Dokumente

In der Dokumentenverwaltung können Sie Dateien hochladen, ablegen und mit Ihrem Team teilen. Es gibt zwei Bereiche: „Meine Dokumente“ für Ihre persönlichen Dateien (nur für Sie sichtbar) und „Globale Ordner“ für gemeinsame Dateien (für alle Mitarbeiter sichtbar).

Persönliche Datei hochladen

1. Klicken Sie in der Sidebar auf „Dokumente“.
2. Im Bereich „Meine Dokumente“ sehen Sie den Upload-Bereich.
3. Ziehen Sie Dateien per Drag & Drop in den Upload-Bereich – oder klicken Sie darauf und wählen Sie Dateien aus.
4. Die Dateien werden sofort hochgeladen und in Ihrer Liste angezeigt.

Hinweis: Die maximale Dateigröße beträgt 25 MB pro Datei. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.

Datei ansehen oder herunterladen

Bei jeder Datei stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Ansehen: Öffnet die Datei direkt im Browser (funktioniert mit Bildern, PDFs, Videos und Audiodateien).
• Download: Lädt die Datei auf Ihren Computer herunter.
• Löschen: Entfernt die Datei (nach Bestätigung).

Globale Ordner verwenden

Globale Ordner sind für alle Mitarbeiter sichtbar – ideal für Vorlagen, Produktblätter oder AGB.

Ordnerinhalt anzeigen

Klicken Sie bei einem Ordner auf „Anzeigen“, um die enthaltenen Dateien zu sehen. Neben jedem Ordnernamen steht die Anzahl der Dateien.

Ordner anlegen (nur Administratoren)

1. Im Bereich „Globale Ordner“ auf „Ordner anlegen“ klicken.
2. Ordnernamen eingeben und auf „Anlegen“ klicken.

Datei in globalen Ordner hochladen (nur Administratoren)

1. Ordner öffnen („Anzeigen“ klicken).
2. „Datei auswählen“ klicken und die gewünschte Datei wählen.
3. „Datei hochladen“ klicken.

Dokumente suchen

1. Geben Sie im Suchfeld einen Begriff ein (Dateiname oder Dateityp).
2. Klicken Sie auf „Suche“ oder drücken Sie Enter.
3. Die Ergebnisse zeigen passende Dateien – egal ob persönlich oder global.

Tipps

• Legen Sie persönliche Dokumente wie individuelle Kundenangebote in „Meine Dokumente“ ab – dort sind sie nur für Sie sichtbar.
• Bitten Sie Ihren Administrator, häufig benötigte Vorlagen (z. B. Angebotsschreiben, Produktblätter) als globale Ordner bereitzustellen.
• Nutzen Sie „Ansehen“ statt „Download“, wenn Sie eine Datei nur kurz prüfen möchten – das spart Zeit.