Rechnungen

Das Rechnungsmodul ermöglicht die vollständige Verwaltung Ihrer Ausgangsrechnungen direkt in Octoserv – von der Erstellung über den Versand bis zur Zahlungserfassung. Alle Rechnungen sind GoBD-konform und werden nach der Finalisierung unveränderlich gespeichert. Optional können Rechnungen als ZUGFeRD-konforme E-Rechnung (PDF/A-3b mit eingebettetem XML) ausgegeben werden.

Die Rechnungsübersicht

Unter Rechnungen in der Navigation sehen Sie alle Ihre Rechnungen in einer Tabelle. Die Übersicht zeigt auf einen Blick, welche Rechnungen versendet, bezahlt, überfällig oder gemahnt wurden.

Spalten der Tabelle

Ampel-Indikatoren

Die Indikator-Spalte zeigt auf einen Blick den Status jeder Rechnung:

Filter und Suche

Über die Filterleiste können Sie die Liste einschränken:

• Status: Alle, Entwurf, Finalisiert, Versendet, Überfällig, Teilbezahlt, Bezahlt, Storniert
• Suche: Freitext über Rechnungsnummer, Firmenname oder Ansprechpartner
• Datum von/bis: Einschränkung auf einen Rechnungszeitraum
• Nur wiederkehrend: Zeigt ausschließlich automatisch wiederholende Rechnungen
• Archivierte anzeigen: Archivierte Rechnungen einblenden

Status-Workflow

Jede Rechnung durchläuft einen definierten Lebenszyklus:

Neue Rechnung erstellen

Klicken Sie auf + Neue Rechnung in der oberen rechten Ecke. Sie gelangen direkt in den Rechnungs-Editor.

Empfänger auswählen

Geben Sie im Suchfeld den Firmennamen oder Kontaktnamen ein. Octoserv zeigt passende Einträge aus Ihrer Kundendatenbank an. Nach der Auswahl einer Firma können Sie den Ansprechpartner für diese Rechnung festlegen und weitere CC-Empfänger hinzufügen.

Rechnungsdaten

• Rechnungsdatum: Datum der Rechnungsstellung (Standard: heute)
• Fälligkeitsdatum: Wird automatisch aus den konfigurierten Zahlungszielen berechnet
• Leistungszeitraum: Von/bis-Datum oder Freitext (erscheint auf der Rechnung)
• Zahlungsbedingungen: Freitext, z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen netto"
• Währung: Standard EUR, konfigurierbar

Positionen hinzufügen

Positionen können direkt aus dem Produktkatalog gesucht oder manuell erfasst werden:

1. Klicken Sie auf + Position oder geben Sie einen Produktnamen in das Suchfeld ein
2. Passen Sie Menge, Einzelpreis und Steuersatz an
3. Positionen lassen sich per Drag & Drop umsortieren
4. Netto-, MwSt.- und Bruttosumme werden live berechnet

Wiederkehrende Rechnung einrichten

Aktivieren Sie die Option Wiederkehrend, um eine automatisch wiederholende Rechnung zu erstellen (z. B. für monatliche Servicepauschalen). Wählen Sie Intervall (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich), optionalen Tag im Monat und eine maximale Anzahl Zyklen.

Finalisieren und Versenden

Rechnung finalisieren

Sobald die Rechnung vollständig ist, klicken Sie auf Finalisieren. Octoserv vergibt die nächste Rechnungsnummer gemäß Ihrem konfigurierten Format (z. B. RE-2026-054) und sperrt die Inhalte GoBD-konform. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Rechnung per E-Mail versenden

Klicken Sie auf Versenden. Das System generiert automatisch ein PDF und verschickt es an den Empfänger. Sie können den E-Mail-Text vor dem Versand anpassen. Über das Öffnungs-Tracking sehen Sie, wann der Empfänger das PDF zum ersten Mal aufgerufen hat.

