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PLZ Verteilung

Die PLZ-Verteilung weist eingehenden Kontakten automatisch den regional zuständigen Berater zu – basierend auf der im Kontaktprofil hinterlegten Postleitzahl und dem Land. Dadurch entfällt die manuelle Zuweisung von Leads vollständig. Die Funktion lässt sich direkt in Automatisierungs-Funnels einbinden und sorgt so für eine lückenlose, regelbasierte Verteilung.

Wofür ist diese Funktion

Sobald ein neuer Kontakt im System erfasst wird, prüft Octoserv automatisch die hinterlegte Postleitzahl und das Land. Anhand der konfigurierten Regeln wird der Kontakt dem passenden Berater zugewiesen. Sind für einen PLZ-Bereich mehrere Berater hinterlegt, verteilt Octoserv die Zuweisung gleichmäßig im Round-Robin-Verfahren – also abwechselnd der Reihe nach. Auf diese Weise wird eine faire Lastverteilung im Vertriebsteam sichergestellt.

Unterseiten & Bereiche

Bereich Beschreibung
Verkäufer Liste aller Berater, die für die automatische Zuweisung verfügbar sind. Hier werden neue Berater angelegt sowie bestehende aktiviert oder deaktiviert.
PLZ-Zuordnungen Regeln, die bestimmte Postleitzahl-Bereiche (2–5-stellig) einem oder mehreren Beratern zuordnen. Bei mehreren Beratern pro PLZ greift das Round-Robin-Verfahren.
Länder-Regeln Zusätzliche übergreifende Regeln für bestimmte Länder (z. B. Österreich, Schweiz), unabhängig von einzelnen Postleitzahlen.
Testfunktion Eingabemaske zum sofortigen Prüfen, welchem Berater eine bestimmte PLZ-/Land-Kombination zugewiesen wird – ohne echten Kontakt anlegen zu müssen.
CSV-Import Massenimport von PLZ-Zuordnungsregeln über eine strukturierte CSV-Datei.
Einstellungen Verwaltung des Round-Robin-Zählers sowie weiterer globaler Optionen der PLZ-Verteilung.

So verwenden Sie die PLZ Verteilung

Schritt 1 – Berater anlegen

  1. Öffnen Sie den Bereich PLZ Verteilung › Verkäufer.
  2. Klicken Sie auf Neuen Verkäufer hinzufügen.
  3. Wählen Sie den gewünschten Octoserv-Benutzer aus der Liste.
  4. Stellen Sie den Status auf Aktiv, damit der Berater bei Zuweisungen berücksichtigt wird.
  5. Speichern Sie die Eingabe.
Hinweis: Deaktivierte Berater werden bei keiner automatischen Zuweisung mehr berücksichtigt – bestehende Zuordnungsregeln bleiben jedoch erhalten und werden beim Reaktivieren sofort wieder genutzt.

Schritt 2 – PLZ-Zuordnung erstellen

  1. Wechseln Sie zu PLZ Verteilung › PLZ-Zuordnungen.
  2. Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen.
  3. Geben Sie den PLZ-Bereich ein (2 bis 5 Stellen möglich, z. B. 80 für alle Münchner Postleitzahlen oder 80331 für eine exakte PLZ).
  4. Wählen Sie das zugehörige Land.
  5. Weisen Sie einen oder mehrere aktive Berater zu.
  6. Speichern Sie die Regel.
Hinweis: Octoserv prüft die Regeln von der spezifischsten (5-stellig) zur allgemeinsten (2-stellig). Die erste passende Regel wird angewendet. Legen Sie daher engere Regeln zusätzlich zu breiteren an, wenn für einzelne PLZ abweichende Berater zuständig sind.

Schritt 3 – Länder-Regeln konfigurieren (optional)

  1. Wechseln Sie zu PLZ Verteilung › Länder-Regeln.
  2. Klicken Sie auf Neue Länder-Regel hinzufügen.
  3. Wählen Sie das Land (z. B. AT für Österreich oder CH für die Schweiz).
  4. Weisen Sie den oder die zuständigen Berater zu.
  5. Speichern Sie die Regel.
Hinweis: Länder-Regeln greifen als Rückfallregel, wenn keine passende PLZ-Zuordnung gefunden wird. Sie können damit z. B. alle Kontakte aus Österreich einem bestimmten Berater zuordnen, ohne jede österreichische PLZ einzeln einzutragen.

Schritt 4 – Zuweisung testen

  1. Öffnen Sie PLZ Verteilung › Testfunktion.
  2. Geben Sie eine Postleitzahl und ein Land ein.
  3. Klicken Sie auf Testen.
  4. Octoserv zeigt Ihnen sofort an, welchem Berater ein Kontakt mit diesen Daten zugewiesen würde.
Hinweis: Die Testfunktion verändert keine echten Daten und beeinflusst den Round-Robin-Zähler nicht. Sie dient ausschließlich zur Überprüfung Ihrer Regelkonfiguration.

Massenimport per CSV

Für die erstmalige Einrichtung oder bei größeren Änderungen können Sie PLZ-Zuordnungsregeln per CSV-Datei importieren.

  1. Wechseln Sie zu PLZ Verteilung › CSV-Import.
  2. Laden Sie die Vorlage herunter und füllen Sie diese mit Ihren Regeln.
  3. Laden Sie die ausgefüllte CSV-Datei hoch.
  4. Prüfen Sie die Vorschau der importierten Regeln.
  5. Bestätigen Sie den Import mit Jetzt importieren.
Wichtig: Beim Import werden bestehende Regeln für die enthaltenen PLZ-Bereiche überschrieben. Sichern Sie Ihre bestehende Konfiguration vorher, indem Sie die aktuellen Regeln als CSV exportieren.

Round-Robin-Verteilung

Sind für einen PLZ-Bereich mehrere Berater hinterlegt, verteilt Octoserv die Zuweisungen automatisch im Round-Robin-Verfahren: Der erste eingehende Kontakt geht an Berater 1, der zweite an Berater 2 und so weiter. Nach dem letzten Berater beginnt die Reihenfolge von vorne.

Round-Robin-Zähler zurücksetzen

  1. Öffnen Sie PLZ Verteilung › Einstellungen.
  2. Klicken Sie auf Round-Robin-Zähler zurücksetzen.
  3. Bestätigen Sie die Abfrage.
Wichtig: Das Zurücksetzen des Zählers startet die Reihenfolge von Berater 1 neu. Der nächste eingehende Kontakt wird also wieder dem ersten Berater in der Liste zugewiesen, unabhängig davon, wer zuletzt dran war.

Einsatz in Automatisierungs-Funnels

Die PLZ-Verteilung ist als eigenständiger Schritt in Automatisierungs-Funnels einbindbar. Fügen Sie den Schritt PLZ Verteilung ausführen an der gewünschten Stelle in Ihrem Funnel ein. Octoserv wertet dann zum Zeitpunkt der Ausführung die PLZ und das Land des Kontakts aus und führt die Zuweisung automatisch durch.

Hinweis: Platzieren Sie den Schritt „PLZ Verteilung ausführen“ idealerweise direkt nach dem Schritt, in dem PLZ und Land des Kontakts erstmals erfasst oder aktualisiert werden – so ist sichergestellt, dass die Felder beim Ausführen bereits befüllt sind.

Voraussetzungen

Wichtig: Kontakte, bei denen PLZ oder Land fehlen, werden nicht automatisch zugewiesen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Erfassungsformulare beide Felder als Pflichtfelder enthalten, damit die PLZ-Verteilung zuverlässig funktioniert.