Connector (CRM-Schnittstelle)

Der Connector ist die zentrale Schnittstelle, um Octoserv mit einem externen CRM-System zu verbinden. Er übernimmt die Datensynchronisation, Feld-Zuordnung und den automatisierten Datenaustausch zwischen beiden Systemen.

Die Funktion ist erreichbar über Funktionen > Connector in der Seitennavigation.

Connector-Ansicht mit CRM API Einstellungen — Die Connector-Ansicht mit Tabs für Einstellungen, Feld-Zuordnung und Synchronisation

Funktionen im Überblick

Der Connector ist in 9 Tabs gegliedert:

Tab	Beschreibung
Einstellungen	CRM-API-Endpoint und Token konfigurieren, Webhook-Authentifizierung einrichten, Verbindung testen
Feld-Zuordnung	CRM-Felder den Octoserv-Kontaktfeldern zuordnen
Felder synchronisieren	Feld-Synchronisation manuell auslösen
User-Mapping	CRM-Benutzer den Octoserv-Benutzern zuordnen
Note Sync	Notizen zwischen beiden Systemen synchronisieren
Task Sync	Aufgaben zwischen beiden Systemen synchronisieren
Lead Sync	Leads zwischen beiden Systemen synchronisieren
Attachment Sync	Dateianhänge zwischen beiden Systemen synchronisieren
Status/Quelle Mapping	Status- und Quellenwerte zwischen den Systemen zuordnen

Einrichtung

Öffnen Sie Funktionen > Connector.
Im Tab Einstellungen tragen Sie den API-Endpoint Ihres CRM-Systems ein.
Geben Sie den API-Token ein, den Sie im CRM-System generiert haben.
Klicken Sie auf Verbindung testen, um die Erreichbarkeit zu prüfen.
Bei erfolgreicher Verbindung klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Optional können Sie unter „Webhook-Authentifizierung“ einen Shared Secret hinterlegen, damit eingehende Webhooks vom CRM validiert werden.

Feld-Zuordnung konfigurieren

Wechseln Sie zum Tab Feld-Zuordnung.
Sie sehen eine Liste aller verfügbaren CRM-Felder auf der linken Seite und die Octoserv-Kontaktfelder auf der rechten Seite.
Ordnen Sie jedem CRM-Feld das passende Octoserv-Feld zu (z.B. „company“ → „Firma“).
Felder, die nicht zugeordnet werden sollen, lassen Sie leer.
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Nach dem Speichern der Feld-Zuordnung sollten Sie im Tab Felder synchronisieren einmalig eine Synchronisation auslösen, damit die Zuordnung wirksam wird.

Synchronisation starten

Die Synchronisation kann für verschiedene Datenbereiche einzeln ausgelöst werden:

Wechseln Sie zum gewünschten Sync-Tab (z.B. Lead Sync, Note Sync).
Klicken Sie auf Synchronisation starten.
Der Fortschritt wird angezeigt. Je nach Datenmenge kann der Vorgang einige Minuten dauern.
Nach Abschluss sehen Sie eine Zusammenfassung mit der Anzahl synchronisierter Datensätze.

Hinweis: Während der Synchronisation werden bestehende Datensätze aktualisiert und neue angelegt. Bereits vorhandene Daten werden nicht gelöscht.

Häufige Fragen

Frage	Antwort
Was passiert, wenn die Verbindung zum CRM unterbrochen wird?	Laufende Synchronisationen werden abgebrochen. Bereits synchronisierte Daten bleiben erhalten. Starten Sie die Synchronisation erneut, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
Werden Daten in beide Richtungen synchronisiert?	Ja, der Connector unterstützt bidirektionale Synchronisation. Änderungen in Octoserv werden an das CRM übertragen und umgekehrt.
Kann ich einzelne Datenbereiche getrennt synchronisieren?	Ja. Jeder Bereich (Leads, Notizen, Aufgaben, Anhänge) hat einen eigenen Tab mit separater Synchronisation.
Wo finde ich den API-Token für mein CRM?	Den API-Token generieren Sie in den Einstellungen Ihres CRM-Systems. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren CRM-Administrator.