Telefonie

Mit der Octoserv Telefonie telefonieren Sie direkt aus dem Browser heraus. Alle Gespräche werden automatisch getrackt, mit Status versehen und sind in einer zentralen Übersicht auswertbar.

Übersicht

Das Anruf-Widget integriert sich nahtlos in die Octoserv-Oberfläche. Während eines Gesprächs können Sie sofort Notizen machen, den Anrufstatus setzen, den Kontakt-Status ändern und eine Folge-Aufgabe erstellen.

Das Anruf-Widget unten rechts während eines aktiven Gesprächs aus der Kontaktliste heraus.

Voraussetzungen

• Browser: Chrome, Firefox oder Edge (aktuell). Safari funktioniert eingeschränkt.
• Headset: Ein USB- oder Bluetooth-Headset wird empfohlen (kein Pflicht, aber bessere Audioqualität).
• Mikrofon-Berechtigung: Der Browser fragt beim ersten Anruf nach Mikrofon-Zugriff. Bitte "Erlauben" klicken.
• Nebenstelle: Ihr Administrator muss Ihnen eine Nebenstelle zugewiesen haben.
• Tischtelefon (optional): Ist Ihre Nebenstelle mit der Telefonanlage verbunden, klingelt beim Klick auf eine Rufnummer Ihr Tischtelefon. Sie telefonieren dann wie gewohnt am Hörer, ohne Headset und ohne Mikrofon-Freigabe im Browser.

Anrufen

Aus der Kontaktansicht

1. Öffnen Sie einen Kontakt.
2. Neben der Telefonnummer sehen Sie ein grünes Telefon-Icon (Festnetz) oder Smartphone-Icon (Mobil).
3. Klicken Sie auf das Icon.
4. Der Browser fragt ggf. nach Mikrofon-Zugriff → "Erlauben".
5. Das Anruf-Widget erscheint unten rechts.

Aus der Kontaktliste

Auch in der Kontaktübersicht sehen Sie das Telefon-Icon direkt neben jeder Nummer. So können Sie anrufen ohne den Kontakt erst zu öffnen.

Während des Gesprächs

Während ein Anruf klingelt – mit Stumm-, Aufnahme- und Auflegen-Buttons.

Das Anruf-Widget zeigt:

• Kontaktname und Rufnummer
• Timer – zeigt die Gesprächsdauer (startet bei Gesprächsannahme)
• Stumm-Button – schaltet Ihr Mikrofon stumm/laut
• Aufnahme-Button – startet/stoppt die Gesprächsaufzeichnung (DSGVO beachten!)
• Auflegen-Button (rot) – beendet das Gespräch

Wichtig: Bereits während des Gesprächs können Sie die Felder im Widget ausfüllen:

• Notiz – Gesprächsnotiz mitschreiben
• Anrufstatus – z.B. "Rückruf vereinbart", "Interesse bekundet"
• Kontakt-Status – den Octoserv-Status des Kontakts ändern

Nach dem Gespräch

Nach dem Auflegen: Notiz, Anrufstatus (Pflicht), Kontakt-Status und optionale Folge-Aufgabe in einem Dialog.

Nach dem Auflegen:

1. Der Header wird orange und zeigt "Beendet (Dauer)".
2. Der Anrufstatus wird zum Pflichtfeld (roter Stern).
3. Optional: Aufgabe erstellen – Checkbox anklicken, Titel und Beschreibung eingeben.
4. "Text aus Notiz übernehmen" – kopiert die Gesprächsnotiz in die Aufgabenbeschreibung.
5. "Speichern & Schließen" – speichert alles und schließt das Widget.

Was beim Speichern passiert

• Anrufstatus wird beim Kontakt als Custom Field telefon_status gespeichert.
• Kontakt-Status wird (falls geändert) als status_octo aktualisiert.
• Notiz wird als Kontakt-Notiz angelegt.
• Aufgabe wird (falls aktiviert) mit Fälligkeitsdatum und Zuweisung erstellt.
• Journal-Eintrag "Anruf beendet" wird protokolliert.

