeschreibung

Seitenlayout

Die Newsletter-Seite ist in zwei vertikale Bereiche unterteilt:

Oberer Bereich – Einstellungen: Ein dreispaltiges Raster mit allen Konfigurationsoptionen für einen neuen oder zu bearbeitenden Newsletter.

Unterer Bereich – Newsletter-Übersicht: Eine Liste aller bestehenden Newsletter (Broadcasts und Entwürfe) mit Statusanzeige und Aktionsbuttons.

Einstellungsbereich im Detail

E-Mail-Vorlage (Pflichtfeld): Ein Dropdown-Menü, das alle verfügbaren E-Mails mit Status "bereit" oder "Entwurf" anzeigt. Wenn die Seite mit dem URL-Parameter ?email=ID aufgerufen wird, wird die entsprechende E-Mail automatisch vorausgewählt.

Newslettertemplate wählen: Ein Dropdown, das gespeicherte Segmente (Newslettertemplates) lädt. Beim Auswählen werden alle zugehörigen Einstellungen automatisch in das Formular übernommen.

Tags einbeziehen / Tags ausschließen: Zwei Multi-Select-Dropdowns für die Empfänger-Segmentierung. Kontakte, die mindestens eines der einbezogenen Tags haben, werden als Empfänger aufgenommen (ODER-Verknüpfung). Kontakte mit ausgeschlossenen Tags werden entfernt.

Datum und Uhrzeit: Felder für den geplanten Versandzeitpunkt. Die Standarduhrzeit ist 09:00. Beide Felder werden automatisch deaktiviert, wenn "Sofort senden" aktiviert ist.

Sofort senden: Ein Toggle-Schalter. Wenn aktiviert, werden Datum und Uhrzeit ignoriert und der Newsletter wird beim Aktivieren sofort versendet.

In lokaler Zeit senden: Ein Toggle-Schalter. Wenn aktiviert, wird die E-Mail in der lokalen Zeitzone des jeweiligen Empfängers zugestellt.

Newsletter-Titel (Pflichtfeld): Ein Freitextfeld für den internen Titel des Newsletters (z.B. "Oktober-Kampagne 2025"). Dieser Titel dient der internen Identifikation – er ist nicht identisch mit dem E-Mail-Betreff.

Newsletter-Übersicht

Die Übersichtsliste zeigt alle Newsletter in chronologischer Reihenfolge (neueste zuerst). Jeder Newsletter hat einen farbigen Statuspunkt:

Aktionsbuttons pro Newsletter

Newslettertemplate-Verwaltung

Im Einstellungsbereich befindet sich ein separater Abschnitt zur Verwaltung von Newslettertemplates:

• Speichern: Über ein Namensfeld und den "Speichern"-Button werden die aktuell gewählten Einstellungen als wiederverwendbares Template gespeichert.
• Laden: Beim Auswählen eines Templates im Dropdown werden alle gespeicherten Werte automatisch in das Formular übernommen.
• Löschen: Über den "Löschen"-Button wird das aktuell ausgewählte Template entfernt.

Entwurfs-Lebenszyklus

Ein Newsletter durchläuft folgende Zustände:

1. Erstellen: Der Benutzer konfiguriert den Newsletter und klickt "Newsletter speichern". Ein Entwurf wird gespeichert.
2. Aktivieren: Der Benutzer klickt den Aktivieren-Button. Der Entwurf wird in einen aktiven Broadcast konvertiert und geplant.
3. Versand: Der Newsletter wird zum geplanten Zeitpunkt versendet.
4. Deaktivieren (optional): Ein aktiver Newsletter kann jederzeit deaktiviert und zurück in einen Entwurf konvertiert werden.

Benutzerdokumentation

Neuen Newsletter als Entwurf speichern

1. In der Sidebar auf "Newsletter" klicken.
2. Im Dropdown "E-Mail Vorlage" die gewünschte E-Mail-Vorlage auswählen.
3. Unter "Tags einbeziehen" die Zielgruppen-Tags wählen (z.B. "Kunde", "Berlin").
4. Optional unter "Tags ausschließen" Tags wählen, die ausgeschlossen werden sollen (z.B. "Abgemeldet").
5. Datum und Uhrzeit für den geplanten Versand festlegen – oder "Sofort senden" aktivieren.
6. Einen aussagekräftigen Newsletter-Titel eingeben (z.B. "Oktober-Newsletter 2025").
7. Auf "Newsletter speichern" klicken.
8. Der Entwurf erscheint in der Übersicht mit gelbem Statuspunkt.

