Lizenzen

Der Lizenzmanager ist ein Octoserv-Modul zur zentralen Verwaltung Ihrer Software-Lizenzen, API-Keys und Zugangsdaten. Statt Lizenzschlüssel in Tabellen, E-Mails oder Notizen zu verstreuen, erfassen und pflegen Sie alle Lizenzen an einem Ort – inklusive Kostenübersicht, Ablaufdaten und Statusanzeige. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Lizenzen aktiv sind, wann Verlängerungen anstehen und welche Kosten anfallen.

Zugang

Sie erreichen den Lizenzmanager über die Hauptnavigation unter Funktionen › Lizenzen. Der Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn Ihnen die entsprechende Berechtigung zugewiesen wurde (siehe Abschnitt Berechtigungen).

Übersicht und Statistik

Nach dem Öffnen des Lizenzmanagers sehen Sie zwei Bereiche: die Statistikkarten am oberen Rand und darunter die Lizenztabelle.

Statistikkarten

Die vier Statistikkarten geben Ihnen auf einen Blick einen Überblick über den Stand Ihrer Lizenzen:

Karte	Bedeutung
Gesamt	Die Gesamtzahl aller erfassten Lizenzen, unabhängig vom Status.
Aktiv	Lizenzen mit dem Status „Aktiv“ – diese sind derzeit gültig und in Verwendung.
Abgelaufen	Lizenzen, deren Gültigkeit abgelaufen ist. Hier kann eine Verlängerung oder Erneuerung erforderlich sein.
Gekündigt	Lizenzen, die bewusst gekündigt wurden und nicht mehr verlängert werden.

Lizenztabelle

Die Tabelle zeigt alle erfassten Lizenzen mit folgenden Spalten:

Bezeichnung: Der Name der Lizenz oder des Dienstes.
Lizenzcode: Der zugehörige Lizenzschlüssel oder API-Key (klickbar zum Kopieren).
Kategorie: Eine frei vergebbare Kategorie zur Gruppierung (z. B. „Hosting“, „E-Mail“, „Sicherheit“).
Kosten: Die Lizenzkosten in Euro, ergänzt um das Zahlungsintervall (Einmalig, Monatlich oder Jährlich).
Ablaufdatum: Das Datum, an dem die Lizenz abläuft. Lizenzen ohne Ablaufdatum werden als unbefristet angezeigt.
Status: Der aktuelle Status der Lizenz (Aktiv, Abgelaufen oder Gekündigt).
Anbieter: Der Name des Anbieters oder Herstellers.
Aktionen: Schaltflächen zum Bearbeiten (Stift-Symbol) und Löschen (Papierkorb-Symbol).

Lizenzen suchen und filtern

Bei einer größeren Anzahl von Lizenzen helfen Ihnen die Filter- und Suchfunktionen, schnell die gewünschte Lizenz zu finden.

Freitext-Suche

Geben Sie im Suchfeld oberhalb der Tabelle einen beliebigen Begriff ein. Die Tabelle wird in Echtzeit gefiltert und zeigt nur noch Lizenzen an, deren Bezeichnung, Lizenzcode, Kategorie oder Anbieter den Suchbegriff enthalten.

Kategorie-Filter

Über den Kategorie-Filter können Sie die Anzeige auf eine bestimmte Kategorie einschränken. Das Dropdown-Menü listet alle Kategorien auf, die in Ihren vorhandenen Lizenzen vergeben wurden. Wählen Sie eine Kategorie aus, um nur die zugehörigen Lizenzen anzuzeigen.

Status-Filter

Mit dem Status-Filter grenzen Sie die Ansicht auf einen bestimmten Status ein:

Alle: Zeigt sämtliche Lizenzen an (Standardeinstellung).
Aktiv: Zeigt nur gültige, aktive Lizenzen.
Abgelaufen: Zeigt nur Lizenzen, deren Gültigkeit abgelaufen ist.
Gekündigt: Zeigt nur gekündigte Lizenzen.

Hinweis: Alle drei Filter (Suche, Kategorie, Status) lassen sich kombinieren. Wenn Sie beispielsweise im Kategorie-Filter „Hosting“ und im Status-Filter „Aktiv“ wählen, werden nur aktive Hosting-Lizenzen angezeigt.

Sortierung

Klicken Sie auf einen Spaltenkopf, um die Tabelle nach dieser Spalte zu sortieren. Ein erneuter Klick auf denselben Spaltenkopf kehrt die Sortierrichtung um. Sortierbar sind die Spalten Bezeichnung, Kategorie, Kosten, Ablaufdatum und Status.

