Import

Wofür ist diese Funktion

Mit dem Import können Sie Kontakte aus einer CSV-Datei (z.B. aus Excel) in Octoserv einlesen. Ein Assistent führt Sie in 5 Schritten durch den Vorgang.

Das brauchen Sie dafür:

Eine CSV-Datei mit Ihren Kontaktdaten
Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten (z.B. „Vorname“, „Nachname“, „E-Mail“)
Mindestens eine Spalte mit E-Mail-Adressen ist Pflicht

Import-Wizard – Übersicht mit den 5 Schritten

CSV-Datei vorbereiten

Bevor Sie starten, prüfen Sie Ihre Datei:

Speichern Sie die Datei am besten im UTF-8-Format, damit Umlaute korrekt angezeigt werden.
Das Trennzeichen (Semikolon, Komma etc.) wird automatisch erkannt.
Die erste Zeile muss die Spaltennamen enthalten.

Beispiel:

email	vorname	nachname	telefon	firma	plz	stadt
max@beispiel.de	Max	Mustermann	030 12345678	Muster GmbH	10115	Berlin
anna@beispiel.de	Anna	Schmidt	089 98765432	Schmidt AG	80331	München

Tipp: In Excel speichern Sie die Datei über Datei > Speichern unter > CSV UTF-8 (kommagetrennt).

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1 – Datei hochladen

Öffnen Sie Funktionen > Import.
Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in die markierte Fläche oder klicken Sie auf „Datei auswählen“.
Der Assistent zeigt Ihnen eine Übersicht: Dateiname, Anzahl der Zeilen, erkanntes Trennzeichen und Spaltenanzahl.
Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 2 – Felder zuordnen

Hier legen Sie fest, welche Spalte aus Ihrer Datei zu welchem Feld in Octoserv gehört.

Der Assistent zeigt jede Spalte Ihrer Datei mit einer Vorschau der Daten.
Viele Spalten werden automatisch erkannt (z.B. „email“, „vorname“, „nachname“). Prüfen Sie die Vorschläge und korrigieren Sie bei Bedarf.
Spalten, die Sie nicht importieren möchten, lassen Sie auf „– Nicht importieren –“.
Wichtig: Mindestens eine Spalte muss dem Feld „E-Mail“ zugeordnet sein.

Schritt 3 – Import-Optionen

Legen Sie fest, welche Eigenschaften die importierten Kontakte bekommen sollen:

Status: z.B. „Interessent“ oder „Kunde“
Quelle: Woher die Kontakte stammen (z.B. „Messe“, „Website“)
Tag: Ein Schlagwort zur Kennzeichnung. Sie können einen vorhandenen Tag wählen oder einen neuen eingeben.
Duplikat-Behandlung: Was passiert, wenn ein Kontakt mit derselben E-Mail schon existiert? (Siehe unten)

Schritt 4 – Simulation prüfen

Bevor etwas importiert wird, führt der Assistent einen Probelauf durch. Sie sehen vorab:

Grün: Neue Kontakte, die erstellt werden
Blau: Bestehende Kontakte, die aktualisiert werden
Orange: Duplikate, die übersprungen werden
Rot: Fehlerhafte Zeilen (z.B. fehlende E-Mail)

Bei Fehlern klicken Sie auf „Fehler-Details anzeigen“, um zu sehen, welche Zeilen betroffen sind.

Schritt 5 – Import starten

Prüfen Sie die Zusammenfassung Ihrer Einstellungen.
Klicken Sie auf „Import jetzt starten“.
Ein Fortschrittsbalken zeigt den aktuellen Stand. Schließen Sie den Browser-Tab nicht, bis der Import abgeschlossen ist.
Nach Abschluss sehen Sie, wie viele Kontakte erstellt, aktualisiert, übersprungen oder fehlgeschlagen sind.
Falls Fehler aufgetreten sind, können Sie über „Fehler-CSV herunterladen“ eine Datei mit den Details herunterladen.

Was passiert bei doppelten E-Mail-Adressen?

In Schritt 3 legen Sie fest, wie mit Kontakten umgegangen wird, deren E-Mail-Adresse schon im System existiert:

Option	Was passiert	Wann sinnvoll
Überspringen	Bestehende Kontakte bleiben unverändert. Nur neue E-Mail-Adressen werden importiert.	Wenn Sie bestehende Daten nicht überschreiben möchten. (Standard)
Aktualisieren	Bestehende Kontakte werden mit den neuen Daten aktualisiert. Leere Zellen in der Datei überschreiben dabei keine vorhandenen Werte.	Wenn Sie z.B. neue Telefonnummern oder Adressen einpflegen möchten.
Beide behalten	Ein neuer Kontakt wird erstellt, auch wenn die E-Mail schon existiert.	Nur in Sonderfällen. Vorsicht: Erzeugt Doppeleinträge.

Tipps und Hinweise

Empfohlene Spaltennamen

Wenn Sie Ihre Spalten so benennen, erkennt Octoserv die Zuordnung automatisch:

Spaltenname	Wird zugeordnet zu	Alternativen
email	E-Mail-Adresse	e-mail, mail
vorname	Vorname	first_name, firstname
nachname	Nachname	last_name, lastname, name
telefon	Telefon	phone, tel
mobil	Mobiltelefon	mobile, handy
strasse	Straße	street, adresse
plz	Postleitzahl	zip, postal
stadt	Stadt / Ort	city, ort
firma	Firmenname	company, unternehmen
position	Position / Jobtitel	job_title, beruf

Weitere Hinweise

Browser-Tab offen lassen: Bei großen Dateien (mehrere tausend Kontakte) kann der Import einige Minuten dauern. Schließen Sie den Browser-Tab in dieser Zeit nicht.
Leere Zellen: Leere Felder in Ihrer Datei überschreiben keine vorhandenen Daten – das ist sicher.
Tags: Sie können im Tag-Feld auch einen ganz neuen Namen eingeben. Der Tag wird automatisch erstellt.
Abbrechen: Wenn Sie den Import abbrechen, bleiben bereits importierte Kontakte erhalten.

Häufige Fehler und Lösungen

Problem	Lösung
„Nur CSV-Dateien sind erlaubt“	Speichern Sie die Datei in Excel als CSV: Datei > Speichern unter > CSV UTF-8.
„E-Mail muss zugeordnet werden“	Ordnen Sie in Schritt 2 eine Spalte dem Feld „E-Mail“ zu.
Umlaute werden falsch angezeigt	Speichern Sie die Datei als CSV UTF-8 und importieren Sie erneut.
Alle Daten landen in einer Spalte	Die Datei verwendet möglicherweise kein gängiges Trennzeichen. Öffnen Sie sie in einem Texteditor und prüfen Sie das Format.
Import bricht ab	Lassen Sie den Browser-Tab geöffnet. Bereits importierte Kontakte bleiben erhalten. Starten Sie den Import mit den restlichen Zeilen erneut.
Datei ist zu groß	Teilen Sie die Datei in kleinere Teile auf (z.B. je 5.000 Zeilen).