Telefonie

Mit der Octoserv Telefonie telefonieren Sie direkt aus dem Browser heraus. Alle Gespräche werden automatisch getrackt, mit Status versehen und sind in einer zentralen Übersicht auswertbar.

Übersicht

Das Anruf-Widget integriert sich nahtlos in die Octoserv-Oberfläche. Während eines Gesprächs können Sie sofort Notizen machen, den Anrufstatus setzen, den Kontakt-Status ändern und eine Folge-Aufgabe erstellen.

Das Anruf-Widget unten rechts während eines aktiven Gesprächs aus der Kontaktliste heraus.

Voraussetzungen

• Browser: Chrome, Firefox oder Edge (aktuell). Safari funktioniert eingeschränkt.
• Headset: Ein USB- oder Bluetooth-Headset wird empfohlen (kein Pflicht, aber bessere Audioqualität).
• Mikrofon-Berechtigung: Der Browser fragt beim ersten Anruf nach Mikrofon-Zugriff. Bitte "Erlauben" klicken.
• SIP-Extension: Ihr Administrator muss Ihnen eine Telefonie-Extension zugewiesen haben.

Anrufen

Aus der Kontaktansicht

1. Öffnen Sie einen Kontakt.
2. Neben der Telefonnummer sehen Sie ein grünes Telefon-Icon (Festnetz) oder Smartphone-Icon (Mobil).
3. Klicken Sie auf das Icon.
4. Der Browser fragt ggf. nach Mikrofon-Zugriff → "Erlauben".
5. Das Anruf-Widget erscheint unten rechts.

Aus der Kontaktliste

Auch in der Kontaktübersicht sehen Sie das Telefon-Icon direkt neben jeder Nummer. So können Sie anrufen ohne den Kontakt erst zu öffnen.

Während des Gesprächs

Während ein Anruf klingelt – mit Stumm-, Aufnahme- und Auflegen-Buttons.

Das Anruf-Widget zeigt:

• Kontaktname und Rufnummer
• Timer – zeigt die Gesprächsdauer (startet bei Gesprächsannahme)
• Stumm-Button – schaltet Ihr Mikrofon stumm/laut
• Aufnahme-Button – startet/stoppt die Gesprächsaufzeichnung (DSGVO beachten!)
• Auflegen-Button (rot) – beendet das Gespräch

Wichtig: Bereits während des Gesprächs können Sie die Felder im Widget ausfüllen:

• Notiz – Gesprächsnotiz mitschreiben
• Anrufstatus – z.B. "Rückruf vereinbart", "Interesse bekundet"
• Kontakt-Status – den Octoserv-Status des Kontakts ändern

Nach dem Gespräch

Nach dem Auflegen: Notiz, Anrufstatus (Pflicht), Kontakt-Status und optionale Folge-Aufgabe in einem Dialog.

Nach dem Auflegen:

1. Der Header wird orange und zeigt "Beendet (Dauer)".
2. Der Anrufstatus wird zum Pflichtfeld (roter Stern).
3. Optional: Aufgabe erstellen – Checkbox anklicken, Titel und Beschreibung eingeben.
4. "Text aus Notiz übernehmen" – kopiert die Gesprächsnotiz in die Aufgabenbeschreibung.
5. "Speichern & Schließen" – speichert alles und schließt das Widget.

Was beim Speichern passiert

• Anrufstatus wird beim Kontakt als Custom Field telefon_status gespeichert.
• Kontakt-Status wird (falls geändert) als status_octo aktualisiert.
• Notiz wird als Kontakt-Notiz angelegt.
• Aufgabe wird (falls aktiviert) mit Fälligkeitsdatum und Zuweisung erstellt.
• Journal-Eintrag "Anruf beendet" wird protokolliert.

Telefonie-Übersicht

Die Telefonie-Übersicht unter Funktionen → Telefonie mit Statistiken, Disposition-Verteilung und Anruf-Liste.

Unter Funktionen → Telefonie finden Sie:

• Statistiken: Anrufe gesamt, heute, durchschnittliche Dauer, Aufnahmen.
• Disposition-Balken: Verteilung der Anrufstatus der letzten 30 Tage.
• Filter: Nach Mitarbeiter, Status, Richtung und Zeitraum filtern.
• Anruf-Tabelle: Alle Gespräche mit Datum, Kontakt, Nummer, Dauer, Status und Aufnahme-Player.

Berechtigungen

Standardmäßig sieht jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Anrufe in der Telefonie-Übersicht. Das ist die sichere Standardeinstellung.

Für Teamleitungen, Vorgesetzte und Geschäftsführer kann der Administrator die Berechtigung "Alle Anrufe" aktivieren. Diese Personen sehen dann:

• Alle Anrufe aller Mitarbeiter in der Übersicht
• Einen zusätzlichen Filter "Mitarbeiter" um nach einzelnen Personen zu filtern
• Eine zusätzliche Spalte "Mitarbeiter" in der Tabelle
• Statistiken über das gesamte Team

Berechtigung setzen: Octoserv Admin → Einstellungen → Benutzer → Spalte "Alle Anrufe" anhaken.

Einstellungen (nur Administratoren)

Unter Einstellungen → Telefonie:

• SIP-Trunk: Easybell Zugangsdaten (Benutzername, Passwort, Registrar, ausgehende Rufnummer).
• FreeSWITCH Server: WSS-URL und SIP-Domain.
• Mitarbeiter-Extensions: Jedem Mitarbeiter eine SIP-Extension zuweisen.
• Trunk-Status prüfen: Zeigt ob der SIP-Trunk bei Easybell registriert ist.
• Anrufstatus & Bewertung: Dispositionen anlegen, Farbe setzen und den Score-Faktor für das Octo Ranking festlegen.

Anrufstatus & Bewertung (Score-Faktor)

Jeder Anrufstatus (Disposition) hat einen Score-Faktor zwischen 0 und 100. Dieser Wert bestimmt, wieviele Punkte ein Kontakt nach einem Anruf in das Octo Ranking einbringt:

• 0 – keine Punkte (z. B. Kein Interesse)
• 50 – mittlere Bewertung (Standard)
• 100 – volle Punktzahl (z. B. Abschluss)

Standardmäßige Werte (können pro Status frei angepasst werden):

Konfiguration: Einstellungen → Telefonie → Anrufstatus & Bewertung. Die Karte ist nur sichtbar, wenn das Telefonie-Modul aktiv ist. Schieberegler pro Status legt den Score-Faktor fest.

Sobald ein Anruf mit Disposition gespeichert wird, berechnet das Octo Ranking den Score für den Kontakt automatisch neu – ohne Zeitverzögerung.