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KI-Leadgenerierung

Wofür ist diese Funktion

Die KI-Leadgenerierung hilft Ihnen, neue potenzielle Kunden zu finden. Sie geben eine Branche und ein Gebiet ein – die KI sucht passende Unternehmen, analysiert deren Webseiten und schreibt sogar individuelle E-Mail-Texte für die Erstansprache.

Sie finden die Funktion unter Funktionen > Leadgen.

Leadgen-Dialog mit den 4 Tabs
Leadgen-Dialog mit den 4 Tabs

Die 4 Schritte im Überblick

SchrittTabWas passiert
1SucheSie geben Branche und Gebiet ein, die KI sucht Unternehmen
2VorauswahlSie prüfen die Ergebnisse und wählen passende Leads aus
3BewertungDie KI analysiert die Webseiten und bewertet jeden Lead
4ÜbernahmeSie importieren die Leads in Octoserv und erstellen einen E-Mail-Entwurf

Schritt 1: Suche starten

  1. Öffnen Sie Funktionen > Leadgen.
  2. Geben Sie eine Branche ein (z.B. „Sanitär“, „Steuerberater“).
  3. Wählen Sie ein Suchgebiet:
    • Ort: z.B. „München“
    • PLZ: z.B. „80331“
    • PLZ-Bereich: z.B. „80000“ bis „85000“
    • Bundesland: z.B. „Bayern“
  4. Klicken Sie auf Suche starten.

Unter dem Suchformular sehen Sie den Status Ihrer Suchaufträge. Ein abgeschlossener Auftrag zeigt die Anzahl gefundener Leads an.

Gut zu wissen:

Daten löschen: Am unteren Rand des Suche-Tabs können Sie die Lead-Daten zurücksetzen. Bereits in Octoserv importierte Kontakte bleiben davon unberührt.

CSV-Daten importieren

Neben der KI-Suche können Sie Leads auch aus externen Tools importieren (z.B. LeadScrape, eigene Listen).

  1. Aktivieren Sie den Schalter „CSV importieren“ oben rechts im Suchformular.
  2. Wählen Sie den CSV-Typ:
    • Firmen (mit Kontakten): CSV mit Firmendaten und optionalen Ansprechpartnern
    • Nur Kontakte: Zusätzliche Ansprechpartner für bereits vorhandene Firmen
  3. Geben Sie Branche und Suchgebiet ein (für die Gruppierung in der Übersicht).
  4. Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Auswählen.
  5. Klicken Sie auf „Daten importieren“.
  6. Im Feldmapping-Dialog ordnen Sie die CSV-Spalten den Leadgen-Feldern zu. Das LeadScrape-Format wird automatisch erkannt.
  7. Klicken Sie auf „Importieren“.

Gut zu wissen:

Webhook: Automatischer Datenempfang

Externe Tools wie LeadScrape können Leads automatisch per Webhook an Octoserv senden.

  1. Scrollen Sie auf der Leadgen-Seite zum Bereich „Webhook-Endpunkte“.
  2. Klicken Sie auf „API-Key generieren“ (einmalig).
  3. Kopieren Sie die Firmen-Webhook-URL und tragen Sie sie in Ihrem externen Tool ein.
  4. Für zusätzliche Kontakte nutzen Sie die Kontakte-Webhook-URL.

Optionale URL-Parameter: Fügen Sie &title=Photovoltaik Hamburg&industry=Solar&city=Hamburg hinzu, damit der Suchauftrag in der Übersicht einen aussagekräftigen Titel erhält.

Wichtig: Der API-Key schützt Ihre Webhooks vor unbefugtem Zugriff. Geben Sie ihn nicht weiter und generieren Sie bei Bedarf einen neuen.

Schritt 2: Leads prüfen und auswählen

Im Tab Vorauswahl sehen Sie alle gefundenen Unternehmen mit Firma, Ort, Ansprechpartner, E-Mail und Telefon.

Schritt 3: KI-Bewertung

  1. Klicken Sie im Tab Vorauswahl auf Bewertung starten.
  2. Die KI analysiert die Webseiten aller aktiven Leads (dies kann einige Minuten dauern).
  3. Wechseln Sie zum Tab Bewertung, um die Ergebnisse zu sehen.

Was die Farben bedeuten:

Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben einem Lead, um die Detail-Analyse zu sehen: Was macht das Unternehmen, welche Stärken hat es, und welche Gesprächseinstiege schlägt die KI vor.

Schritt 4: Leads übernehmen

Leads importieren

  1. Im Tab Übernahme legen Sie fest:
    • Ansprechpartner: Wem die Kontakte zugewiesen werden (Pflicht)
    • Tag: Ein Schlagwort zur Kennzeichnung (Pflicht)
    • Status: z.B. „Lead“ oder „Interessent“ (Pflicht)
    • Quelle: z.B. „KI-Leadgen“ (optional)
  2. Klicken Sie auf Jetzt importieren.
  3. Für jeden Lead werden in Octoserv angelegt:
    • Die Firma (keine Duplikate – bestehende Firmen werden wiederverwendet)
    • Der Primärkontakt (Geschäftsführer)
    • Alle weiteren Ansprechpartner (Vertriebsleiter, Marketingleiter etc.) als Mitarbeiter der Firma
    • Die KI-Analyse (Score, Zusammenfassung, Gesprächseinstiege) als Kontakt-Metadaten

Hinweis: Leads ohne Ansprechpartner werden beim Import übersprungen. Ergänzen Sie fehlende Daten vorher in der Vorauswahl.