Mit dem Tischtelefon telefonieren

Ist Ihre Nebenstelle mit der Telefonanlage verbunden, klicken Sie wie gewohnt auf das grüne Telefon-Symbol neben einer Rufnummer. Octoserv wählt dann über Ihr Tischtelefon:

1. Ihr Tischtelefon klingelt. Der Anruf-Dialog zeigt „Ihr Telefon klingelt – bitte abheben".
2. Sie heben ab und hören drei kurze, tiefe Töne. Daran erkennen Sie, dass der Anruf aus Octoserv kommt.
3. Sie hören das Freizeichen, Octoserv wählt jetzt Ihren Kontakt. Der Dialog zeigt „Wählt …".
4. Ihr Kontakt nimmt ab. Der Dialog zeigt „Im Gespräch", die Gesprächszeit läuft.
5. Sie legen auf. Der Dialog zeigt „Beendet" mit der Gesprächsdauer. Anrufstatus, Notiz und Aufgabe speichern Sie wie gewohnt.

Während des Telefonats bleibt der Dialog geöffnet. Sie können also schon beim Sprechen mitschreiben.

Sie können den Anruf auch mit dem roten Knopf im Dialog beenden. Heben Sie nicht ab oder nimmt Ihr Kontakt nicht ab, zeigt der Dialog „Nicht zustande gekommen". Der Anruf erscheint trotzdem in der Anrufliste.

Schließen Sie den Dialog oder wechseln Sie die Seite, während Sie noch telefonieren, trägt Octoserv Ende und Dauer des Gesprächs trotzdem in die Anrufliste ein.

Das funktioniert unabhängig davon, wo Sie sitzen und wie Ihr Rechner verbunden ist, also auch über WLAN und im Homeoffice. Es klingelt immer das Tischtelefon Ihrer Nebenstelle.

Die Knöpfe Stumm und Aufnahme fehlen dabei im Dialog. Stummschalten Sie am Telefon.

Wer ruft an? – Eingehende Anrufe

Klingelt Ihr Anschluss, öffnet Octoserv denselben Anruf-Dialog wie beim Herauswählen. Sie sehen sofort, wer anruft, und können direkt mitschreiben.

Anrufer ist bekannt

Der Kontakt wird mit Namen angezeigt und ist verlinkt – ein Klick öffnet die Kontaktakte in einem neuen Tab. Notiz, Anrufstatus und Aufgabe funktionieren wie gewohnt.

Anrufer ist unbekannt

Ist die Rufnummer keinem Kontakt zugeordnet, erscheint im selben Dialog ein Bereich, um den Kontakt sofort anzulegen – ohne den Anruf zu verlassen.

• Vorname und Nachname sind erforderlich.
• Status und Quelle sind Pflicht. Ihr Administrator kann beides vorbelegen, sodass Sie es meist nur bestätigen müssen.
• Statuslevel erscheint nur, wenn es in Ihrem System eingerichtet ist. Es zeigt jeweils nur die Einträge, die zum gewählten Status passen.
• Ohne E-Mail-Adresse: Setzen Sie das Häkchen „Kontakt ohne E-Mail-Adresse erstellen". Octoserv vergibt dann automatisch eine Ersatzadresse – genau wie beim normalen Anlegen eines Kontakts.

Beim Speichern wird der Kontakt angelegt, und Notiz sowie Aufgabe hängen direkt daran.

Wenn Sie am Tischtelefon abheben

Der Dialog bleibt geöffnet und zeigt „Läuft am Telefon – Notiz möglich". Sie können also weiterschreiben, während Sie sprechen, und am Ende ganz normal speichern.

Anruf verwerfen

Möchten Sie nichts festhalten, schließen Sie den Dialog über das × oben rechts. Haben Sie bereits etwas eingetragen, wird vorher nachgefragt.

Ist die Telefonie bereit?

Unten links, neben der Versionsnummer, zeigt ein kleiner Punkt den Zustand Ihrer Telefonie-Verbindung:

Bricht die Verbindung ab – etwa bei kurzer Netzstörung oder wenn der Rechner aus dem Ruhezustand kommt – verbindet sich Octoserv von allein neu. Sie müssen die Seite nicht neu laden.

Bleibt die Anzeige rot, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Solange sie rot ist, erreichen Sie eingehende Anrufe nicht.

Telefonie-Übersicht

Die Telefonie-Übersicht unter Funktionen → Telefonie mit Statistiken, Disposition-Verteilung und Anruf-Liste.