Zahlungen erfassen

In der Detailansicht einer Rechnung können Sie Zahlungseingänge manuell erfassen:

1. Öffnen Sie die Rechnung über das Augen-Icon oder einen Klick auf die Rechnungsnummer
2. Scrollen Sie zum Abschnitt Zahlungen
3. Tragen Sie Betrag, Datum, Zahlungsart (Überweisung, SEPA, Bar, PayPal, Kreditkarte) und optional eine Referenz ein
4. Klicken Sie auf Zahlung speichern

Octoserv berechnet automatisch den Restbetrag und aktualisiert den Status auf Teilbezahlt oder Bezahlt.

Mahnwesen

Das Mahnsystem läuft dreistufig. Die Verzögerungen zwischen den Stufen konfigurieren Sie unter Rechnungen → Einstellungen.

Mahnungen können automatisch per Cron-Job versendet werden oder manuell über den Button Mahnung senden in der Detailansicht ausgelöst werden. Jede Mahnstufe verwendet ein eigenes E-Mail-Template.

Stornorechnung erstellen

Um eine bereits finalisierte Rechnung zu stornieren, öffnen Sie die Detailansicht und klicken auf Stornieren. Octoserv erstellt automatisch eine Stornorechnung mit negierten Beträgen, die sofort finalisiert wird. Die ursprüngliche Rechnung erhält den Status Storniert und beide Rechnungen sind miteinander verknüpft.

Wiederkehrende Rechnungen

Unter Rechnungen → Wiederkehrend finden Sie eine Übersicht aller automatisch wiederholenden Rechnungen mit dem jeweiligen nächsten Ausführungsdatum, dem aktuellen Zyklusstand und dem monatlichen Gesamtvolumen.

Jeden Morgen prüft Octoserv automatisch, welche wiederkehrenden Rechnungen fällig sind, und erstellt eine Kopie der Vorlage. Je nach Einstellung wird diese Kopie sofort finalisiert und versendet oder verbleibt zunächst als Entwurf zur manuellen Freigabe.

E-Mail-Vorlagen

Unter Rechnungen → Vorlagen verwalten Sie die E-Mail-Templates für Rechnungsversand und alle drei Mahnstufen. Jede Vorlage besteht aus:

• Betreff: Betreffzeile der E-Mail
• Text: HTML-Inhalt mit Platzhaltern wie {{invoice_number}}, {{contact_name}}, {{due_date}}, {{gross_total}}
• Typ: Erstversand, Mahnung 1–3, Erneut versenden
• Sprache: Separate Vorlagen für Deutsch, Englisch etc. möglich

Einstellungen

Unter Rechnungen → Einstellungen konfigurieren Sie alle grundlegenden Parameter:

Firmendaten

Tragen Sie Ihre vollständigen Firmendaten ein (Name, Adresse, USt-IdNr., Steuernummer, Bankverbindung). Diese Daten erscheinen auf jeder Rechnung und werden für die ZUGFeRD-Ausgabe benötigt.

Nummernformat

Definieren Sie das Rechnungsnummernformat mit Präfix, laufender Nummer und optionalem Suffix. Ein jährlicher Reset der Nummerierung ist konfigurierbar (z. B. RE-2026-001, RE-2026-002, …).

Zahlungsziele & Mahnfristen

Legen Sie das Standard-Zahlungsziel in Tagen fest sowie die Verzögerung zwischen den drei Mahnstufen.

ZUGFeRD

Aktivieren Sie die ZUGFeRD-Ausgabe für E-Rechnungen. Das PDF enthält dann ein eingebettetes XML nach dem ZUGFeRD-Standard (EN 16931), das von Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden kann.

PDF-Ausgabe

Jede finalisierte Rechnung kann als PDF heruntergeladen werden. Das PDF-Layout wird aus den konfigurierten Firmendaten und dem gewählten Branding generiert und enthält:

• Ihr Firmenlogo und -adresse
• Empfängeradresse im DIN-5008-Adressfenster
• Alle Positionen mit Einzelpreisen, Steuersätzen und Zeilensummen
• Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer nach Steuersätzen
• Zahlungsdetails (IBAN, BIC, Bankname)
• Leistungszeitraum und Zahlungsbedingungen
• Optional: ZUGFeRD XML eingebettet (PDF/A-3b)