Flow-Editor
Der Flow-Editor ist das zentrale Werkzeug zum Erstellen und Bearbeiten von Automatisierungs-Flows in Octoserv. Er bietet eine visuelle Oberfläche, auf der Sie Steps per Drag & Drop anordnen und miteinander verknüpfen können. Ein Flow besteht aus Triggern, Aktionen und Logik-Bausteinen, die zusammen einen automatisierten Ablauf bilden.
Aufbau des Editors
Der Flow-Editor besteht aus folgenden Bereichen:
| Bereich | Beschreibung |
|---|---|
| Header | Flow-Name (klickbar zum Umbenennen), Status-Badge (Aktiv/Inaktiv), Speichern-Button |
| Toolbar | Rückgängig/Wiederholen, + Step hinzufügen, Flow starten |
| Canvas | Der Arbeitsbereich mit Punktraster-Hintergrund – hier sehen und bearbeiten Sie Ihren Flow |
| Zoom-Steuerung | Einpassen, Zurücksetzen (100%), Vergrößern/Verkleinern |
Navigation im Canvas
| Aktion | Bedienung |
|---|---|
| Ansicht verschieben | Maustaste gedrückt halten und ziehen |
| Zoomen | Plus/Minus-Buttons oder Mausrad |
| Gesamten Flow einpassen | Klick auf das Einpassen-Symbol (&x26F6;) – zeigt den gesamten Flow optimal im Bildschirm |
| Zoom zurücksetzen | Klick auf „100%“ – setzt die Ansicht auf Originalgröße |
Beim Öffnen eines Flows wird die Ansicht automatisch so angepasst, dass der gesamte Flow sichtbar ist.
Steps hinzufügen
Es gibt zwei Wege, einen neuen Step einzufügen:
- + Step-Button in der Toolbar: Öffnet den Step-Katalog als Seitenleiste. Wählen Sie eine Kategorie (Trigger, Aktionen, Logik) und klicken Sie auf den gewünschten Step.
- + Button zwischen Steps: Zwischen zwei bestehenden Steps erscheint ein +-Symbol. Klicken Sie darauf, um an dieser Stelle einen neuen Step einzufügen.
Step konfigurieren
Klicken Sie auf einen Step im Canvas, um sein Einstellungs-Panel zu öffnen. Je nach Step-Typ stehen unterschiedliche Optionen zur Verfügung. Änderungen werden gespeichert, wenn Sie auf „Speichern“ klicken.
Zusätzliche Aktionen für jeden Step:
- Duplizieren: Erstellt eine Kopie des Steps mit allen Einstellungen
- Löschen: Entfernt den Step aus dem Flow
- Verschieben: Ziehen Sie den Step an eine neue Position
Step-Katalog – Übersicht
Octoserv bietet drei Kategorien von Steps, die sich farblich unterscheiden:
- ● Trigger (Orange) – Starten einen Flow, wenn ein Ereignis eintritt
- ● Aktionen (Blau) – Führen eine Operation für den Kontakt aus
- ● Logik (Hellblau) – Steuern den Ablauf des Flows
Trigger
Trigger starten einen Flow, wenn ein bestimmtes Ereignis für einen Kontakt eintritt. Jeder Flow beginnt mit mindestens einem Trigger.
Formulare
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Formular | Wird ausgelöst, wenn ein Formular abgesendet wird. Sie können Formulare mit dem integrierten Formular-Builder erstellen und per Shortcode auf Ihrer Website einbinden. |
| Formular ausgefüllt | Wird ausgelöst, wenn ein benutzerdefiniertes HTML-Formular abgesendet wird. |
| Octoform Builder | Erstellt Formulare speziell für Landingpages und externe Seiten. |
Aktivität
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Link geklickt | Wird ausgelöst, wenn ein Kontakt einen getrackten Link in einer E-Mail oder auf einer Seite anklickt. |
| Seite besucht | Wird ausgelöst, wenn ein Kontakt eine bestimmte Seite Ihrer Website besucht. |
| Video-Formular | Wird ausgelöst, wenn ein Kontakt ein in einem Video eingebettetes Formular ausfüllt. |
| Video-Fortschritt | Wird ausgelöst, wenn ein Kontakt ein Video bis zu einem bestimmten Prozentsatz angesehen hat. |
CRM
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Tag zugewiesen | Wird ausgelöst, wenn einem Kontakt ein bestimmtes Tag zugewiesen wird. |
| Tag entfernt | Wird ausgelöst, wenn ein Tag von einem Kontakt entfernt wird. |
| Opt-in bestätigt | Wird ausgelöst, wenn ein Kontakt seine E-Mail-Adresse bestätigt (Double Opt-in). |
| Opt-in-Status geändert | Wird ausgelöst, wenn sich der Opt-in-Status eines Kontakts ändert (z. B. von „bestätigt“ zu „abgemeldet“). |
| Aufgabe erledigt | Wird ausgelöst, wenn eine dem Kontakt zugeordnete Aufgabe als erledigt markiert wird. |
| Geburtstag | Wird täglich am Geburtstag des Kontakts ausgelöst. Ideal für automatische Glückwünsche. |
| Feld geändert | Wird ausgelöst, wenn ein bestimmtes Kontaktfeld geändert wird. |