Unter Funktionen → Telefonie finden Sie:

• Statistiken: Anrufe gesamt, heute, durchschnittliche Dauer, Aufnahmen.
• Disposition-Balken: Verteilung der Anrufstatus der letzten 30 Tage.
• Filter: Nach Mitarbeiter, Status, Richtung und Zeitraum filtern.
• Anruf-Tabelle: Alle Gespräche mit Datum, Kontakt, Nummer, Dauer, Status und Aufnahme-Player.

Berechtigungen

Standardmäßig sieht jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Anrufe in der Telefonie-Übersicht. Das ist die sichere Standardeinstellung.

Für Teamleitungen, Vorgesetzte und Geschäftsführer kann der Administrator die Berechtigung "Alle Anrufe" aktivieren. Diese Personen sehen dann:

• Alle Anrufe aller Mitarbeiter in der Übersicht
• Einen zusätzlichen Filter "Mitarbeiter" um nach einzelnen Personen zu filtern
• Eine zusätzliche Spalte "Mitarbeiter" in der Tabelle
• Statistiken über das gesamte Team

Berechtigung setzen: Octoserv Admin → Einstellungen → Benutzer → Spalte "Alle Anrufe" anhaken.

Einstellungen (nur Administratoren)

Unter Einstellungen → Telefonie:

• Telefonanschluss: Zugangsdaten Ihres Telefonanbieters (Benutzername, Passwort, Registrar, ausgehende Rufnummer).
• Telefonserver: Serveradresse und Domain der Telefonie.
• Mitarbeiter-Extensions: Jedem Mitarbeiter eine SIP-Extension zuweisen.
• Telefonanlage je Nebenstelle: Verbindet die Nebenstelle mit Ihrer vorhandenen Telefonanlage. Damit sehen Sie eingehende Anrufer und wählen per Klick über das Tischtelefon (siehe unten).
• Systemprüfung: Zeigt als Ampel, ob alle Teile der Telefonie einsatzbereit sind. Sie läuft beim Öffnen der Seite automatisch. Steht oben „Alle Systeme betriebsbereit“, ist alles in Ordnung; andernfalls zeigt jede Zeile einzeln, woran es liegt.
• Anrufstatus & Bewertung: Dispositionen anlegen, Farbe setzen und den Score-Faktor für das Octo Ranking festlegen.

Tischtelefon per Klick einrichten

Gilt für die Betriebsart Vorhandene Telefonanlage. Am Tischtelefon und am Router ist nichts einzustellen.

1. Beim Telefonanbieter für die Nebenstelle des Mitarbeiters ein zusätzliches Endgerät anlegen und die Rufverteilung auf „alle Endgeräte" stellen. Notieren Sie Registrar, Benutzername und Passwort dieses Endgeräts.
2. In Octoserv unter Einstellungen → Telefonie bei der Extension des Mitarbeiters Einstellungen ▾ öffnen und die Durchwahl eintragen: seine vollständige Rufnummer mit Vorwahl, z. B. 04012345611. Unter dieser Nummer lässt Octoserv das Tischtelefon klingeln, und Angerufene sehen sie als Absender.
3. Im selben Bereich unter Telefonanlage Registrar, Benutzer und Passwort des zusätzlichen Endgeräts eintragen und speichern. Die Meldung muss „Telefonanlage: verbunden" und „Wählen per Klick über das Tischtelefon: bereit" enthalten.
4. Der Mitarbeiter lädt Octoserv neu und ruft testweise seine eigene Handynummer an.

Anrufstatus & Bewertung (Score-Faktor)

Jeder Anrufstatus (Disposition) hat einen Score-Faktor zwischen 0 und 100. Dieser Wert bestimmt, wieviele Punkte ein Kontakt nach einem Anruf in das Octo Ranking einbringt:

• 0 – keine Punkte (z. B. Kein Interesse)
• 50 – mittlere Bewertung (Standard)
• 100 – volle Punktzahl (z. B. Abschluss)

Standardmäßige Werte (können pro Status frei angepasst werden):

Konfiguration: Einstellungen → Telefonie → Anrufstatus & Bewertung. Die Karte ist nur sichtbar, wenn das Telefonie-Modul aktiv ist. Schieberegler pro Status legt den Score-Faktor fest.

Sobald ein Anruf mit Disposition gespeichert wird, berechnet das Octo Ranking den Score für den Kontakt automatisch neu – ohne Zeitverzögerung.