Entwurf bearbeiten

1. In der Newsletter-Übersicht den Zahnrad-Button des gewünschten Entwurfs klicken.
2. Das Formular oben wird mit den gespeicherten Daten befüllt.
3. Änderungen vornehmen (z.B. andere Tags wählen oder Datum ändern).
4. Auf "Änderungen speichern" klicken.

Newsletter aktivieren (versenden)

1. In der Newsletter-Übersicht den grünen Häkchen-Button des Entwurfs klicken.
2. Der Entwurf wird in einen aktiven Broadcast konvertiert.
3. Die Statusmeldung "Newsletter wurde aktiviert und geplant" bestätigt den Erfolg.
4. Der Newsletter erscheint nun mit grünem Statuspunkt.

Aktiven Newsletter deaktivieren

1. In der Newsletter-Übersicht den roten X-Button des aktiven Newsletters klicken.
2. Der Broadcast wird zurück in einen Entwurf konvertiert.
3. Der Newsletter erscheint wieder mit gelbem Statuspunkt als Entwurf.

Empfänger prüfen

1. In der Newsletter-Übersicht den Personen-Button klicken.
2. Eine Übersicht zeigt die Gesamtanzahl der Empfänger, die einbezogenen Tags (grün hervorgehoben), die ausgeschlossenen Tags (rot hervorgehoben) und alle verfügbaren Tags.

Newslettertemplate speichern und verwenden

Template speichern:

1. Die gewünschten Einstellungen im Formular konfigurieren (Tags, E-Mail-Vorlage, Zeitplanung).
2. Im Bereich "Newslettertemplate verwalten" einen Templatenamen eingeben.
3. Auf "Speichern" klicken.

Template laden:

1. Im Dropdown "Newslettertemplate wählen" das gewünschte Template auswählen.
2. Alle gespeicherten Einstellungen werden automatisch in das Formular übernommen.
3. Optional Anpassungen vornehmen, dann den Newsletter speichern oder direkt aktivieren.

Anwendungsbeispiele

Beispiel 1: Monatlicher Kunden-Newsletter

Ein Unternehmen möchte jeden Monat einen Newsletter an alle bestätigten Kunden senden.

Vorgehen:

1. Auf der E-Mail-Seite eine E-Mail-Vorlage "Monatlicher Newsletter" erstellen und gestalten.
2. Auf der Newsletter-Seite die E-Mail-Vorlage im Dropdown auswählen.
3. Unter "Tags einbeziehen" den Tag "Kunde" wählen.
4. Unter "Tags ausschließen" den Tag "Newsletter-Abgemeldet" wählen.
5. Datum auf den gewünschten Versandtag setzen, Uhrzeit auf 09:00.
6. Titel eingeben, Newsletter speichern, Empfänger prüfen und bei korrekter Auswahl aktivieren.

Tipp: Ein Newslettertemplate "Monatlicher Kunden-Newsletter" speichern. Im nächsten Monat das Template laden, E-Mail-Vorlage und Titel anpassen und direkt speichern.

Beispiel 2: Regionale Veranstaltungseinladung

Ein Unternehmen möchte eine Veranstaltungseinladung nur an Kontakte in bestimmten Regionen senden.

Vorgehen:

1. Auf der E-Mail-Seite eine Einladungs-E-Mail erstellen.
2. Auf der Newsletter-Seite die Einladungs-E-Mail auswählen.
3. Unter "Tags einbeziehen" die regionalen Tags wählen: "Region Nord", "Region Ost".
4. Unter "Tags ausschließen" den Tag "Event-Abgemeldet" wählen.
5. "In lokaler Zeit senden" aktivieren, damit die Einladung morgens in der Zeitzone des Empfängers ankommt.
6. Den Newsletter speichern, die Empfänger-Vorschau prüfen und bei korrekter Auswahl aktivieren.

Beispiel 3: Zeitkritischer Newsletter mit sofortigem Versand

Ein wichtiges Update muss sofort an alle Kontakte gesendet werden.

Vorgehen:

1. Auf der E-Mail-Seite eine dringende Mitteilung erstellen oder eine bestehende Vorlage anpassen.
2. Auf der Newsletter-Seite die Vorlage auswählen.
3. Tags nach Bedarf setzen.
4. "Sofort senden" aktivieren – Datum und Uhrzeit werden automatisch deaktiviert.
5. Einen Titel eingeben und "Newsletter speichern" klicken.
6. Sofort den Aktivieren-Button klicken. Der Newsletter wird unverzüglich versendet.