Angebote

Das Angebotsmodul von Octoserv ermöglicht Ihnen ein vollständiges digitales Angebotswesen – vom ersten Entwurf bis zur Kundenakzeptanz. Angebote werden direkt in Octoserv erstellt, gestaltet und per E-Mail zugestellt; Ihre Kontakte können sie über einen persönlichen Link einsehen und annehmen oder ablehnen, ohne sich einloggen zu müssen. Der gesamte Statusverlauf sowie alle Ereignisse werden automatisch protokolliert.

Wofür ist diese Funktion

Das Angebotsmodul deckt den gesamten Prozess der Angebotserstellung und -verwaltung ab. Sie pflegen Ihren Produktkatalog zentral, erstellen Angebote mit individuellem Branding, versenden diese direkt an Ihre Kontakte und verfolgen in Echtzeit, wann ein Angebot geöffnet, akzeptiert oder abgelehnt wurde. Automatische Erinnerungs-E-Mails vor Ablauf eines Angebots sorgen dafür, dass keine Abschlusschance ungenutzt bleibt.

Unterseiten / Bereiche

Bereich	Beschreibung
Angebotsübersicht	Hauptliste aller Angebote mit Filter- und Suchfunktion, Statusanzeige und Schnellaktionen
Angebotseditor	Split-Layout mit Einstellungen links und Live-Vorschau rechts; Positionen, Preise, Rabatte und Freitext
Produkt-Katalog	Verwaltung aller Produkte, Produktgruppen und Tags für die schnelle Positionsauswahl im Editor
Vorlagen & Branding	Kopf- und Fußzeilen-Vorlagen, Logo-Upload, Farbschema und PDF-Layout-Einstellungen
Regelsets	Preisregeln und Rabattbedingungen, die automatisch auf passende Angebote angewendet werden können
Ereignisprotokoll	Vollständiger Zeitstempel-Verlauf: wann ein Angebot geöffnet, akzeptiert, abgelehnt oder abgelaufen ist

Angebotsübersicht und Suche

Die Hauptliste zeigt alle vorhandenen Angebote in einer übersichtlichen Tabelle. Über die Filterleiste können Sie die Anzeige nach Status, Zeitraum, zuständigem Mitarbeitenden oder Kontakt einschränken. Das Suchfeld durchsucht Angebotsnummern, Kontaktnamen und Betragswerte in Echtzeit.

Verfügbare Statusfilter:

Entwurf – noch nicht versendete Angebote
Gesendet – an den Kontakt übermittelt, Entscheidung ausstehend
Akzeptiert – vom Kontakt bestätigt
Abgelehnt – vom Kontakt abgelehnt
Abgelaufen – Gültigkeitsdatum überschritten ohne Reaktion

So verwenden Sie Angebote

Neues Angebot erstellen

Öffnen Sie den Bereich Angebote in der Hauptnavigation.
Klicken Sie oben rechts auf Neues Angebot.
Wählen Sie im Dialog den gewünschten Kontakt aus oder legen Sie einen neuen Kontakt an.
Der Angebotseditor öffnet sich im Split-Layout: links die Einstellungen, rechts die Live-Vorschau.
Vergeben Sie eine interne Bezeichnung und legen Sie das Gültigkeitsdatum fest.
Fügen Sie über Position hinzufügen Produkte aus dem Katalog oder Freitext-Positionen ein (siehe Abschnitt Positionen und Preise).
Wählen Sie unter Branding die gewünschte Vorlage aus.
Speichern Sie den Entwurf mit Speichern oder fahren Sie direkt mit dem Versand fort.

Hinweis: Solange ein Angebot den Status Entwurf hat, können alle Felder jederzeit bearbeitet werden. Nach dem Versand ist der Inhalt gesperrt – nutzen Sie die Duplizierfunktion, um eine neue Version zu erstellen.

Positionen und Preise

Klicken Sie im Editor auf Position hinzufügen.
Wählen Sie ein Produkt aus dem Katalog per Suche oder fügen Sie eine Freitext-Position manuell ein.
Passen Sie Menge, Einzelpreis und ggf. die Einheit an.
Optional: Tragen Sie einen prozentualen oder absoluten Rabatt für diese Position ein.
Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Positionen.
Die Live-Vorschau rechts aktualisiert sich nach jeder Änderung automatisch, inklusive Zwischen-, Rabatt- und Gesamtsumme.