| Berater geändert | Wird ausgelöst, wenn dem Kontakt ein anderer Berater zugewiesen wird. |
Pipeline
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Auftrag verschoben | Wird ausgelöst, wenn ein Auftrag in der Pipeline in eine andere Phase verschoben wird. |
| Deal-Status geändert | Wird ausgelöst, wenn sich der Status eines Deals ändert (z. B. offen → gewonnen). |
| Vertrag unterzeichnet | Wird ausgelöst, wenn ein Vertrag digital unterzeichnet wird. |
Entwickler
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Plugin-API-Trigger | Ermöglicht es, Kontakte über ein benutzerdefiniertes Skript in den Flow zu bewegen. |
| Webhook-Empfänger | Wartet auf eingehende Anfragen von externen Systemen (Webhooks). Gibt eine URL aus, die das externe System aufrufen kann. |
| Aktivität | Wird ausgelöst, wenn eine bestimmte benutzerdefinierte Aktivität für den Kontakt erfasst wird. |
Aktionen
Aktionen führen eine bestimmte Operation für den Kontakt aus, der sich im Flow befindet.
Kommunikation
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| E-Mail senden | Sendet eine E-Mail an den Kontakt. Sie wählen eine E-Mail-Vorlage aus, die auf der E-Mail-Seite erstellt wurde. |
| Admin-Benachrichtigung | Sendet eine interne Benachrichtigung an einen oder mehrere Benutzer (z. B. den zuständigen Berater). |
CRM
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Tag zuweisen | Weist dem Kontakt ein oder mehrere Tags zu. |
| Tag entfernen | Entfernt ein oder mehrere Tags vom Kontakt. |
| Notiz hinzufügen | Fügt dem Kontakt eine Notiz hinzu, die in der Kontakthistorie sichtbar wird. |
| Aufgabe erstellen | Erstellt eine neue Aufgabe und weist sie einem Benutzer zu. |
| Berater zuweisen | Weist dem Kontakt einen bestimmten Benutzer als Berater zu. |
| Felder bearbeiten | Bearbeitet die Felder des Kontakts direkt (z. B. Status setzen, benutzerdefinierte Felder füllen). |
| Neue Aktivität | Erfasst eine benutzerdefinierte Aktivität für den Kontakt. |
| Opt-In Status | Ändert den Opt-In Status des Kontakts (z. B. bestätigt, abgemeldet). |
| Status ändern | Ändert Status, Quelle und Statuslevel des Kontakts. |
| PLZ Berater | Weist dem Kontakt basierend auf seiner Postleitzahl automatisch den zuständigen Berater zu. |
| Ranking berechnen | Berechnet den Ranking-Score des Kontakts und setzt die Ampelfarbe (grün/gelb/rot). |
| PLZ Klasse | Klassifiziert den Kontakt nach Entfernung zum nächsten Standort (A/B/C-Gebiet). |
| Dublettenprüfung | Prüft den Kontakt auf mögliche Dubletten in der Datenbank. |
| Spam-Prüfung | Prüft den Kontakt gegen die Spam-Datenbank und markiert verdächtige Einträge. |
| Feldwert übertragen | Überträgt einen Feldwert von einem Quellfeld in ein Zielfeld. |
| Termin erstellen | Erstellt einen Termin aus eingehenden Webhook-Daten. |
Pipeline
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Auftrag erstellen | Erstellt einen neuen Auftrag in der Pipeline für den Kontakt. |
| Auftrag verschieben | Verschiebt einen bestehenden Auftrag des Kontakts in eine andere Phase. |
| Deal erstellen | Erstellt einen neuen Deal in der Octoserv-Pipeline. |
| Deal verschieben | Verschiebt einen bestehenden Deal in eine neue Phase. |
Verzögerung
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Verzögerung | Pausiert den Flow für eine bestimmte Zeitdauer (z. B. 2 Tage, 4 Stunden). |
| Datum-Timer | Pausiert den Flow bis zu einem bestimmten Datum und einer Uhrzeit. |
| Feld-Timer | Pausiert den Flow basierend auf einem Datumsfeld des Kontakts (z. B. „3 Tage vor Vertragslaufzeitende“). |
| Erweiterter Timer | Bietet flexible Zeitverzögerungen mit erweiterter Syntax (z. B. „nächster Werktag um 9:00“). |
Entwickler
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Webhook | Sendet einen HTTP-Request an eine externe Software (z. B. Benachrichtigung an ein externes System). |
| Plugin-Aktion | Ruft ein benutzerdefiniertes Skript innerhalb des Flows auf. |
Flow-Steuerung
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Schleife | Springt zu einem vorherigen Step zurück, um eine Aktion zu wiederholen. |
| Überspringen | Springt zu einem nachfolgenden Step, um dazwischenliegende Steps zu überspringen. |
Logik
Logik-Steps steuern den Ablauf eines Flows. Sie ermöglichen Verzweigungen, Bedingungen und Schleifen.
