Kalender-Synchronisation

Synchronisieren Sie Ihren Octoserv-Kalender mit Google Calendar, Microsoft Outlook oder Nextcloud/CalDAV. Termine werden automatisch in beide Richtungen abgeglichen – so haben Sie immer den aktuellen Stand, egal welches System Sie nutzen.

Unterstützte Kalender

Einrichtung der globalen Verbindung

Bevor Mitarbeiter ihre Kalender verbinden können, muss die Anbindung an Google und/oder Microsoft einmalig eingerichtet werden. Das erledigt ein Administrator an zwei Stellen:

• Einstellungen › Kalender-Sync: Zeitzone und die Google-Zugangsdaten.
• Einstellungen › Administrator › Reiter „MS OAuth“: die Microsoft-Zugangsdaten (gemeinsam für Kalender-Sync und E-Mail-Versand über Microsoft 365).

Für CalDAV ist keine zentrale Einrichtung nötig.

Zeitzone einstellen

Stellen Sie als erstes die korrekte Zeitzone ein. Öffnen Sie dazu Einstellungen → Kalender-Sync und wählen Sie im Dropdown Ihren Standort aus (z. B. „Deutschland (Berlin)“). Damit werden alle Termine mit der richtigen Uhrzeit synchronisiert – einschließlich automatischer Sommer-/Winterzeit-Umstellung.

Google Calendar einrichten

1. Google Cloud Console öffnen: Rufen Sie https://console.cloud.google.com auf und melden Sie sich mit dem Google-Konto Ihrer Organisation an.
2. Neues Projekt erstellen: Klicken Sie oben auf die Projektauswahl und dann auf „Neues Projekt“. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Firmenname Octoserv“.
3. Google Calendar API aktivieren: Navigieren Sie zu APIs und Dienste › Bibliothek. Suchen Sie nach „Google Calendar API“ und klicken Sie auf „Aktivieren“.
4. OAuth-Zustimmungsbildschirm konfigurieren: Gehen Sie zu APIs und Dienste › OAuth-Zustimmungsbildschirm.
   • Nutzertyp: Extern
   • App-Name: z. B. „Firmenname Octoserv“
   • Support-E-Mail: E-Mail-Adresse des Administrators
   • Autorisierte Domains: Die Domain Ihrer Octoserv-Installation
5. Berechtigungen hinzufügen: Fügen Sie den Bereich https://www.googleapis.com/auth/calendar hinzu.
6. Anmeldedaten erstellen: Navigieren Sie zu APIs und Dienste › Anmeldedaten und klicken Sie auf „+ Anmeldedaten erstellen“ › „OAuth-Client-ID“.
   • Anwendungstyp: Webanwendung
   • Autorisierte Weiterleitungs-URIs: Tragen Sie die Redirect-URI ein, die in Octoserv unter Einstellungen › Kalender-Sync angezeigt wird.
7. Client-ID und Client-Secret kopieren: Nach dem Erstellen werden Client-ID und Client-Secret angezeigt. Kopieren Sie beide Werte.
8. In Octoserv eintragen: Öffnen Sie Einstellungen › Kalender-Sync, setzen Sie den Haken „Google Calendar Sync aktivieren“, tragen Sie Client-ID und Client-Secret ein und klicken Sie auf „Speichern“. Die Redirect-URI für Schritt 6 steht direkt darunter.

Wichtiger Hinweis: Bis Google die App verifiziert hat, sehen Benutzer beim Verbinden die Warnung „App nicht verifiziert“. Um während der Testphase fortzufahren, klicken Sie auf „Erweitert“ und dann auf „Weiter zu [App-Name]“.

Microsoft Outlook einrichten

1. Azure Portal öffnen: Rufen Sie https://portal.azure.com auf und melden Sie sich mit dem Administrator-Konto Ihrer Organisation an.
2. App-Registrierungen suchen: Geben Sie in der Suchleiste oben „App-Registrierungen“ ein und öffnen Sie den Dienst.
3. Neue Registrierung anlegen: Klicken Sie auf „+ Neue Registrierung“.
4. Name vergeben: z. B. „Firmenname Octoserv“
5. Unterstützte Kontotypen wählen: Wählen Sie „Konten in einem beliebigen Organisationsverzeichnis und persönliche Microsoft-Konten“.
   WICHTIG: Diese Einstellung ist zwingend erforderlich, damit die Anmeldung korrekt funktioniert.
6. Umleitungs-URI eintragen:
   • Plattform: Web
   • URI: Die Redirect-URL, die in Octoserv unter Einstellungen › Kalender-Sync angezeigt wird.

