Funktionen
Unter Funktionen finden Sie zusätzliche Werkzeuge, die Ihnen die tägliche Arbeit mit Octoserv erleichtern. Klicken Sie in der Seitennavigation auf Funktionen und wählen Sie das gewünschte Werkzeug aus.
Verfügbare Funktionen
| Funktion | Was sie macht | Mehr erfahren |
|---|---|---|
| Chat | Echtzeit-Chat mit Website-Besuchern (Verkaufs-Chat mit PLZ-basiertem Routing) und interner Direkt-Kommunikation zwischen Mitarbeitern. Besucher werden automatisch als Kontakte angelegt. | Zur Anleitung |
| Support | Ticket-System für Kundenanfragen per Chat-Widget oder E-Mail. Priorisierung, SLA-Farbwarnungen, interne Notizen, Zeiterfassung und Kundenbewertung nach Abschluss. | Zur Anleitung |
| Beratungskalender | Schnellzugriff auf die Online-Buchungsübersicht – zeigt gebuchte Termine des angemeldeten Mitarbeiters in einer eingebetteten Kalenderansicht. | Zur Anleitung |
| Veranstaltungen | Vollständige Buchungs- und Event-Verwaltung: Einzel- und Gruppenveranstaltungen, Mitarbeiter-Verfügbarkeiten, Dienstleistungskatalog, Veranstaltungsorte und Kundenstamm aus Buchungen. | Zur Anleitung |
| Angebote | Vollständiges Angebotswesen: Angebote erstellen, per E-Mail versenden, Kontakt akzeptiert online per Token-Link. Statusverlauf, automatische Erinnerungen, Produkt-Katalog und Branding-Vorlagen. | Zur Anleitung |
| Landingpages | KI-gestützter Landingpage-Builder: visueller Drag-and-Drop-Editor oder HTML-Import, Formular-Builder mit CRM-Feld-Zuordnung, lokales und Remote-Deployment. Voraussetzung: OctoPages-Modul aktiv. | Zur Anleitung |
| Rechnungen | Professionelle Rechnungsstellung mit Ampel-Indikatoren, Zahlungsverfolgung, Mahnwesen, wiederkehrenden Rechnungen, ZUGFeRD-konformen E-Rechnungen und PDF-Versand direkt per E-Mail. | Zur Anleitung |
| Buchhaltungs-Anbindung | Verbindet Octoserv mit Ihrem Buchhaltungsprogramm. Rechnungen, Kundenstammdaten und Zahlungsinformationen werden automatisch übertragen – ohne doppelte Datenpflege. Voraussetzung: Finanzen-Modul aktiv. | Zur Anleitung |
| Workflows | No-Code Workflow-Management: Erstellen Sie automatisierte Geschäftsprozesse mit einem visuellen Editor. Formulare für Dateneingabe, mehrstufige Freigabeprozesse, Instanz-Tracking und Audit-Log – alles ohne Programmierung. Voraussetzung: Workflow-Modul aktiv. | Zur Anleitung |
| Projekte | Professionelles Projektmanagement mit Kanban-Board, Aufgaben, Zeiterfassung, Team-Zuweisung, Checklisten und direkter Rechnungserstellung aus erfassten Stunden. | Zur Anleitung |
| Dokumente | Zentrales Dateimanagement: private Dokumente pro Mitarbeiter und globale Teamordner. Upload per Drag & Drop, Inline-Vorschau für PDF und Bilder, Volltextsuche. | Zur Anleitung |
| Videohub | Zentrale Videoverwaltung mit Analytics: YouTube, Vimeo und Direkt-Uploads. Aufrufzahlen, Abspieldauer und kontaktbezogene Analyse (wer hat wann wie lange geschaut). | Zur Anleitung |
| Formulareditor | Drag-and-Drop Formularbuilder mit Multi-Step-Support, direkter CRM-Feld-Zuordnung, Einbettcode für externe Websites sowie Einreichungs-Verwaltung und Conversion-Reports. | Zur Anleitung |
| Telefonie | Browser-Telefonie direkt aus Octoserv heraus. Anruf-Widget mit Notiz, Anrufstatus, Kontakt-Status und Folge-Aufgabe in einem Dialog. Zentrale Übersicht aller Anrufe mit Statistiken, Filter und Berechtigungen. | Zur Anleitung |
| Dubletten | Findet doppelte Kontakte in Ihrem System und hilft Ihnen, diese zusammenzuführen oder zu bereinigen. | Zur Anleitung |
| Spam-Prüfung | Hält Bot-Kontakte aus Ihrer Kontaktliste heraus – mit lernender Musterliste, sofortiger Prüfung beim Anlegen und Reaktivierungs-Funktion für falsch markierte Kontakte. | Zur Anleitung |
| Connector | Verbindet Octoserv mit anderen Programmen, um Daten auszutauschen. | Zur Anleitung |
| AI-Connector | Ermöglicht automatische Abläufe mit Hilfe von künstlicher Intelligenz. | Zur Anleitung |
| PLZ-Verteilung | Weist neue Kontakte automatisch dem richtigen Verkäufer zu – basierend auf der Postleitzahl. | Zur Anleitung |
| PLZ-Klassifizierung | Teilt Kontakte in Entfernungsklassen ein (A = nah, B = mittel, C = fern), damit Sie nahe Kontakte bevorzugt bearbeiten können. | Zur Anleitung |
| Import | Kontakte aus einer CSV-Datei (z.B. Excel-Export) in Octoserv einlesen. Ein Assistent führt Sie durch den Vorgang. | Zur Anleitung |
| Export | Kontaktdaten als CSV-Datei herunterladen – z.B. für Excel, ein anderes System oder als Sicherung. | Zur Anleitung |
| Ranking | Bewertet Ihre Kontakte automatisch mit Farben (grün = heißer Lead, rot = nicht kontaktieren). So sehen Sie auf einen Blick, wen Sie zuerst anrufen sollten. | Zur Anleitung |
| Tracking | Zeigt Ihnen, welche Kontakte Ihre externe Website besucht haben und was sie dort getan haben. | Zur Anleitung |
| RagChat (KI-Chat) | Ein KI-Chat für Ihre Website, der Besucherfragen zu Ihren Produkten oder Ihrem Unternehmen automatisch beantwortet. | Zur Anleitung |
| KI-Leadgenerierung | Findet potenzielle Kunden per KI-Suche, analysiert Firmenwebsites, bewertet Leads und importiert sie mit Ansprechpartnern nach Octoserv. Unterstützt auch CSV-Import und Webhook-Empfang von externen Tools. | Zur Anleitung |
| Security-Report | Zeigt monatlich, wie viele Angriffe auf Ihren Server abgewehrt wurden – blockierte Angreifer, an der Firewall gestoppte Zugriffe, aussortierte Spam-Mails. Als PDF herunterladbar. Belegt den Schutz Ihrer eigenen, dediziert für Sie betriebenen Umgebung. | Zur Anleitung |
| Kalender-Synchronisation | Synchronisiert den Octoserv-Kalender bidirektional mit Google Calendar, Microsoft Outlook und CalDAV-Servern. Jeder Mitarbeiter verbindet seinen eigenen Kalender. | Zur Anleitung |
Tipp: Falls eine Funktion bei Ihnen nicht angezeigt wird, ist das zugehörige Modul möglicherweise nicht aktiviert. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren Administrator.