Verzweigung
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Ja/Nein | Prüft eine Bedingung. Kontakte, die die Bedingung erfüllen, gehen in den Ja-Zweig; alle anderen in den Nein-Zweig. |
| Mehrfach-Verzweigung | Erstellt mehrere Zweige, jeder mit eigenen Bedingungen. Ideal für komplexe Entscheidungsbäume. |
| Split-Test (A/B) | Verteilt Kontakte prozentual auf verschiedene Zweige, um zu testen, welche Variante besser funktioniert. |
| Zufallsverteilung | Verteilt Kontakte zufällig auf verschiedene Zweige mit konfigurierbarer Gewichtung. |
Steuerung
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Schleife | Springt zu einem vorherigen Step zurück, um Aktionen zu wiederholen. |
| Überspringen | Springt zu einem nachfolgenden Step und überspringt dazwischenliegende Steps. |
| Stop | Beendet den Flow für den aktuellen Kontakt. Der Kontakt wird nicht weitergeleitet. |
Spezial
| Step | Beschreibung |
|---|---|
| Intelligente Datumsfolge | Enthält mehrere Timer. Kontakte springen automatisch zum Timer, dessen Datum dem aktuellen Zeitpunkt am nächsten liegt. Ideal für saisonale Kampagnen. |
Verzweigungen (Branches)
Verzweigungen ermöglichen es, den Flow in mehrere Pfade aufzuteilen. Jeder Zweig kann eine eigene Folge von Steps enthalten.
So funktionieren Verzweigungen:
- Fügen Sie einen Verzweigungs-Step ein (Ja/Nein, Mehrfach-Verzweigung, Split-Test oder Zufallsverteilung)
- Konfigurieren Sie die Bedingungen oder Verteilung für jeden Zweig
- Fügen Sie in jedem Zweig die gewünschten Steps hinzu
Im Canvas werden die Zweige als farbig markierte Kreise dargestellt (A, B, C, ...). Jeder Zweig zeigt seine eigene Step-Kette.
Flow aktivieren und deaktivieren
Ein Flow kann zwei Zustände haben:
- Inaktiv: Der Flow läuft nicht. Sie können ihn frei bearbeiten. Neue Kontakte werden nicht verarbeitet.
- Aktiv: Der Flow läuft. Trigger reagieren auf Ereignisse und leiten Kontakte durch den Flow.
Um einen Flow zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf den Status-Badge im Header des Editors.
Flow manuell starten
Mit dem Play-Button in der Toolbar können Sie einen Flow manuell für ausgewählte Kontakte starten. Das ist nützlich, um:
- Bestehende Kontakte nachträglich durch einen Flow zu schicken
- Einen Flow zu testen, bevor er aktiviert wird
- Einmalige Aktionen für eine Gruppe von Kontakten auszuführen
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Willkommens-Flow
Ein neuer Kontakt füllt ein Formular aus und erhält automatisch eine Willkommens-Sequenz:
- Trigger: Formular → Kontakt füllt das Anmeldeformular aus
- Aktion: Tag zuweisen → „Neukontakt“
- Aktion: E-Mail senden → Willkommens-E-Mail
- Aktion: Verzögerung → 2 Tage warten
- Aktion: E-Mail senden → Follow-up mit weiterführenden Informationen
Beispiel 2: Lead-Qualifizierung
Neue Kontakte werden automatisch bewertet und dem richtigen Berater zugewiesen:
- Trigger: Tag zugewiesen → „Neuer Lead“
- Aktion: Ranking berechnen → Score ermitteln
- Aktion: PLZ Klasse → Entfernung zum Standort bestimmen
- Logik: Ja/Nein → Score > 50?
- Ja: PLZ Berater → Berater automatisch zuweisen
- Nein: Tag zuweisen → „Nachfassen“
Beispiel 3: Termin-Nachfassung
Nach einem Termin wird automatisch nachgefasst:
- Trigger: Aufgabe erledigt → Terminbericht erstellt
- Aktion: Verzögerung → 1 Tag warten
- Aktion: E-Mail senden → Danke-E-Mail mit Zusammenfassung
- Aktion: Verzögerung → 3 Tage warten
- Logik: Ja/Nein → Tag „Angebot angenommen“ vorhanden?
- Ja: Flow beenden
- Nein: Admin-Benachrichtigung → Berater erinnern