   WICHTIG: Die Redirect-URI darf keine Fragezeichen oder Parameter enthalten! Azure lehnt URLs mit Query-Strings ab.

7. Registrieren klicken.
8. Manifest prüfen: Navigieren Sie zum Punkt „Manifest“ und stellen Sie sicher, dass "accessTokenAcceptedVersion" auf 2 steht (nicht null). Falls der Wert null ist, ändern Sie ihn auf 2 und speichern Sie.
9. Geheimen Client-Schlüssel erstellen: Gehen Sie zu Zertifikate & Geheimnisse › Neuer geheimer Clientschlüssel. Vergeben Sie eine Beschreibung und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
   WICHTIG: Kopieren Sie den Wert sofort – er wird nur einmal angezeigt und ist danach nicht mehr abrufbar!
10. API-Berechtigungen hinzufügen: Navigieren Sie zu API-Berechtigungen › Berechtigung hinzufügen › Microsoft Graph › Delegierte Berechtigungen und fügen Sie folgende Berechtigungen hinzu:
    • Calendars.ReadWrite
    • offline_access
11. In Octoserv eintragen: Öffnen Sie Einstellungen › Administrator, Reiter MS OAuth. Tragen Sie die Client-ID (Application ID) und das Client Secret ein und klicken Sie auf „Credentials speichern“. Dort steht auch die Setup-Anleitung mit den Redirect-URIs, die in der Azure-App eingetragen sein müssen. Die Zugangsdaten gelten für Kalender-Sync und E-Mail-Versand über Microsoft 365 gemeinsam.

CalDAV (Nextcloud, ownCloud, etc.)

Für CalDAV-Verbindungen ist keine Administrator-Einrichtung erforderlich. Jeder Mitarbeiter gibt seine eigene CalDAV-Server-URL, seinen Benutzernamen und sein Passwort direkt in Octoserv ein.

Persönlichen Kalender verbinden (für Mitarbeiter)

Nachdem die globale Anbindung eingerichtet wurde (Google/Outlook), kann jeder Mitarbeiter seinen persönlichen Kalender verbinden – entweder über Einstellungen › Usersync oder direkt im Kalender über das Zahnrad-Symbol.

Google Calendar verbinden

1. Öffnen Sie den Bereich Termine.
2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Kalender konfigurieren).
3. Klicken Sie auf „Mit Google Calendar verbinden“.
4. Wählen Sie Ihr Google-Konto aus und erlauben Sie den Zugriff.
5. Sie kommen automatisch zurück. Ihr Hauptkalender ist bereits eingetragen – über „Kalender ändern“ können Sie einen anderen wählen.
6. Stellen Sie bei Bedarf die Richtung um (Bidirektional ist voreingestellt).

Microsoft Outlook verbinden

1. Öffnen Sie den Bereich Termine.
2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Kalender konfigurieren).
3. Klicken Sie auf „Mit Outlook verbinden“.
4. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und erlauben Sie den Zugriff.
5. Ihr Standardkalender wird automatisch eingetragen – über „Kalender ändern“ können Sie einen anderen wählen.
6. Stellen Sie bei Bedarf die Richtung um (Bidirektional ist voreingestellt).

CalDAV / Nextcloud verbinden

1. Öffnen Sie den Bereich Termine und klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol.
2. Im Bereich „CalDAV verbinden“:
   • CalDAV-URL eingeben (z. B. https://cloud.meinefirma.de/remote.php/dav)
   • Benutzername eingeben
   • Passwort eingeben (oder App-Passwort, falls Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiv ist)
3. Klicken Sie auf „Verbinden“.
4. Gibt es nur einen Kalender, wird er direkt übernommen. Bei mehreren wählen Sie den gewünschten Kalender aus der Liste.
5. Wählen Sie die Richtung.

Sync-Modi erklärt

Farbkodierung

Häufige Fragen