Hinweis: Preisregeln aus dem Bereich Regelsets können automatisch auf Positionen angewendet werden, wenn die definierten Bedingungen erfüllt sind (z. B. ab einer bestimmten Menge oder für bestimmte Kontaktgruppen).

Branding und Vorlage

Wechseln Sie im Editor zum Reiter Branding.
Wählen Sie eine gespeicherte Vorlage oder konfigurieren Sie Logo, Farben sowie Kopf- und Fußzeile direkt für dieses Angebot.
Das PDF wird auf Basis dieser Einstellungen automatisch generiert – eine manuelle PDF-Erstellung ist nicht notwendig.

Angebot versenden

Klicken Sie im Editor oder in der Übersicht auf Angebot senden.
Das Anschreiben wird automatisch mit den Kontaktdaten befüllt. Sie können den Text vor dem Versand individuell anpassen.
Prüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers und bestätigen Sie mit Jetzt senden.
Der Kontakt erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Token-Link zum Angebot.
Der Status des Angebots wechselt automatisch auf Gesendet.

Hinweis: Der Token-Link ist eindeutig und personalisiert. Der Kontakt benötigt kein Konto und keinen Login, um das Angebot einzusehen und zu beantworten.

Angebot aus Kundensicht

Ihr Kontakt öffnet den Link in der E-Mail und sieht das Angebot als gestaltet formatierte Seite. Dort stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung:

Angebot akzeptieren – der Status wechselt sofort auf Akzeptiert, Sie erhalten eine Benachrichtigung.
Angebot ablehnen – der Status wechselt auf Abgelehnt; optional kann der Kontakt einen Ablehnungsgrund angeben.

Hinweis: Alle Öffnungs- und Klickereignisse werden im Ereignisprotokoll des Angebots mit Zeitstempel festgehalten.

Statusverlauf

Jedes Angebot durchläuft einen definierten Lebenszyklus:

Status	Bedeutung	Nächster möglicher Status
Entwurf	Erstellt, aber noch nicht versendet	Gesendet
Gesendet	An den Kontakt übermittelt	Akzeptiert, Abgelehnt, Abgelaufen
Akzeptiert	Vom Kontakt bestätigt	–
Abgelehnt	Vom Kontakt abgelehnt	–
Abgelaufen	Gültigkeitsdatum überschritten	– (Duplikat als neues Angebot möglich)

Automatische Erinnerungs-E-Mail

Octoserv kann kurz vor Ablauf des Gültigkeitsdatums automatisch eine Erinnerungs-E-Mail an den Kontakt versenden. Den gewünschten Vorlaufzeitraum (z. B. 2 Tage vor Ablauf) legen Sie in den Vorlagen & Branding-Einstellungen fest. Die Erinnerung wird nur verschickt, wenn das Angebot zum Zeitpunkt des Versands noch den Status Gesendet trägt.

Wichtig: Die automatische Erinnerung setzt voraus, dass der Hintergrund-Automatisierungsserver aktiv läuft. Sollten keine Erinnerungen ankommen, wenden Sie sich an Ihren Octoserv-Administrator.

Angebot duplizieren

Abgelaufene, abgelehnte oder bereits akzeptierte Angebote können als Basis für ein neues Angebot verwendet werden:

Öffnen Sie das gewünschte Angebot in der Übersicht.
Klicken Sie auf Duplizieren (Drei-Punkte-Menü oder Schaltfläche in der Detailansicht).
Das neue Angebot wird als Entwurf mit allen Positionen und Einstellungen des Originals angelegt.
Passen Sie Datum, Preise oder Positionen nach Bedarf an, bevor Sie es versenden.

Produkt-Katalog

Der Produkt-Katalog ist die zentrale Datenbank aller Artikel, die in Angeboten verwendet werden können. Er ist über Angebote › Produkt-Katalog erreichbar.

