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Dokumente

Der Bereich Dokumente ist das zentrale Dateimanagement in Octoserv. Hier können Sie Dateien sicher ablegen, im Team teilen und direkt im Browser öffnen – ganz ohne zusätzliche Software. Ob persönliche Arbeitsdateien oder teamweite Ressourcen: alles ist übersichtlich an einem Ort organisiert.

Wofür ist diese Funktion?

Der Dokumentenbereich bietet Ihnen ein zweispaltiges Dateimanagement: Auf der linken Seite verwalten Sie Ihre privaten Dokumente, die nur für Sie sichtbar sind. Auf der rechten Seite befinden sich Globale Ordner, auf die alle berechtigten Teammitglieder zugreifen können. Dateien lassen sich per Drag & Drop hochladen, in der Vorschau öffnen und direkt mit Aufgaben verknüpfen – so bleibt der Kontext zu Ihren Projekten stets erhalten.

Bereiche im Überblick

Bereich Sichtbarkeit Beschreibung
Meine Dokumente Nur für den eigenen Benutzer Privater Speicherbereich für persönliche Dateien und Entwurfsversionen, die nicht für das Team freigegeben sind.
Globale Ordner Alle berechtigten Teammitglieder Gemeinsame Ablage für das gesamte Team. Unterstützt Volltextsuche und Verknüpfung mit Aufgaben.

So verwenden Sie Dokumente

Datei hochladen

  1. Navigieren Sie zu Dokumente in der Hauptnavigation.
  2. Wählen Sie den gewünschten Bereich: Meine Dokumente (links) oder einen Globalen Ordner (rechts).
  3. Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop in den jeweiligen Bereich – oder klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen, um den Datei-Dialog zu öffnen.
  4. Die Datei erscheint nach dem Upload sofort in der Liste.
Hinweis: Das Standard-Upload-Limit beträgt 10 MB pro Datei. Je nach Konfiguration durch Ihren Administrator kann dieses Limit auf bis zu 25 MB erhöht werden.

Datei in der Vorschau öffnen

  1. Klicken Sie auf den Dateinamen oder das Vorschau-Symbol neben der gewünschten Datei.
  2. PDF-Dokumente, Bilder und Videos öffnen sich direkt als Inline-Vorschau im Browser – ohne Download.
  3. Zum Schließen der Vorschau klicken Sie auf Schließen oder drücken Sie die Taste Esc.
Hinweis: Die Inline-Vorschau steht für die Dateiformate PDF, gängige Bildformate (z. B. JPG, PNG, GIF) sowie verbreitete Videoformate zur Verfügung. Für alle anderen Dateitypen steht ausschließlich der Download-Button zur Verfügung.

Datei herunterladen

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die gewünschte Datei in der Liste.
  2. Klicken Sie auf den Download-Button, der pro Datei angezeigt wird.
  3. Die Datei wird in Ihr lokales Download-Verzeichnis gespeichert.

Volltextsuche in Globalen Ordnern

  1. Wechseln Sie in den Bereich Globale Ordner (rechte Spalte).
  2. Geben Sie Ihren Suchbegriff in das Suchfeld oberhalb der Dateiliste ein.
  3. Die Ergebnisse werden in Echtzeit gefiltert – es werden Dateinamen und, soweit verfügbar, Inhalte durchsucht.
Hinweis: Die Volltextsuche steht ausschließlich in den Globalen Ordnern zur Verfügung. In Meine Dokumente können Sie manuell durch Ihre Dateien blättern.

Datei mit einer Aufgabe verknüpfen

  1. Öffnen Sie die gewünschte Aufgabe im Aufgabenbereich von Octoserv.
  2. Klicken Sie in der Aufgabe auf Dokument verknüpfen oder das entsprechende Anhangs-Symbol.
  3. Wählen Sie die gewünschte Datei aus Meine Dokumente oder einem Globalen Ordner.
  4. Die Datei wird der Aufgabe zugeordnet und ist direkt aus dem Aufgaben-Kontext abrufbar.

Ordner erstellen

  1. Navigieren Sie zum gewünschten Bereich (Meine Dokumente oder Globale Ordner).
  2. Klicken Sie auf Neuer Ordner.
  3. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen und bestätigen Sie mit Erstellen.
Wichtig: Die Berechtigung zum Erstellen neuer Ordner sowie zum Löschen von Dateien wird separat über die Berechtigungsmatrix gesteuert. Falls diese Schaltflächen bei Ihnen nicht sichtbar sind, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Datei löschen

  1. Bewegen Sie den Mauszeiger über die zu löschende Datei.
  2. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (Papierkorb) neben der Datei.
  3. Bestätigen Sie den Löschvorgang in der Abfrage mit Bestätigen.
Wichtig: Gelöschte Dateien können nicht automatisch wiederhergestellt werden. Prüfen Sie vor dem Löschen, ob die Datei noch benötigt wird oder mit Aufgaben verknüpft ist.

Upload-Limits im Überblick

Einstellung Wert Konfigurierbar durch
Standard-Upload-Limit 10 MB pro Datei Administrator
Maximales Upload-Limit 25 MB pro Datei Administrator
Hinweis: Möchten Sie größere Dateien hochladen oder das Limit anpassen lassen, wenden Sie sich bitte an Ihren Octoserv-Administrator.

Unterstützte Dateiformate für die Vorschau

Voraussetzungen