Lizenz hinzufügen

Um eine neue Lizenz zu erfassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Lizenz hinzufügen oben rechts über der Tabelle. Es öffnet sich ein Modal-Dialog mit folgenden Feldern:

Feld	Pflicht	Beschreibung
Bezeichnung	Ja	Ein aussagekräftiger Name für die Lizenz (z. B. „SSL-Zertifikat Hauptdomain“ oder „E-Mail-Gateway“).
Lizenzcode	Nein	Der Lizenzschlüssel, API-Key oder Zugangscode. Kann später per Klick kopiert werden.
Kategorie	Nein	Eine frei wählbare Kategorie zur Gruppierung. Das Feld bietet Autocomplete – bereits verwendete Kategorien werden als Vorschläge angezeigt, Sie können aber auch eine neue Kategorie eingeben.
Status	Nein	Der aktuelle Status: Aktiv, Abgelaufen oder Gekündigt. Standardmäßig wird „Aktiv“ vorausgewählt.
Kaufdatum	Nein	Das Datum, an dem die Lizenz erworben wurde.
Ablaufdatum	Nein	Das Datum, an dem die Lizenz abläuft. Lassen Sie das Feld leer, wenn die Lizenz unbefristet gültig ist.
Kosten	Nein	Die Lizenzkosten in Euro (z. B. `49,90`).
Intervall	Nein	Das Zahlungsintervall: Einmalig, Monatlich oder Jährlich.
Anbieter	Nein	Der Name des Anbieters oder Herstellers.
Anbieter-URL	Nein	Die Webadresse des Anbieters (z. B. die Login-Seite zum Kundenbereich).
Notizen	Nein	Ein Freitextfeld für ergänzende Informationen (z. B. Vertragsnummern, Ansprechpartner oder besondere Konditionen).

Klicken Sie auf Speichern, um die Lizenz anzulegen. Die neue Lizenz erscheint sofort in der Tabelle. Mit Abbrechen oder dem Schließen-Symbol (X) verwerfen Sie die Eingabe.

Modal-Dialog zum Bearbeiten einer Lizenz — Lizenz bearbeiten: Alle Felder im Modal-Dialog

Tipp: Nutzen Sie Kategorien konsequent, um Ihre Lizenzen später schnell filtern zu können. Beispiele für sinnvolle Kategorien: „Hosting“, „Sicherheit“, „E-Mail“, „Monitoring“, „Entwicklung“.

Lizenz bearbeiten

Um eine vorhandene Lizenz zu bearbeiten, klicken Sie in der Aktionsspalte der Tabelle auf das Stift-Symbol neben der gewünschten Lizenz. Es öffnet sich das gleiche Modal wie beim Hinzufügen – alle Felder sind mit den gespeicherten Werten vorbefüllt.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Zeile der zu bearbeitenden Lizenz.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Hinweis: Änderungen werden sofort wirksam. Die Tabelle und die Statistikkarten aktualisieren sich automatisch nach dem Speichern.

Lizenz löschen

Um eine Lizenz zu löschen, klicken Sie in der Aktionsspalte der Tabelle auf das Papierkorb-Symbol neben der gewünschten Lizenz.

Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Zeile der zu löschenden Lizenz.
Es erscheint ein Bestätigungsdialog. Lesen Sie den Hinweis sorgfältig.
Bestätigen Sie das Löschen, um die Lizenz endgültig zu entfernen.

Wichtig: Das Löschen einer Lizenz kann nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie eine Lizenz nur als nicht mehr aktiv kennzeichnen möchten, ändern Sie stattdessen ihren Status auf „Gekündigt“ oder „Abgelaufen“.

Lizenzcode kopieren

Es gibt zwei Wege, einen Lizenzcode schnell in die Zwischenablage zu kopieren:

In der Tabelle

Klicken Sie in der Lizenztabelle direkt auf den angezeigten Lizenzcode. Der Code wird automatisch in Ihre Zwischenablage kopiert und eine kurze Bestätigungsmeldung erscheint.

Öffnen Sie eine Lizenz zur Bearbeitung und klicken Sie auf das Lizenzcode-Feld. Auch hier wird der Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopiert.

Tipp: Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie einen API-Key oder Lizenzschlüssel schnell in ein anderes System übertragen möchten, ohne ihn manuell markieren und kopieren zu müssen.

CSV-Export

Sie können alle erfassten Lizenzen als CSV-Datei exportieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche CSV-Export oberhalb der Tabelle. Die erzeugte Datei enthält sämtliche Lizenzen mit allen Feldern und kann in Tabellenkalkulationsprogrammen geöffnet oder weiterverarbeitet werden.

Hinweis: Der Export berücksichtigt immer alle Lizenzen, unabhängig von aktiven Filtern oder Suchbegriffen.

Berechtigungen

Der Zugriff auf den Lizenzmanager ist berechtigungsgesteuert. Der Menüpunkt Funktionen › Lizenzen ist nur für Benutzer sichtbar, denen die Berechtigung „Lizenzen“ zugewiesen wurde.

Die Berechtigung wird vom Firmen-Administrator in der Benutzerverwaltung vergeben. Administratoren haben standardmäßig Zugriff auf alle Funktionen, einschließlich des Lizenzmanagers.

So weisen Sie die Berechtigung zu:

Navigieren Sie zur Benutzerverwaltung.
Öffnen Sie den gewünschten Benutzer.
Aktivieren Sie in den Berechtigungen den Punkt Lizenzen.
Speichern Sie die Änderungen.

Hinweis: Wenn der Menüpunkt „Lizenzen“ bei Ihnen nicht sichtbar ist, wenden Sie sich an Ihren Firmen-Administrator, damit er Ihnen die entsprechende Berechtigung zuweist.