Produkte anlegen

Klicken Sie auf Neues Produkt.
Vergeben Sie einen Produktnamen, eine optionale Beschreibung sowie den Standardpreis.
Ordnen Sie das Produkt einer Gruppe und beliebigen Tags zu, um es im Angebotseditor schnell auffindbar zu machen.
Speichern Sie das Produkt. Es steht ab sofort im Angebotseditor zur Verfügung.

Gruppen und Tags

Produktgruppen und Tags helfen dabei, einen großen Katalog übersichtlich zu strukturieren:

Gruppen bilden übergeordnete Kategorien (z. B. „Dienstleistungen“, „Produkte“, „Lizenzen“).
Tags ermöglichen eine flexible Mehrfachzuordnung für Filterzwecke.

Vorlagen & Branding

Unter Angebote › Vorlagen & Branding verwalten Sie das visuelle Erscheinungsbild Ihrer Angebote.

Logo: Laden Sie Ihr Unternehmenslogo hoch (empfohlen: PNG mit transparentem Hintergrund).
Farben: Definieren Sie Primär- und Akzentfarben, die im PDF und in der Online-Ansicht verwendet werden.
Kopfzeile: Frei gestaltbarer Bereich für Unternehmensadresse, Steuernummer o. ä.
Fußzeile: Rechtliche Hinweise, Bankverbindung oder sonstige Pflichtangaben.
Erinnerungsvorlage: E-Mail-Text der automatischen Erinnerung vor Ablauf.

Hinweis: Sie können mehrere Vorlagen anlegen und je nach Angebot oder Kundensegment die passende auswählen.

Regelsets

Regelsets definieren automatische Preisregeln und Rabattbedingungen, die beim &Hinzufügen von Positionen oder beim Öffnen eines Angebots geprüft werden. Erreichbar unter Angebote › Regelsets.

Typische Anwendungsfälle:

Ab einer Mindestbestellmenge greift automatisch ein Mengenrabatt.
Kontakte einer bestimmten Gruppe erhalten einen festen Rabattsatz.
Bestimmte Produktgruppen sind immer mit einem prozentualen Aufschlag versehen.

Öffnen Sie Angebote › Regelsets.
Klicken Sie auf Neues Regelset.
Definieren Sie die Bedingungen (z. B. Kontakt-Tag, Produktgruppe, Mindestmenge).
Legen Sie die Aktion fest (prozentualer Rabatt, absoluter Abzug, Preisersetzung).
Speichern Sie das Regelset – es wird ab sofort bei passenden Angeboten automatisch berücksichtigt.

Ereignisprotokoll

Jedes Angebot verfügt über ein vollständiges Ereignisprotokoll, das alle Aktionen und Änderungen mit Zeitstempel dokumentiert.

Ereignis	Beschreibung
Erstellt	Angebot wurde als Entwurf angelegt
Geändert	Positionen oder Einstellungen wurden bearbeitet
Gesendet	E-Mail mit Token-Link wurde zugestellt
Geöffnet	Kontakt hat den Link aufgerufen (mit Zeitstempel)
Akzeptiert	Kontakt hat das Angebot bestätigt
Abgelehnt	Kontakt hat das Angebot abgelehnt (inkl. optionalem Grund)
Erinnerung gesendet	Automatische Erinnerungs-E-Mail wurde verschickt
Abgelaufen	Gültigkeitsdatum wurde überschritten

Voraussetzungen

Ihr Benutzerkonto benötigt die Berechtigung Angebote (Lesen und/oder Schreiben). Diese wird von Ihrem Administrator vergeben.
Für den automatischen Versand von Erinnerungs-E-Mails muss der Hintergrund-Automatisierungsserver aktiv und korrekt konfiguriert sein.
Für die PDF-Generierung muss mindestens eine Vorlage im Bereich Vorlagen & Branding angelegt sein.
Die Kontakt-E-Mail-Adresse des Empfängers muss im System hinterlegt sein, damit das Angebot versendet werden kann.

Wichtig: Angebote können nach dem Versand nicht mehr inhaltlich geändert werden. Erstellen Sie bei Bedarf ein Duplikat und versenden Sie dieses als neue Version an den Kontakt.