E-Mail-Versand vorbereiten

Die KI hat für jeden Lead eine individuelle E-Mail geschrieben. So nutzen Sie diese:

  1. E-Mail-Vorlage erstellen: Erstellen Sie unter E-Mails > Neu hinzufügen eine Vorlage. Im Betreff tragen Sie {meta.leadgen_email_subject} ein, im Text {meta.leadgen_email_body}. Octoserv füllt diese automatisch mit dem passenden KI-Text für jeden Empfänger.
  2. Broadcast-Entwurf erstellen: Im Tab Übernahme wählen Sie Ihre Vorlage und klicken auf Broadcast-Entwurf erstellen.
  3. Versand aktivieren: Der Entwurf erscheint im Newsletter-Bereich. Dort können Sie ihn prüfen und aktivieren.

Wichtig: E-Mails werden nie automatisch versendet. Sie haben immer die volle Kontrolle über den Versandzeitpunkt.

Tipp: Bevor Sie versenden, können Sie die KI-E-Mails pro Kontakt anpassen. Öffnen Sie dazu den Kontakt und bearbeiten Sie den Text in der Box Lead-Analyse.

Häufige Fragen

FrageAntwort
Werden E-Mails automatisch versendet? Nein. Es wird immer nur ein Entwurf erstellt. Den Versand starten Sie selbst im Newsletter-Bereich.
Was passiert mit Leads ohne E-Mail? Sie werden beim Import übersprungen. Sie können die E-Mail vorher in der Vorauswahl per Doppelklick ergänzen.
Kann ich die KI-E-Mail vor dem Versand ändern? Ja. Öffnen Sie den Kontakt und bearbeiten Sie die E-Mail in der Box „Lead-Analyse“.
Was löscht „Daten zurücksetzen“? Alle gefundenen Leads und Analysen. Bereits importierte Kontakte in Octoserv bleiben erhalten.
Wie lange dauert eine Bundesland-Suche? Pro Tag werden bis zu 200 Städte durchsucht. Bei großen Bundesländern kann die Suche mehrere Tage dauern – sie läuft automatisch weiter.
Kann ich Daten aus LeadScrape importieren? Ja. Per CSV-Upload oder automatisch per Webhook. Das LeadScrape-Format wird automatisch erkannt.
Was passiert bei Duplikaten im CSV-Import? Bestehende Firmen werden nicht doppelt erstellt, sondern mit fehlenden Daten ergänzt (z.B. Ansprechpartner hinzugefügt).
Kann eine Firma mehrere Ansprechpartner haben? Ja. Der erste Kontakt wird Primärkontakt, weitere werden als Mitarbeiter der Firma angelegt.
Wo sehe ich die KI-Analyse nach dem Import? In der Firmen-Detailansicht (Box „KI-Analyse“) und in der Kontakt-Detailansicht (Box „Lead-Analyse“).

Firmendatenbank

Im Tab Firmendatenbank sehen Sie alle jemals gefundenen Firmen – unabhängig von einzelnen Suchaufträgen. Diese Datenbank wächst mit jeder Suche weiter.

Was ist der Unterschied zur Vorauswahl?

VorauswahlFirmendatenbank
Zeigt Firmen der aktuellen Suche Zeigt ALLE Firmen aus allen Suchen
Kann zurückgesetzt werden Bleibt dauerhaft erhalten
Arbeitstabelle für Bearbeitung Langzeit-Asset des Unternehmens

Statistik-Karten

Filter

Buttons

Status-Icons am Firmennamen

Detail-Modal

Klick auf den Firmennamen öffnet ein Detail-Modal mit allen KI-Analysedaten:

Suchprozess (April 2026)

Seit April 2026 nutzt Octoserv einen erweiterten Suchprozess für maximale Datenreichweite:

Datenquellen

  1. Gelbe Seiten (kostenlos) – Hauptquelle. Alle Firmen mit und ohne Website. Bis zu 500 Ergebnisse pro Suche.
  2. Google Maps (API) – Anreicherung mit Rating, Bewertungen, Google Place ID. Multi-Koordinaten-Suche umgeht das 60-Limit.

Ablauf

  1. Sie starten eine Suche (z.B. "Physiotherapie in Hamburg")
  2. System durchsucht Gelbe Seiten (alle Seiten) – typisch 200-500 Firmen
  3. System durchsucht Google Maps mit mehreren PLZ-Koordinaten – typisch 50-100 Firmen
  4. Duplikate werden zusammengeführt (Firmenname + Stadt)
  5. ALLE Firmen kommen in die Firmendatenbank (dauerhaft)
  6. KI-Analyse (Analyse Lisa) läuft für Firmen mit Website
  7. Bewertung (Bewerter Ben) generiert Score und Talking Points

Suchauftrag löschen

Sie können alte Suchaufträge bedenkenlos löschen: